如何正确运用“非正式沟通”

所谓非正式沟通，是一种通过正式的规章制度和组织程序以外的其他各种渠道进行的沟通。非正式沟通是很多企业领导者经常使用的方法。这种沟通能够使员工时时刻刻地感受到管理者的存在，感觉他们是在为一个很有人情味的企业工作，管理者关心他们、了解他们。素有“世界第一CEO”之称的GE前总裁杰克—韦尔奇，创造过许多别具特色的管理方法。“便条式沟通”就是比较经典的一种非正式的沟通方式。这种沟通方式，让员工感受到他的存在以及企业的温馨。担任GE执行总裁近20年的杰克 韦尔奇，每天必做的事情之一就是亲自动笔给各级主管、普通员工乃至员工家属写便条，或征求对公司决策的意见，或询问业务进展，或表示关心、关注。写这些便条的目的是为了鼓励、激发和要求行动。杰克 韦尔奇通过便条表明他对员工的关怀，使员工感到他们之间已从单纯的管理者与下属的关系升华为人与人之间的关系。而杰克 韦尔奇知道，从他手中发出的只言片语都很有影响力，它们比任何长篇大论的演说都更能拉近和员工的距离，而且这也是他对下属们有效地传达重要观念的最佳方式，所以他乐此不疲。久而久之，“韦尔奇便条”便演变、升华为一种“非正式沟通”的氛围，一条“通心路”，一种凝聚力、亲和力。员工们则把收到和答复杰克 韦尔奇的便条作为荣耀和情谊，备感幸运、备加珍视。不仅如此，每个星期，杰克 韦尔奇都会不事先通知地造访某些工厂和办公室；临时安排与下属共进午餐；工作人员还会从传真机上找到杰克 韦尔奇手书的便条，上面是他既遒劲有力又干净利落的字体。1987年，杰克 韦尔奇向公司员工发表演说时指出：“我们已经通过学习明白了‘沟通’的本质。它不像这场演讲或录音谈话，它也不是一种报纸。真正的沟通是一种态度、一种环境，是所有流程的相互作用。它需要无数的直接沟通。它需要更多的倾听而不是侃侃而谈。它是一种持续的互动过程，目的在于创造共识。”对杰克 韦尔奇来说，个人的沟通有时远远超过程序化的沟通所能达到的效果。管理者和员工一段随意的或短暂的对话远比在企业内部刊物上刊登大段文章来得更有价值，管理者应知晓“意外”两字的价值。对一个公司来说，非正式沟通意味着打破发布命令的链条，促进不同层级之间的交流；改革付酬的方法；让员工们觉得他们是在为一个几乎人人都相知甚深的老板工作，而不是一个庞大的公司。而且，非正非正式沟通的优点在于：不拘形式，直接明了，速度很快，容易及时了解到正式沟通难以提供的“内幕新闻”。其缺点表现在：难以控制，传递的信息不确切，易于失真、曲解，而且，它还可能导致小集团、小圈子的形成，影响人心稳定和团体的凝聚力。所以说，管理者在使用非正式沟通时一定要能放能收，控制好整个沟通的过程。非正式沟通之所以越来越受到青睐甚至不可或缺，就在于它能让沟通双方具有对等的位置、宽松的环境、无拘无束的感觉，能让双方的情感距离和心理位差最小化，能让理念、思想、智慧充分展现，能使沟通真正成为“情”的升华、“力”的聚集和“心”的链接。现在，各种形式的非正式沟通也在管理中广泛应用。例如，英特尔公司有开放式沟通，管理层通过网上聊天，与员工进行“一对一”面谈，并由员工决定谈话内容；摩托罗拉总裁和各级经理通过“每周一信”，就经营活动和内部事务与员工沟通，征集意见、建议；三菱重工从总裁到各级管理人员以至普通员工，则借助别开生面的“周六例会”，以周末聚会为由头进行沟通……古巴前总统有段沟通名言：“如果我能知道他表达了什么，如果我能知道他表达的动机是什么，如果我能知道他表达了以后的感受如何，那么我就敢信心十足地果敢断言，我已经充分了解了他，并能够有足够的力量影响并改变他。”如今的企业沟通，已不仅限于办公室、会议室内的正式沟通，手法也不仅限于“你问我答”式的座谈、访谈。因为这些方式的访谈，常会带有“居高临下”的态势，让员工心有所虑、口有所忌，事情说不深、问题谈不透，以至于沟通效果大打折扣。所以，一个成功的经营管理者应当乐意沟通、学会沟通，善用非正式沟通手段。不妨像杰克 韦尔奇那样，打打电话、写写便条，使自己成为非正式沟通的高手。“高度的非正式沟通”是现代管理理论提出的一个新概念，这一沟通方式不仅可以节省很多时间，避免正式场合的拘束感和谨慎感，还能使许多长年累月难以解决的问题在轻松的气氛下得到解决，减少了团体内人际关系的摩擦。更为重要的是，它极易被员工们接受，因此也更容易将他们的无限潜能引爆！