如何建立企业高效的沟通机制

2020-06-08 财经 70阅读
建立有效的沟通机制的方法之法宝1:用“机制”解决问题
让专业的人有充分的空间做专业的事,明确职责分工,同时尽可能精简瀑布流水的环节。建议尽早在项目中形成明确的沟通约定以及较稳定的决策流程。
哪怕是一个已经在一起工作已久的产品团队,如果开始了一个新的子项目,我们依然建议召开一个简短的”启动会“。新项目的目标、重点、分工、沟通方式都是这个启动会可以帮我们明确的内容。启动会上所确定的基本沟通方式和分工,是之后高效沟通的基本前提。
约定各个主要产出物的决策审批流程,也是个很不错的方法。虽然团队会议可以充分交流意见并让大家都知晓方案,但我们依然需要一个“拍了板”的版本作为之后各环节的基准。向大家推荐OARP决策方式,约定并填写下表,signoff便明确了:
明确约定了分工责任以及沟通流程,大家也就知道了遇到什么样的事儿该找什么样的人!
建立有效的沟通机制的方法之法宝2:用“透明”解决问题
“透明”就是让项目进展及时、公开地展现在团队面前,这有着惊人的威力,其效果包括但不限于:及时发现进度偏差及纠正;及时预知项目风险;调动团队对全局把控的主观能动性;促进互动……
“透明”有很多不同的方式,周会、周报+电子化进度报表+仪表盘是最普遍的方式,每日站会和物理白板又可以向我们开启一扇新的沟通之门。也可以确定一些常用的邮件模板,帮助大家统一重要信息的沟通方式,如沟通样例。
同时,如何有效地通过周报日报的形式进行状态汇报,又是门不浅的学问。
当各种项目信息有着固定而方便的展示时,信息就变得随时随需可知,也就不再会有“上哪儿了解想知道的信息”的问题啦!
建立有效的沟通机制的方法之法宝3:随需改进,保持活力
对于沟通机制,“清晰”和“高效”缺一不可,所以尤其需要把握好“流程”和“灵活”之间的平衡。过于死板的强流程,会导致墨守陈规,甚至是“流程外拒绝沟通”;而过于灵活的沟通导致信息传播失控,没有一致的目标和标准,反而形成大量返工和扯皮。无论从哪个方面着手做沟通机制改进,都需要密切留意团队的氛围和活力状态。可以从最基本的OARP和周会周报开始,根据团队接受情况以及实际感受做持续改进。
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