从内控管理的角度来说，固定资产最起码应有：
1、固定资产管理员：属于行政性人员，负责管理固定资产实物
2、固定资产会计：属于会计人员，负责管理固定资产账。
固定资产卡片是必须建立的，卡片上记载固定资产的详细信息：如固定资产名称、固定资产编号、固定资产购入信息及日后处置、转出等相关信息、固定资产所属部门、购入金额、残值率、折旧年限等，一般由固定资产管理员建立。建立后，原则上，应将固定资产编号制作标牌并悬挂或粘贴至相关实物固定资产上。
固定资产要入学校的财务账，第一步必须做记账凭单。固定资产记账凭单应凭据固定资产购置的原始凭证制作，原始凭证一般由固定资产管理员整理汇总后送交会计处入账。一般包括固定资产请购单、采购发票、采购合同、固定资产领用单等等。
会计编制记账凭证后，必须建立明细账，将记账凭证内容过入固定资产明细账和总账，然后才能编制报表。设置固定资产明细账时，为方便内部管理及对账的需要，可按分布部门设置明细账。
固定资产期末必须由会计人员与固定资产管理员一起进行实物盘点，对盘盈盘亏查明原因并做出处理。为了方便盘点，一般固定资产管理员处自己也会针对固定资产的分布情况制作一份固定资产分布台账。这是内部管理的需要，但不是必需的。
综上，1、2、3项是必需的，其中1和2是财务部门必须建立的，是会计流程的两个基本构成部分；3是固定资产的基本信息，是固定资产管理的基本要求。
建议，将3固定资产卡片和4固定资产分布账合并，将卡片信息采用活页账的形式，按分布地点设置账页填列。账页包含固定资产卡片的各项信息。这样，便于盘点和管理，也省去了建立卡片并过账的人工成本。注意该账页后增加备注列，注明转入转出情况或报废情况。
