所谓协调,就是协调和调节,是通过协商和调节,沟通联系、调节关系、化解矛盾,使一个整体、一个系统中的双方与多方关系达到和谐统一、步调一致、有机配合、齐心协力去完成某项目标的方式和方法。
(一)协调工作的范围概括为三个方面。
1.横向协调(称为左右协调)。包括协调好同级机关之间正常工作或业务工作关系,协调好平级职能部门之间的关系,协调好不同属工作部门之间关系。
2.纵向协调(称为上下协调)。
(1)协调好本单位与上级职能部门的关系。
(2)协调好本机关同下级机关之间关系。
3.内部协调。
(1)协调好内设各机构之间的关系。
(2)协调正职与副职之间,副职与副职之间的关系。
(3)协调好正职与干事(秘书)之间,秘书与秘书之间的关系等。原则应以横向协调为主,纵向协调和内部协调为辅,而不是主辅不分,平均使用力量。
(二)组织协调工作的内容。
按协调性质分,有政务协调和事务协调;按协调种类分,有会议协调,电话协调和行文协调等;按协调形式分,有纵向协调,横向协调和内部协调;按协调内容分,有计划,工作,政策,人际关系协调和利益协调等。
在这里,着重讨论计划协调,工作协调,人际关系和利益协调。
1.计划协调。计划的制定和计划的执行两个阶段的协调。(1)在制定计划阶段,各个制定计划的单位和部门都希望自己发展快些,得到上级领导的重视,希望上级领导能够批准。因此需要从全局和整体出发,根据主次和轻重缓急,协调其中的各种关系。(2)在计划的执行阶段,由于人员,环境等条件的变化,人为障碍的影响等,在计划实施中,往往出现不同步,不衔接,不合作的现象,在职权内进行积极协调。
2.工作协调。工作协调,是行政主管对系统内各单位、各部门以及对同层领导班子工作的协调。
合理设置组织机构,建立健全规章制度。
把总目标、总任务分解为一个个次目标、次任务,按照分工落实到各部门,各单位再落实到人,定岗定责,构成上下左右各个环节相互配合,互相制约的组织系统。同时制定严密的合乎科学的规章制度,使人们的分工、行为规范化,标准化,制度化。
组织协调注意直接向下达指示的领导人建议。
(三)协调工作的原则。主要是一切从实际出发,整体效能,原则性与灵活性,以思想教育为主,提高效益和效率的原则。
(四)协调工作的形式和方法。
1.协调的形式。
电话协调、信息协调、文件协调、上门协调、邀请协调、会议协调、制度协调。
2.协调方法。
(1)指令法。利用一套严格的组织机构,通过行政命令直接对协调对象发生影响,对执行者具有强制力。
(2)协商法。
(3)渗透法。
(4)暗示法。
(5)统筹法。
(6)过滤法。
(7)公平法。
(8)宽容法。以“宰相肚里能撑船”和“心底无私天地宽”的胸怀和修养,处处以整体利益为重,不斤斤计较个人得失,对不同意见(尤其是言辞激烈的意见)能够听得进去,对领导和同事、下属的误解能够谅解,对有损自已面子的事情能够忍让。
(9)目标管理法。