1.1.1.1 非连锁业务采购入库流程
n 流程图
n 流程描述
采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”，根据“采购计划”下达“采购订单”；或者根据库存信息及销售状况预测，直接向供应商下达“采购合同”。
采购订单：“采购订单”的生成，既可以根据“采购计划”自动生成，也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。“采购订单”下达后，就是对缺货信息及采购计划进行了处理和执行。
进货票单：“进货票单”根据“采购订单”生成，，是在商品到达后开具的单据。“进货票单”的内容可以根据实际到货的内容进行修改；“进货票单”也可以不通过“采购订单”，直接维护生成；“进货票单”经审核通过后，作为库房验收的依据，审核不通过，返回，对“进货票单”进行修改、删除等处理。
进货入库单：“进货入库单”通过提取“进货票单”生成，对于没有订单的到货情况，既可以通过一步入库的方式办理入库，也可以通知采购部门补办订货单据，然后提取“采购订单”或“到货单据”生成。
对于到货数量与订单不符的情况，可以根据据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于订单数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按订单的数量接收，多余部分办理拒收。
1.1.1.2 连锁业务采购入库流程
针对连锁业务的集中采购流程见下图所示：
n 流程描述：
采购计划：业务管理中心采购部根据各分支机构的请货行为，综合考虑总库存以及销售预测等信息，生成缺货信息，采购部门根据缺货信息，选择相应的供应商，生成“采购计划”。
“采购计划”生成后，根据是否由供应商直接配送到分支机构，进行选择。如果由供应商把商品配送到企业总部物流中心，然后由物流中心在配送给分支机构，就由总部业务管理中心采购部门根据采购计划向供应商下达“采购订单”；如果由供应商直接把商品配送给分支机构，总部业务管理中心采购部门制定“集中采购计划”。
Ø 供应商把商品配送到总部物流中心采购流程：
采购订单：总部业务管理中心采购部门根据“采购计划”制定“采购订单”，“采购订单”的生成，既可以根据“采购计划”自动生成，也可以根据库存紧急缺货等情况人工维护生成。“采购订单”下达后，就是对缺货信息及“采购计划”进行了处理和执行。
进货票单：“进货票单”根据“采购订单”生成，是在商品到达后开具的单据。“进货票单”的内容可以根据实际到货的内容进行修改；“进货票单”也可以不通过“采购订单”，直接维护生成。“进货票单”经审核通过后，作为库房验收的依据，审核不通过，返回，对“进货票单”进行修改、删除等处理。
进货入库单：“进货入库单”根据经审核通过后的“进货票单”到货单据生成。对于没有订单的到货情况，既可以通过一步入库的方式办理入库，也可以通知采购部门补办订货单据，然后提取“采购订单”或到货单据生成。
对于到货数量与订单不符的情况，可以根据据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于订单数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于订单数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按订单的数量接收，多余部分办理拒收。
Ø 供应商把商品配送到总部物流中心采购流程：
集中采购计划：业务管理中心采购部门根据“采购计划”，制定“集中采购计划”，与供应商确定采购数量和单品价格等内容。“集中采购计划”生成后，经审核通过后，将根据供应商供应商品的品种和门店接收的品种进行集中采购计划分配，分配结果将作为供应商发货和分店收货的依据。
“集中采购计划”包括三种类型：一次执行、多次执行、日配。
² 一次执行：制作一个采购计划，采购计划执行一次后就全部完成，不能重复执行，通常用于供应商对非常规品种的配送；
² 多次执行：制作一个阶段采购计划，在这个阶段，可能需要供应商多次对分店（分支机构）进行配送，但每次分店执行前，都必须由总部下达一次采购指令（总部可以多次引用此计划，分店对当次进行确认）。这种配送，一般用于周转较快的供应商直配商品。
² 日配：制定一个每日（或固定周期）需要向分店（分支机构）配送的计划，当计划形成后，可对分店（分支机构）形成验收单，一个配送验收单，在分店是可以无数次执行的，直到总部申明结束为止。
采购计划分配：“集中采购计划”生成后，根据个分支机构的请货信息或者库存信息，把集中采购计划分解为各个分店需要供应商直接配送多少，将采购计划分解到每个分店。
² 集中采购计划分配对整单采购的商品进行分配，根据对各分支机构的分配情况，会产生三种状态：处理中、完成、超出。处理中：是指集中采购采购计划预采购的商品尚未全部分配完，还有部分剩余；完成：是指将集中采购的该商品全部分配完成；超出：是指分配的商品数量超出了集中采购计划的数量。对各种状态系统会用各种色标表示，仅起到提示操作人员注意的作用，不影响分配结果的执行。
² 集中采购计划分配，可以把集中采购计划的商品品种全部分配完后进行保存，也可以只分配部分就保存分配结果。
² 对于分配后的结果需要修改，在尚未完成采购入库的情况下，可以修改分配结果，重新进行分配。
² 通过系统可以查看分配的结果：采购数量、已分配数量、可分配数量等信息。
供应商直配单据：根据“采购计划分配”，生成“供应商直配单”，作为各分店“将验收供应商货品的凭证”和向供应商形成一个“配送指令凭证”，成为供应商直配分店和分店接收商品的凭证。
分店到货验收：分店根据自己“将验收凭证”——“供应商直配单”，对供应商实际送达的商品进行验收，确定品种和数量。
对于到货数量与“供应商直配单”不符的情况，分店可以根据据实际情况做适当的处理。如果到货数量少于“供应商直配单”数量，通常情况下可以按照实际收货数量验收入库，对于缺少的部分，既可以要求供应商补货，完成订单，也可以直接结案，不要求供应商补货；对于到货数量大于“供应商直配单”数量的情况，如果供应部门同意接收，就可以办理入库，不同意接收，就只能按“供应商直配单”的数量接收，多余部分办理拒收。
1.1.1.3 流程优化
采购业务流程大体经过订单、到货开票、质量验收、入库等环节，为了对采购业务进行管理和监控，还需要在相关的节点增加审核控制环节。采购流程的环节过多，影响采购业务的工作效率，可能耽误正常的采购入库业务；流程过少、简单，虽然提高了业务效率，但是，却易于出现采购漏洞，供应商选择、品规、价格和数量的合理性难于控制，所以，各企业需要根据企业的实际采购业务状况，结合信息系统，制定适合本企业的采购业务流程，既能满足工作效率的需要，又能满足管理控制的需要。
用友时空KSOA系统，可以为企业制定个性化的采购业务流程，针对不同的供应商和实际业务可以并存多种采购业务流程，帮助企业优化业务流程。例如，采购业务既可以通过采购缺货计划、采购计划、下达订单、订单审核、入库、结算环节完成采购业务；也可以通过采购计划、订单、结算、入库环节完成采购业务，在订单环节通过系统设置监控点，由系统完成对采购商品数量和价格的监控，在入库环节对商品检验，不合格商品拒收，合格商品办理入库；还可以通过一步入库完成采购业务，等等。
1.1.1 采购计划管理
为了使采购行为更加科学合理，减少人为的因素，防止库存缺货和积压的现象产生，就需要采用信息系统的数据汇总、统计的实时性，及时了解公司所经营药品的库存周转率、药品销售趋势、各单位的药品库存状态、库存药品结构等信息，以及市场销售缺货信息，生成缺货计划，并据此制定和实施采购计划，及时补充库存药品，优化库存结构。
采购（缺货）计划主要根据两方面的条件生成：
n 手工登记缺货信息：销售员在接客户订单开票过程中，发现缺货，及时登记缺货信息；销售员事后反馈、登记；供应商供应新品登记；
n 系统自动计算生成：主要根据现有库存量、月均库存量、库存下限、分支机构请货等指标计算生成采购计划；或者根据现有库存量、销售预测、分支机构请货、产品ABC分类等信息生成；用户可以以库存低于下线补足上线生成、可以根据多日销售量生成、补足合理库存生成、按日均销量生成，也可以利用用友时空KSOA系统的平台工具制定适合本企业的个性化采购计划模型。
采购计划生成后，选择供应商，下达采购订单，采购订单下达后，采购计划执行即完成。
采购计划的生成和执行反馈，可以解决采购员查询库存商品不便、采购品种结构不合理、缺货信息传递不及时的现象，为采购员提供及时、准确的补货信息。
1.1.2 采购业务管理、监控
为了实现对采购业务的管理和监控，可以通过多种种方式实现，既可以在采购计划、订单、到货开票、结算等业务节点增加审核环节，通过人工监控采购业务，防止漏洞；也可以通过在系统中设置监控点，自动监控；或者，通过人机结合的方式管理和监控采购业务。
n 制定计划，从源头管理监控。通过系统对库存状况的分析和人工采集销售缺货信息，生成缺货计划，并根据缺货计划制定采购计划，从而增强采购的计划性、及时性，避免商品采购数量的不合理，解决缺货和积压现象；
n 供应商的资信管理。通过系统对供应商的证照期限、经营范围进行管理，对近效期、过期的证照进行警示和拦截，避免采购不合格的商品；
n 流程中增加审核环节，管理控制。审核人员可以通过审核界面直接查看历史采购价格，调取采购商品的库存账，查看库存数量和历史采购情况，从而对采购业务进行审核；
n 通过系统对采购数量和价格进行控制。通过在系统中的设定，可以对不符合规定的采购价格以色标或者弹出对话框的形式提示或者拦截；对于采购数量超出库存上线的业务，也可以通过色标或者弹出对话框的形式提示或者拦截；
n 库存的预警和报警提示。对于超储的商品，系统可以通过预警灯、滚动条的形式警示，避免重复采购。
1.1.3 采购退货业务流程描述
根据GSP管理的规定，需要根据GSP退货通知，进行退货业务操作，整个操作流程经过退货开票、审核、GSP登记、退货出库等业务环节。
n 采购退货业务流程图：
n 流程描述
当库房中的商品出现合同或协议中约定的退货情形出现后，业务管理中心采购部门经过整理汇总可退货商品后，根据协议与供应商协商退货。
进货退出票单：供应商同意退货后，业务管理中心采购部们开具“进货退出票单”。“进货退出票单”可以直接提取“进货入库单”生成，也可以人工维护生成。
进货退出票单审核：业务审核中心根据协议规定的内容，对“进货退出票单”进行审核，审核不通过，返回业务管理中心对“进货退出票单”进行修改、删除等工作；审核通过后，进入采购退出出库环节。
采购退出出库确认：经过各项复核通过后，物流中心与供应商办理退货手续，在系统中调取 “进货退出票单”进行“采购退出出库确认”。
退货出库业务完成记账后，生成相关的商品账和业务往来帐。
根据企业的实际业务需要，可以利用用友时空KSOA系统提供的平台工具进行业务流程的修改，适应企业的经营管理需要。
1.1.4 采购退补价管理
当采购价格出现差异后，根据差异结果直接针对供应商开具采购退补价单据，对原采购价格和现采购价格进行确认、调整。
采购退补价单据生成确认后，系统调整库存商品金额和往来账金额，库存商品数量不发生变化。
n 账务处理流程图：
n 流程描述：
进货退补价票单：商品会计中心根据进货订单与实际结算的价格产生的差异，可以直接提取“进货入库单”或者手工选择退货补价商品，对“进货退补价票单”进行维护。
进货退补价单审核：对进货退补价单的商品数量、单价、金额等内容进行审核，审核不通过，返回，并对“进货退补价票单”进行修改和删除等工作，审核通过进入下一环节“进货退补价执行单”。
进货退补价执行单：“进货退补价票单”经过供应商同意后，通过“进货退补价执行单”提取“进货退补价票单”或者直接选择退补价商品，确认进货退补价。
货位商品账页：商品会计中心对采购退补价确认记账后，系统对“货位商品账页”的库存成本和出库成本进行调整。
购进往来账页：商品会计中心对采购退补价确认记账后，系统根据退补价金额产生“购进往来账页”。
1.1.5 采购进货账务管理
1.1.5.1 集中采购进货账务管理
集中采购是指连锁总部集中向供应商采购，由供应商向各连锁分支机构配送商品的采购行为。
n 集中采购进货账务处理流程图：
n 流程描述：
集中采购计划：业务管理中心采购部门根据分店库存、分店请货、总部库存等综合信息，制定“集中采购计划”，与供应商确定采购数量和单品价格等内容。
供应商直配单：“集中采购计划”生成后，根据各分支机构的请货信息或者库存信息，把集中采购计划分解为各个分店需要供应商直接配送多少，将采购计划分解到每个分店，并生成“供应商直配单”，作为各分店“将验收供应商货品的凭证”和向供应商形成一个“配送指令凭证”，成为供应商直配分店和分店接收商品的凭证。
集中采购分店验入单：分店根据自己“将验收凭证”——“供应商直配单”，对供应商实际送达的商品进行验收，确定品种和数量，并通过系统提取“供应商直配单”生成“集中采购分店验入单”，经确认、记账后生成商品账和作为往来帐确认的依据。
货位商品账页：分店通过“集中采购分店验入单” 提取“供应商直配单”确认记账后，系统生成“货位商品账页”。
集中采购供应商往来确认：业务结算中心通过“集中采购供应商往来确认”单提取各分店的“集中采购分店验入单”确认与供应商的往来，并生成“购进往来账页”。
集中采购分店往来确认：对于需要往来帐管理的分店，业务结算中心通过通过“集中采购分店往来确认”单提取需要管理往来账的分店的“集中采购分店验入单”确认与该分店的往来，并生成“分店往来账页”。
1.1.6 采购退货账务处理
1.1.6.1 集中采购退货账务管理
n 集采退货账务处理流程图：
n 流程描述：
集中采购进货退出单：连锁分店根据需要退货的品种、数量开具“集中采购进货退出单”，“集中采购进货退出单”既可通过提取原“进货入库单”生成，也可手工选择退货商品维护生成。
集采进货退出单审核：业务审核中心可以对“集中采购进货退出单”进行审核，审核不通过，返回连锁分店，对“集中采购进货退出单”进行修改和删除等工作，审核通过，进入下一环节“集中采购退出出库单”确认。
集中采购退出出库单：连锁分店提取审核通过的“集中采购进货退出单”与供应商办理退货出库手续，生成“集中采购退出出库单”，确认记账。
货位商品账：连锁分店办理退货出库手续，“集中采购退出出库单”确认记账后，系统将自动生成“货位商品账页”，冲减库存商品数量和金额。
集中采购供应商往来确认：业务结算中心通过“集中采购供应商往来确认”单提取“集中采购退出出库单”分次确认、记账。
购进往来账页：业务结算中心通过“集中采购供应商往来确认”单提取“集中采购退出出库单”单，分次确认、记账后，系统生成与供应商的“购进往来账页”。
集中采购分店往来确认：对于需要与分店确认退货往来账的情况，业务结算中心通过“集中采购分店往来确认”单提取“集中采购退出出库单”分次确认、记账。
分店往来账页：业务结算中心通过“集中采购分店往来确认”单提取“集中采购退出出库单”单，分次确认、记账后，系统生成与分店的“分店往来账页”。
1.1.7 采购结算管理
采购结算，是企业非常重要也非常敏感的管理环节。这里既涉及对供应商的诚信，也涉及企业内部管理的严谨性，如何能公平公正并且在企业可控的工作环境下完成采购结算，是很多企业关注和不断探索的一个问题焦点。
针对企业结算中关注的焦点问题，用友时空KSOA系统可以根据用户的实际结算需求，制定适合企业个性化的采购结算计划，帮助企业科学合理的进行结算，保障企业的信誉和杜绝结算过程中跑、冒、低、漏现象的发生。
n 采购结算业务流程图1——入（出）库前结算：
n 流程描述：
采购票单：供应商供应商品到达或者采购退出业务发生时，业务管理中心开具“进货票单”或者“进货退出票单”，相关单据经审核通过后，根据与供应商的协议规定，先行结算。
采购票单逐单结算：业务结算中心根据与供应商的协议，通过“采购票单逐单结算”功能，提取审核通过的“进货票单”或者“进货退出票单”进行结算，确认后记账，生成相关帐页。
货位商品账页：“采购票单逐单结算”确认记账后，物流中心提取结算记账后的“进货票单”或进“进货退出票单”，对采购入库和采购退出出库确认记账后生成“货位商品账”。
n 采购结算业务流程图2——入（出）库后结算：
n 流程描述：
预付款登记：针对需要预付款的采购项目，财务部门付款后，通过系统进行预付款登记，登记预付款的金额，在与供应商结算时通过“进货勾兑结算单”进行预付款的勾兑。
采购结算计划制定：用友时空KSOA的采购结算计划，缺省是按先进先出原则，根据目前未结算集合与商品库存情况，计算出当前应该进行结算的总额，按采购单顺序进行报告，并且由程序给予建议，制定计划人可以在用友时空系统给予的建议基础上，结合实际情况进行分析判断，最后确定一个采购结算计划。时空采购结算计划的计算模型是可以定制的，可以在现场与用户确定需求，更贴近用户的计划要求。
采购计划审批：当形成采购结算计划后，要交付公司相关部门或人员进行审批，只有获得审批后的计划，才是系统允许实施的计划；
进货勾兑结算：在采购结算单据中，可以按采购计划进行结算、按采购票单逐单结算、进行勾兑结算等。
² 按采购结算计划结算：通过“进货勾兑结算单”调用采购结算计划中的制定的结算方案，与供应商进行结算；
² 按金额结算（不勾兑）：在结算时参考双方往来账的余额，制定一个结算额度，而不与商品、单据明细等条件进行勾兑；
² 自动勾兑：结算时，根据往来余额制定一个结算额度，系统根据根据单据中填写的“冲应付款”金额，在未结算的商品明细中进行金额分摊。
² 按单据勾兑：选择需要结算的单据，填写结算金额，系统自动在单据包含的商品明细内分摊金额；
² 按明细勾兑：选择需要结算的任意一笔明细，填写具体结算金额，系统按照填写金额结算；
² 按商品勾兑：指定需要结算的商品，在应付商品明细列表中，按照填写金额结算；
² 以销定结：结算时，根据供应商商品销售情况分析出可对其进行结算的明细数据供结算。具体根据供应商商品的进货数量、库存余额计算出销售出库数量作为结算依据。
预付往来账页：对于有预付款的采购行为，在预付款登记和在采购勾兑结算中使用预付款结算记账后，都在预付往来账页中记录。
购进往来账页：当相关的采购结算单具登记记账后，在购进往来账页中调整相应的往来账。
