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会计电算化与手工会计信息处理的区别:
会计电算化与手工核算相比,不仅仅是处理工具的变化,它在账务处理程序、方式、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。
(一)工具不同
手工核算使用的工具是算盘、电子计算器或一些相关的机械设备。会计电算化使用的工具是电子计算机,数据处理过程由电子计算机完成。
(二)信息载体不同
手工核算的所有信息都以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找困难。会计电算化除必要的会计凭证、账簿、报表之外,均可用光盘、磁盘、磁带等材料作为信息载体,占用空间小,查找方便,保管容易。
(三)记账规则不同
手工核算规定日记账、总账要用订本式账册,明细账可用订本式或活页式账册;账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正;账页中的空行、空页用红线划销等。会计电算化打印输出的账页是折叠或卷带状的,与手工的账簿明显不同。会计电算化不可能完全采用手工系统改错的方法,比如电算化环境下不存在划线更正法。为了保证审计的追踪线索不致中断,会计电算化规定:凡是已经记账的凭证数据不能更改,只能采用红字冲销法和补充登记法更正,以便留下改动痕迹。
(四)账务处理程序不同
手工核算的账务处理程序主要有四种,但是都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点,伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。会计电算化的账务处理程序有两种方案。按目前的经济善与开发水平,可采取第一方案,即基本上按手工核算的方式进行移植,但过程却发生了变化,且允许同时采用多种核算形式。
第二方案为理想化的全自动账务处理程序,即:会计凭证磁性化(或条形码),在规格化的会计凭证上用磁性墨水书写(或打上条形码),由阅读机识别后将数据输送到计算机;由用户定义数据存储形式和加工方法,由计算机对数据进行加工处理;由用户宣言输出形式与结果,由输出设备(显示器、打印机)进行查询与打印。
(五)会计工作组织体制不同
在手工系统下,会计部门一般分为若干会计工作,如工资、材料、固定资产、成本等岗位,进行专门的业务核算,设专人负责记账、编制报表工作。在会计电算化中,会计工作岗位的划分已经发生了,如设置了数据录入、审核、维护等岗位。
(六)人员构成不同
手工核算下的人员均是会计专业人员,会计电算化中的人员将由会计专业人员、计算机软件、硬件及操作人员组成。