正式沟通与非正式沟通各自的优缺点有哪些

2020-09-14 财经 56阅读
非正式沟通是指办公室在正式沟通渠道之外进行的各种沟通活动,一般以办公室人员之间的交往为基础,通过各种各样的社会交往而产生。作用可以弥补正式沟通渠道的不足,传递正式沟通无法传递的信息,使办公室领导了解在正式场合无法获得的重要情况,了解办公室人员私下表达的真实看法,为决策提供参照;减轻正式沟通渠道的负荷量,促使正式沟通提高效率等等。
非正式沟通和正式沟通不同,因为它的沟通对象、时间及内容等各方面,都是未经计划和难以辨别的。已如上述,非正式组织是由于组织成员的感情和动机上的需要而形成的。其沟通途径是通过组织内的各种社会关系,这种社会关系超越了部门、单位以及层次。在相当程度内,非正式沟通的发展也是配合决策对于信息的需要的。这种途径较正式途径具有较大弹性,它可以是横向流向,或是斜角流向(Diagonalflow),一般也比较迅速。在许多情况下,来自非正式沟通的信息,反而获得接收者的重视。由于传递这种信息一般以口头方式,不留证据、不负责任,许多不愿通过正式沟通传递的信息,却可能在非正式沟通中透露。
但是,过分依赖这种非正式沟通途径,也有很大危险,因为这种信息遭受歪曲或发生错误的可能性相当大,而且无从查证。尤其与员工个人关系较密切的问题,例如晋升、待遇、改组之类,常常发生所谓“谣言”(rumors)。这种不实消息的散布,对于组织往往造成较大的困扰。
但是,任何组织都或多或少地存在着这种非正式沟通途径。对于这种沟通方式,主管者既不能完全依赖用以获得必需的信息,也不能完全加以忽视,而是应当密切注意错误或不实信息发生的原因,设法提供组织人员正确而清晰的事实,加以防止。这些途径非常繁多且无定型,例如同事之间任意交谈,甚至透过家人之间的传闻等等,都算是非正式沟通。所以非正式沟通和个人间非正式关系,往往平行存在。很多研究者认为,由于非正式沟通不必受到规定手续或形式的种种限制,因此往往比正式沟通还要重要。在美国,这种途径常常称为“葡萄藤”(grapevine),用以形容它枝茂叶盛,随处延伸。
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