会务预算
1．制定财务目标
财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。有些时候，项目目标是信誉目标而不是赢利目标。（如：年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。）另一些时候，项目的核心财务目标是为了赢利。（如：面向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。）
2．制定预算
预算是协助实现财务目标的一个工具。预算中的费用有两类：
固定费用：不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。在筹划活动过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑所编制的费用预算。在合同中，应对应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况留有余地。确保任何谈妥的定金或违约费在你方需要支付时你的预算上能提供这笔钱。
可变费用：是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。餐饮费用属可变费用。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是您预先无法预料和控制的。如下：
1、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。
2、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。
3、由于要与不少相关单位（酒店、餐厅、广告、车队乃至政府等）联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。因而客场作战的会务团队是需要带财务的。
预算细节：
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
1、交通费用交通费用可以细分为：
A.出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路，以及目的地车站、机场至住宿地的交通。
B.会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
C.欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路及住宿地至机场、车站交通费用。
2、会议室/厅费用具体可细分为：
A、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些大件设备，如投影仪、音响，空调等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，否则可能会出现口头描述的和实际的参数（现场需要）不相符合的情况。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。车辆的租赁中尤其要注意同款车不同车龄间的差价，同种要求下租赁公司或旅行社给出的不同方案中车辆折旧状况、保险状况的细节区分。
B、.会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。通常包含横幅、条幅的安装费用。非场地方提供设计制作的条幅有可能收费安装。
D.其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、仓储、媒介、公共关系等。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于客场作战的会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。我一般通过携程预订酒店。
4、餐饮费用(会议的餐饮费用取决于会议议程需要及会议目的)
A.早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用），一般订快餐多订2-3份即可，聚餐则派人提前联系好用餐单位和地点，做到坐下来就有得吃。
B.中餐及晚餐
中餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。
C.酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。纯会议的情况下，要在场地租赁费用里谈好服务费。
5、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
A.设备本身的租赁费用，通常按天计算
B.设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用。
6、会议资料：
信封、信纸、宣传品、会议通知、报名表、签到表笔、节目手册、铭牌、与会证书、感谢信、与会者名册等。
7、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
8、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、重要人物安保、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
会务财务执行明细表
项目 金额（圆） 数量 总额（圆） 说明 经手人签字
用车-裸车 座人
用车-油费 ——
用车-路桥费 ——
住宿 日人，标准：
餐饮-早 日人
餐饮-中 日人
餐饮-晚 日人
饮用水
杂项
总计 会务部负责人签字：
