第一章总则
第一条本制度以加强本公司工会文书立卷工作为目的。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，公司工会在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都必须按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后应及时交给专（兼）职文书人员归档。档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责整理本部门的文件材料，并保持其稳定性。若有人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司工会发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
第六条几个部门参与办理一项工作，在这样的工作活动中形成的文件材料，应由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
公司工会工作中外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后才可向财务部门核报旅费；
本公司工会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，经档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专（兼）职文书的职责。
了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；
认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档工作做好，并向档案室办好交接签收手续；
承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借阅登记手续。
第三章归档范围
第八条重要的会议材料，包括：会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司工会对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司工会的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司工会反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条本公司工会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司工会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司工会干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司工会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司工会的发展历程、重大事件及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第十九条各部门都要建立并健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一管理。
第二十条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明易懂，序号明确。
第二十一条公文承办人员应及时收集并整理将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，送交本部门专（兼）职文书归卷。
第二十二条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入保存文件的夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第五章立卷
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作应由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，不能将分开存放，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，对于少数与绝密电文有紧密联系的普通文电，可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应按不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料按照其形成的规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写序号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写案内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在卷尾的备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订：装订前，去掉文件材料包含的金属物，对破坏的文件材料应按要求糊裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录），文件封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第六章附则
第三十四条本制度自印发之日起实施。
基层工会声像档案管理办法
第一章总则
第一条为加强本公司工会的声像档案管理，特制定本办法。
第二条本公司工会的声像档案包括本公司工会在社会实践活动中直接形成的，对国家、社会、公司和公司工会有保存价值的录音、录像、照片、影片等具有文字说明的历史记录。
声像档案一般由两部分组成，即录音带、录像带、摄像带、影片（母片）、照片（含底片）等和文字说明。
第三条声像档案是本公司工会卷宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。
第二章声像档案资料的收集
第四条收集范围。
反映本公司工会主要职能活动工作成果的声像资料；
本公司工会有关的各级领导人和著名人物参加的与重大活动的声像资料；
本公司工会有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；
其他具有保存价值的声像资料。
第五条收集时间。
声像档案资料应在形成后一个月内与立档部门其他载体形态的档案同时归档；如有特殊情况也可适当延长归档时间；
档案部门应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。
第六条收集要求。
录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，以防散失，其形成费用不予报销；
接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；
声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条声像档案资料的征集。
档案部门有责任随时征集重要声像资料。
第八条声像档案的管理，包括分类、组合、排列和编目，要求归档材料系统有序，便于保管和利用。
第九条声像档案的管理由摄录人员负责，档案部门协助。
第十条分类、编号。
照片档案按年代、问题分类。同一类型的照片按时间顺序编号，并填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号—流水号；
录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，属于一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；
编注与其他裁体档案相联系的参照号。格式为（档案形态）档号、（档案形态）档号。
第十一条保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，确定保管期限。
第十二条文字说明的编写。
文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等’
编写文字说明的要求：
准确揭示档案材料的内容，概括其反映的信息，标注项目准确齐全；
按照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。其中联系密切的声像资料应辅以文字说明；
文字说明简洁、通顺；
时间用阿拉伯数字表示。
第十三条编制格式。
照片编制采用横写格式：照片、底片号—文字说明—参见号—摄制时间—摄制者；
录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上逐项填写要求内容。
第十四条案卷要求。
集中编放具有共同主题内容的若干份声像资料组成的案卷；
卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录；
卷内备考表。用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十五条编目。
编排声像档案的目录要依照GB37925－85《档案、著录规则》进行。
第三章声像档案的保管
第十六条声像档案入库前要进行检查，对已被损坏的，要进行必要的技术处理。
第十七条保管条件。
底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间，相对湿度应保持35％~45％；
照片库温应保持14~24℃，相对湿度应保持375％~675％；
录音、录像带库温应保持18~24℃，相对湿度应保持40％~60％。
第十八条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁带盒与盒的间距不小于3毫米；铁皮柜不宜存放磁带。
第十九条对库存的照片档案，每两年要检查一次。
第二十条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记注册。
第二十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案的统计工作，如收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等。
第四章声像档案的开发利用
第二十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，以使利用更方便。
第二十三条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，以声像档案的机密程度决定其利用范围。
第二十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。
第二十五条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。
第五章附则
第二十六条本办法经核准后实施。
