文件加密是一种保护机密信息的方法，它可以防止未经授权的用户在读取文件时获得敏感信息。在外发文件时，加密非常有必要，因为可能会涉及到机密信息泄露的风险。下面是一些对文件进行加密并且外发的方法：
1. 使用加密软件：使用专门的加密软件可以对文件进行加密。这些软件使用各种加密算法来保护文件。一些流行的文件加密软件包括AxCrypt和VeraCrypt。
2. 使用压缩软件：压缩软件具有加密功能，例如WinZip和7-Zip。使用这些软件将文件压缩成archive格式后进行加密，以确保文件的机密性。
3. 使用密码保护功能：一些办公软件，如Microsoft Office，提供文件密码保护功能。您可以设置一个或多个密码来保护文档。
4. 通过邮件或云存储发送加密文件：不建议将机密文件以明文形式发送至邮件或云存储中，更具匿名性的应该使用加密方式，如 GPG （GNU Privacy Guard）来发送，避免被黑客偷盗或发送时造成数据泄露。
5. 建立安全连接: 大多数网盘、IM、电子邮件等服务都支持SSL/TLS加密连接，启用安全连接能够加密数据传输过程从而保护数据的机密性。
因此，在外发文件时，必须采取适当的措施来确保文件的机密性，并且在使用任何工具或软件进行文件加密之前，我们必须了解使用工具的风险评估和加密强度。
