一、会计电算化与手工会计信息处理的联系:
(一)目标相同
会计工作的开展无论是会计电算化还是手工核算,其最终目标仍然是为了提供会计信息,参与经营决策,提高经济效益。
(二)遵守会计法规及财经制度
会计电算化和手工核算都不能置财经法规于不顾,必须严格地执行财经法规。
(三)会计档案的保管
会计档案是会计的重要的历史资料,必须按规定妥善保管。会计电算化形成的大部分会计档案虽然物理介质发生了变化,但其信息资料必须同手工会计系统一样必须加以保存。
(四)编制会计报表
会计报表是企业财务状况与经营成果的综合反映,也是国家实现宏观经济管理的依据之一。会计电算化应当同手工会计一样编制出符合要求的会计报表。
(五)遵循基本的会计理论与会计方法
会计理论是会计学科的结晶,会计方法是会计工作的总结。会计电算化会引起理论与方法的变革,但是建立会计电算化系统应当遵循基本的会计理论与方法,否则将系统研制的失败。
(六)会计数据处理技术的基本功能
从数据处理的角度来讲,会计电算化与手工核算都应具备五个方面的基本功能:①数据的采集与输入;②数据的存储;③数据的加工;④数据的传输;⑤数据的输出。
二、会计电算化与手工会计信息处理的区别:
会计电算化与手工核算相比,不仅仅是处理工具的变化,它在账务处理程序、方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。
(一)工具不同
手工核算使用的工具是算盘、电子计算器或一些相关的机械设备。会计电算化使用的工具是电子计算机,数据处理过程由电子计算机完成。
(二)信息载体不同
手工核算的所有信息都以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外,均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体,占用空间小,查找方便,保管容易。
(三)记账规则不同
手工核算规定日记账、总账要用订本式账册,明细账可用订本式或活页式账册;账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正;账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化打印输出的账页是折叠或卷带状的,与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法,比如电算化环境下不存在划线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断,会计电算化规定:凡是已经记账的凭证数据不能更改,只能采用红字冲销法和补充登记法更正,以便留下改动痕迹。
(四)账务处理程序不同
手工核算的账务处理程序主要有四种,但是都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点,伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。会计电算化的账务处理程序有两种方案。按目前的经济善与开发水平,可采取第一方案,即基本上按手工核算的方式进行移植,但过程却发生了变化,且允许同时采用多种核算形式。
第二方案为理想化的全自动账务处理程序,即:会计凭证磁性化(或条形码),在规格化的会计凭证上用磁性墨水书写(或打上条形码),由阅读机识别后将数据输送到计算机;由用户定义数据存储形式和加工方法,由计算机对数据进行加工处理;由用户宣言输出形式与结果,由输出设备(显示器、打印机)进行查询与打印。
(五)会计工作组织体制不同
在手工系统下,会计部门一般分为若干会计工作,如工资、材料、固定资产、成本等岗位,进行专门的业务核算,设专人负责记账、编制报表工作。在会计电算化中,会计工作岗位的划分已经发生了,如设置了数据录入、审核、维护等岗位。
(六)人员构成不同
手工核算下的人员均是会计专业人员,会计电算化中的人员将由会计专业人员、计算机软件、硬件及操作人员组成。
(七)内部控制方式不同
在会计电算化中,原来的内部控制方式部分地被取消或改变。如原来通过账证核对、账账核对、账表核对的控制方式,基本上已经不复存在,代之以更加严密的输入控制;又如除保留了签字、盖章等控制外,还增设了权限控制、时序控制等。