要发邮件向领导提出专访怎么说比较礼貌

2020-09-18 财经 184阅读
日常工作中的沟通有三种形式:面谈(会议),电话,邮件,并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。
复杂的事情不要通过邮件讨论,这要效率很低;有争议的事情不要在邮件中讨论,容易引起不必要的误会。
★ 简单而重要的事情马上发邮件,提高你在领导面前的曝光率;
★ 重要事情的安排、结论,一定要发邮件,备忘、备查、提醒参与者;
★ 复杂的事情,先开会,再邮件发会议记录;
★ 不重要的事情,不要发邮件,不要让领导觉得你总是抓不住重点。
二、工作邮件分类:1、确认邮件;2、需求邮件;3、反馈邮件;4、通知邮件。
1、确认邮件——存证据
口头、电话、会议交流的事情,邮件进行确认这是一个好习惯,很多人不是很注意。
2、需求邮件——有细节
部门内部、跨部门、跨公司,我们经常会给别人提出工作的需求。
需要强调的是:要把细节写清楚、量化出来,这样需求才精确,接需求的人知道怎么做,结果也不会太让你难受。
3、反馈邮件——有反应
这个是跟第2种,“需求邮件”对应的,收到别人的需求邮件后,应该尽快反馈。注意,反馈邮件最好是发两封:
第一封:确认收到需求,并告知对方自己的计划安排;
第二封:反馈结果输出物,并对输出物做适当的说明。
4、通知邮件——广播站
通知类型的邮件:
比如:《元旦放假通知》
比如:《关于刘杨晋升为公司副总的通知》
这种邮件不需要回复,也最好不要回复。
因为通知邮件往往都是群发N多人的,你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊,非常影响别人的工作。
三、工作邮件的结构:1、发送地址;2、标题;3、抬头;4、正文;5、附件;6、恭祝语;7、签名档。
1、发送地址:收件人、抄送人、密送人三个部分。
a)收件人
收件人需要处理该邮件的人,或者是通知发布的对象。
在这里注意不要一事二报,也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。
b)抄送人
放在抄送人里,只是让对方知会一下,他可以不回复。
比如请假的例子,就应该主送自己的部门经理,抄送总经理。
这样部门经理好处理,总经理还会感觉你是很规矩的人,动向都让他知道。
如果是跨部门,需要两个领导都确认的邮件,最好只请示自己的领导,跨部门的沟通让领导去协调。
尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情,因为你的命运主要把握在直接领导手里,别让他觉得你很难搞。
c)密送人
密送人其实很有用!
★不方便让别人看到在收件人列表里出现的人,
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