一、创建通知单文档
按常规方法在
Word
中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、
姓名及成绩的行空着不填（图
1
）；做好页面设置（如用
A4
纸），最后在文档
末尾加上
4~5
个空行（空行数量视需要而定，后面有用）。
二、选取Excel数据文件
在Word 2002中，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”；选择“使用当前文档”，按“下一步”；选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了（图2），所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。
三、插入域
回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并
域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可（图3）。
四、合并到新文档
接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页（A4纸），最后一个符号是“分节符”（图4）。
图4 五、格式调整
为了提高处理速度，减少纸张损耗，可以把成绩通知单设计成小条样式，使得在A4纸上可打印3~4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容
