主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识（单一发文印章和联合行文印章）、附注等要素组成。
一、标题
公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。
位置：间隔横线下方适中位置。
组成：包括“发文机关+事由+文种”3要素。形式有：
1．规范式：3部分，即“发文机关＋事由＋文种”――用于重要、庄重的公务。
2．灵活式：（1）两部分：一是“发文机关＋文种”。
以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。
二是“事由＋文种”。
三是“转发+始发机关及原通知标题”（如《转发国务院关于费改税的通知》）或者“转发+始发机关及原文件标题+通知”（如《转发国务院关于费改税的决定的通知》）。
（2）一部分：只有“文种”。常常是不大重要的公务，带周知性。
书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。
二、主送机关
主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。
位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。
上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“公司直属各部门”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。
这里需要掌握前面所述的公文行文规则。
三、正文
在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。
主题，是文章四要素（即主题、材料、结构和语言）中的第一要素。文章都有内容和形式，内容包括主题和材料，形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容，常常称为思想内容（其实应是中心思想内容，而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立的句义）。古代没有这一术语，称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题也有不同叫法，在记叙文中称为中心思想，在议论文中称为基本论点，在说明文中称为中心认识，在文学作品中称为意蕴（包括主题、副主题及审美意向等）。而在说明文的一种体裁——公文中我们认为称为主旨比较恰当。
对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性，也就是说它是抽象思维的成果，是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识则表达为围绕主题的层义、段义和观点句子。而在公文中，主旨即主题，是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一个中心思想认识。
主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主旨则是一篇公文的灵魂。换言之，主旨在公文中的地位和作用是核心。人们还将主旨比喻为军队的统帅。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主旨制约、指挥，为主旨服务。主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。
公文起草之前必须首先确立主旨，正如古人所说“意在笔先”。在公文四要素中，只有主旨是作者自己产生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样：材料是客观存在的个别事物，结构是具有历史性、规范性的公文外在形式，语言是公文形式的基本建筑材料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来，主旨确立就是作者的第一步而又有整体性的工作。主旨确立后，其他要素就有了安排和使用的依据。
主旨的本质是难以把握的深层思想认识，是“务虚”的，但是，它又是最为重要的公文要素，实实在在地制约着全部公文。那么，就必须明确地认识主旨在公文中的表达形式。在公文中，主旨的具体表达形式是一个逻辑判断句。即，正确的主旨写法是一个有主语（可以省略）、谓语和宾语（也可以单独省略）的判断句。谓语成份是一定要有的。如一篇工作报告的主旨可以是“我单位今年工作大见成效”。又如一篇调查报告的主旨是“某公司财务管理相当薄弱”。一般的行政公文如请示、通知、通告等不需要多么高深的认识，主旨往往只是简单的公务要求意向。如“请批给某物”，又如“通知学习……”，再如“报告清理整顿工作”。
在写出的公文中，主旨表达存在着不同情况，特别是因文种而异。
一种情况是，在说明表达方式为主的行政公文（公文整体来说属于说明文体）如命令、请示和通知中，主旨简单明了，常在标题中的事由和文种部分表达出来。
一种情况是，在议论表达方式为主的公文如报告（讲话）、指示、意见中，以及以记叙表达方式为主的公文如调查报告、总结中，主旨实际上是中心论点，层次要求较高，但是作为一个判断句的形式来说还是非常明晰的，并且往往在标题以及双标题的正标题中直接表达出来。如讲话稿标题《实践是检验真理的惟一标准》和《反对本本主义》等。
还有一种情况，在议论为主或者记叙为主的公文中主旨在标题中往往采用诗词的整齐形式或者艺术手法来表达，如《加强安全教育，健全安全制度——××厂开展安全生产教育活动的总结》。这就需要作者在心目中准确地把握主旨，将艺术形式的标题转换为只能有一个谓语的规范句式。上例就可以转换为主旨句“我厂总结安全教育活动的要点是健全安全制度”。
还需要进一步说明主旨句在一篇公文中的位置。主旨是公文的核心，可以作为红线贯穿全文，指导全文，这是尽人皆知的。但是，究竟怎样主导就有一些人不甚了了，尤其是对主旨句在公文中的位置更不能清醒地认识。我们认为，主旨句在公文中的位置应是明晰的。一般地说，主旨句表现在公文标题中。在行政公文中，主旨句表现在事由和文种两部分之中，可以有这样的公式“主旨=标题中文种（动名词）+事由”。如《关于教育经费的请示》，主旨可以转换为“（省略主语即发文机关）请示批给教育经费”。这也就是说，在公文中主旨句大都是简明清晰的。仅有发文机关和文种甚至只有文种的公文标题，则只是揭示了主旨。如《通知》，主旨一定是“通知某公务”。而在正文中，大多公文的主旨贯穿着全文，在原由（或称开头）、事项（或称中间）和结尾都有主旨的指导作用。仅就以表达方式说明为主的请示和以记叙为主的报告中的主旨句位置解说如下。
请示（正文结构最为规范）主旨句的位置：
标题规定至少写出事由和文种，即“主题=文种（动名词）+事由”。
原由一般要在这部分的段尾强调主旨：“现（将……）请示如下”。
事项主要采用并列法——分出条项来，说明主旨怎么样。
结语重申主旨，是公文体式用语“以上请示如无不妥，请批复”。
报告主旨句的位置：
标题规定标题要由事由和文种组成，即“主题=文种（动名词）+事由”。
原由提示或显示主旨句，一般在开头的后方。
事项在高潮部分或者即将近结束的地方要强化（强调）主旨句。
结尾重复主旨句。
一般来说，像其他结构完整的科学文章一样，公文不但要围绕着而且要穿插着主旨来写作，要有一个“提出——强调——重申”主旨的三段式过程。
一般来说，在公文写作的构思阶段就一定要提炼出主旨来。要写下主旨句来，进一步提炼，并指导全篇公文的写作。这是一项最为重要的第一步的工作。这一工作是在以抽象思维为主导的构思过程中进行的。当然，在公文写作的其他阶段如起草、修改中也可以继续锤炼主旨。不过，在构思阶段主旨一定要基本确立，最好一次性完成。
确立主旨，有一定的方法、原则和层次方面的要求。
首先，谈谈确立主旨方法。公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是对公文涉及的公务并要选择进入公文的特定公务材料的抽象认识。那么，确立公文主旨就是一项科学思维活动，采用分析研究方法。分析研究，是科学的基本方法。这种方法，表现在作者头脑中，就是运用抽象思维，认识事物的本质及其特点和规律，简单地说就是将整体模糊的事物深入地细致地分成部分来认识。毛泽东哲学名著《实践论》把这种方法具体地阐述为：“将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论系统，就必须从感性认识跃进到理性认识，”经过整体到内外、前后等各个部分的分析，作者形成了一系列能够反映公务的本质的、具有内在联系的思想观点。在这些思想观点中选取一个最为重要的，就是确立主旨。
分析研究的具体方法去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，这里需要结合具体写作进行简明的阐述。以下以一个写作事例分别阐述。例如，对某单位的财务管理问题进行调查后，收集了10条材料。首先要对这些材料进行分类整理，可以分为基础管理混乱、资金管理混乱、利润结算不实、费用审核不严等方面。然后还要深入地分析研究。一是去粗取精，就是摒弃公务材料中那些不能反映本质的粗糙现象，而保留反映本质（最终表现为公文主旨）的精华。结合上例，去粗取精就要抛弃某单位的财务问题调查材料中不属于财务问题的一般性工作问题的材料，而留下属于财务问题的材料。如个别青年没有大专会计专业学历，担任了基层商店的主办财务工作。这一材料，就显得粗糙。这些青年，可能经过中专学习或培训，财务工作时间较长能力较高，当然可以根据单位实际情况而担任主办财务工作。再如某基层商店派人到外地采购商品，用去旅差费3000元，却只买到6000元的货物。这一材料，可能只是工作实际情况的反映。二是去伪存真，就是舍弃公务材料中那些与整体公务本质真实违背的虚伪现象，而保存符合本质真实的材料。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要抛弃这些材料中好象是财务问题实际上却是其他问题甚至是成绩的材料，而留下属于财务问题的材料。如全单位办公费用比往年降低百分数以及金额，就是如此。“粗”的、“伪”的材料去掉，就能留下了“精”的、“真”的材料。如上述某单位财务管理问题的调查材料中，个别商店领导私分“小金库”的材料，个别经理找“三陪”报销大量费用的材料，以及挪用公款、手续紊乱、虚报收支等等。这些“好”材料，都说明了某单位存在财务问题。三是由此及彼，就是从公务材料彼此的联系去找寻公务的内在联系。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要在分别弄清它们的实际意义后，探寻它们之间的本质即能证明一个主旨的内在联系。四是由表及里，就是透过所有公务材料的表面现象去认识它们各自的本质以及整体公务的本质特征。如通过上述对某单位财务问题的调查材料的分析，从这些感性的表面材料中认识本质。最后，经过分析研究的“改造制作工夫”，“飞跃”出来一个主导性的本质认识，即公文（可以选择报告、通报等文种）主旨：某单位财务管理问题严重。
其次，谈谈确定主旨原则。公文主旨的确立，是有较大的基本要求可言的，这就是确立主旨的原则。不符合确立原则的主旨，大则导致公文违法乱纪，小则影响公文写作办理。一是符合法律政策，即合法。《办法》第25条规定草拟公文应当做到“符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。”国家法律，是全国人民代表大会制定的，全国各地必须严格执行。法规，如条例、办法等规范的法规，如命令、公告、决定等包含法规条款、采用行政公文形式的法规，权力机关人代会、党中央、国务院等都可以以文件的形式制定下发。总起来讲就是党和国家的法律、法令、方针、政策。它们是我们一切工作都要遵循的原则依据。公文主旨更要首先注意符合法律政策。这一原则，是非常明晰的，在公文主旨的确立上人们都会普遍遵守。但是，仍然要注意出现问题。极个别基层单位的公文主旨，会产生不符合党和国家有关市场经济体制改革政策法令的问题。如在“地方保护主义”支配下制止“假冒伪劣”等方面内容的公文主旨，就会有原则上的问题。又如一些地区的市场经济管理的具体政策规定，也会出现与党和国家的法律政策不一致的问题。在公文写作中，还往往会在细节上出现一些问题。如在通告、规定、办法等公文中，可能会不自觉地出现违犯法律如审查、搜身等问题。原则问题，大是大非，公文主旨不能违背。确立公文主旨的时候，千万不能在符合法律政策这一原则上掉以轻心。二是符合领导意图，即合意。领导意图，是发文机关领导对公务的基本看法。领导意图来自于两个主要方面。一是本单位管理工作实际。一切从实际出发。理论联系实际，是马克思主义的哲学原则。公文就是为了解决本机关的实际问题而写作的。二是上级机关的指示，包括党和国家的方针政策以及隶属关系中上级机关的公文和领导人的指导。我国的行政管理，是一个多层次、多方位的网络结构，具有规范性、统一性。领导要将上下、内外多因素的情况加以思考，以便形成自己的领导意图，并要在公文中体现出来。撰稿者一定要善于领会和把握领导意图。领导意图，大多情况下是形成公文主旨的观念形态，有的则直接是公文主旨。撰稿者要从中确定一个主旨，或者直接传达主旨。如果公文主旨不符合领导意图，领导不会签发，而不经主管领导签发就发出去的公文则会对工作造成危害。这里就有撰稿者自身可能出现的写作水平或者思想品质等问题。领会领导意图，具体来说有两点要注意。一是认真听取领导对写作任务的指示。最好边记边想，不明确的问题及时询问清楚。领导一般都会讲出写作的几个要点。撰稿者要问清那是重点，以便由此形成主旨。二是在写作的过程中不断领会领导意图，有时还要再加请示。还可能出现这样的情况，领导意图也有不正确的地方，这就需要诚恳而又艺术地提出自己的看法。这样，就能使公文主旨更加科学、深刻。三是单一。一份公文只能有一个主旨，即一个主旨句（在语法上指有一个谓语）。文学作品的意蕴，可以有主题、副主题以及审美情味，写成一个复句。除此以外的文章，都应是一个简单的判断句。四是鲜明，就是主旨中作者的态度要清清楚楚。肯定、否定；表扬、批评；都不能模棱两可，含糊不清。科学文章的主题都要这样。这是和文学作品意蕴的特性截然相反的。五是确切，就是主旨包含的意见、主张等，不但要正确，而且要讲究分寸，注意相近句义及词义的区别选择。确切，还指公文主旨所针对的人员、事件和范围要清楚。针对性要强。
最后，谈谈提高主旨层次。正如灵魂的高低决定着人的水平一样，公文主旨的高低也决定着公文的水平，也就是说主旨具有层次性。公文作者是法定的机关单位，因此主题的认识更应由起草者来把握。起草者一定要充分发挥主观性，让主旨达到更高的层次。这里不谈起草者自身修养提高的基础性问题，仅就公文主旨本身的提炼简要地谈一谈。主旨最基本的层次应该是客观层次，即主旨句准确反映了公文中心内容的本质真实。如“我公司今年工作是有开创性的”，确实正确反映了公司本年度工作的实际而不是说大话。主旨句更高一层的认识是具有文化科学深度和广度的判断。长篇公文，如工作报告、讲话等，要求主旨具有较高层次。当然，写出这样主旨的作者思想认识方面的修养是一定要提高的。这样的主旨句可以说达到了充满文化色彩的层次：“我公司继续着大禹的事业。”主旨句再高一层的认识是具有哲理意味的判断。哲理简单地说就是具有普遍性和永久性。如：“我公司是有永恒追求的。”
正文包括原由、事项和结尾3部分。
原由：
（一）依据类。有以下几种方式：（1）情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前”和“20╳╳”之类时间状语；简介人物及事迹。（2）文件式：常用“根据”、“据”；往往是一句话。（3）意义式：议论方式；常用“是”。（4）作用式：常用“将使”、“使”。
（二）目的类。常用介词“为”、“为了”。
原由部分可省略，或只省略依据类、目的类之一。
事项：内容少的不分项，多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。
这部分是中心，有两种结构供选择使用：
（1）并列式。在公文中最为常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，即重要的在前面，依次进行，但是次序可以调整。甚至能够省略某一部分。如报告中几方面情况，请示中几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
自此起常常运用序码。《办法》第28条第4项规定了序数的层次顺序：第一层，用汉字的一二三四等，每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号和小标题之间空一格即可。第二层，用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）等，后面不加标点。第三层，用阿拉伯字1234等，后面加圆点。第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）等，四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。此外，还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。
与之相联，序码还表达为章、条（节）、项、目、款等层次。章表达为“第一（汉字小写）章”或“总章”。条表达为“第一（汉字小写）条”。项表达为“一”、“二”等。目表达为“（一）”或“1”等。款表达为自然段。
（2）递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
结尾，常见有：（1）专用语，一般文种都有，如“请予批复”、“特此通知”等。
（2）希望、号召类。至少一段话。有的公文没有结尾。
四、附件说明
附件是正件附属材料名称和件数的标注。
位置：正文左下侧。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。
种类：一是补充说明主件某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等技术性公文。二是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章，其名称在正文中已有交待，在“附件”项内就不必重复标示。
五、成文日期
指公文生效的法定时间。用汉字小写数字，如“一九九九年五月十日”，或用阿拉伯数字。
种类：一是发出日期，这是一般性文件；二是签发日期；三是通过日期，这是会议文件。
六、公文生效标识
印章是公文效力最权威的凭信。公文除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外，都应该加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，都应该加盖印章。印章要端正、清晰。
位置：压盖于成文时间之上，上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
七、附注
作用：说明其它项目不便说明的事项，如传达范围、引文出处或名词术语。
