作废合同的书面通知应当按照以下格式进行:
1.开头：写明通知的名称，例如：“作废合同书面通知”。
2.抬头：应当标明接收通知的人及机构名称、地址等相关信息。
3.正文：说明作废合同的原因和依据，具体文字可以是：“本公司决定作废（合同编号为XXX）这份合同，原因是XXXX。”
4.签名：在通知书最后落款处，需注明发起人的姓名、职位和日期。签字应保证真实有效，如需盖章可以在签字下方加上公司公章。
注意事项：
(1) 语气应严肃、客观，不要使用过激的措辞。
(2) 标明合同编号及作废原因能够提高通知的效力。
(3) 向对方发送复印件可避免未送到或无法证明送达的争议。
(4) 发送通知时应采用快递或挂号信等能够确保传递的方式。
最后，需要注意的是，在宣布作废合同前，应该仔细考虑一下各种影响和风险，并咨询相关专业人士，防止出现不必要的麻烦。
