从业务上来讲，采购员外出预借款，借款时并不知会怎么使用，或者说还没有使用，所以是不能直接入账为费用的。
那么只能按照采购员借款入账
对企业来说，借给采购员的借款，属于应收款，用其他应付款科目来归集核算
回来报销时，按实际使用情况列支费用（即由企业支付），并且清偿借款，余额用现金支付给采购员。
举例来说：
张三去办事，先向公司借款1000元
这个业务公司要入账，公司的现金减少了1000元，但是这时还不能将费用入账（没有发生），因此，只能按借款处理，记公司应该收回的款项1000元
借：其他应收款-张三 1000
贷：库存现金 1000
张三办完了事情，取得了发票1000元，回来报销，
先还借款给公司，分录：（这个分录是将上次借款归还）
借：库存现金 1000
贷：其他应收款 1000
再报销费用，分录：（这个分录是这笔费用由公司支付，列支管理费用）
借：管理费用 1000
贷：库存现金 1000
以上两个分录可合并为：
借：管理费用 1000
贷：其他应收款 1000
从上面分录可以看出，这笔费用最终是由企业支付的
采购员只是向公司借了钱又归还了公司的钱，和这笔费用在账务上并没有直接关系
