对会议记录必须进行规范管理才能够发挥其应有的作用,主要包括以下几个方面:
1、订立各类正式会议必须做会议记录并存档 制度，我国档案部门一直要求将重要会议的会议记录归档,《中国上市公司治理准则》中也明确要求上市公司的股东大会,董事会,监事会会议都要形成规范 的会议记录,并将之作为公司的重要档案妥善保存，但据了解,出于种种原因很多组织并不重视会议记 录有关工作,根本不做会议记录或记录不规范的情况还是很普遍的.
业务研究"规范管理,制度先行",为了促使会议记录工 作的正常开展,各类组织有必要订立制度,要求组织 中的各类正式会议必须做会议记录并存档,必要的 话以此作为今后工作考核的一个指标.
2.统一会议记录格式 会议记录应准确反映会议基本情况.为防止记 录的随意性造成记录项目缺失,可预先制作会议记 录模板,提供给会议记录人.其主要项目包括:
(1)会议名称和届次;
(2)会议召开的日期,起止时间,地点和召集人 (主持人)姓名;
(3)出席和列席会议人员的姓名及出席和列席 情况;
(4)会议议程或主要事项;
(5)与会人员的发言;
(6)每一决议事项的表决方式和结果(上市公司 还要求表决结果应载明对会议审议事项赞成,反对 和弃权的人姓名及意见);
(7)记录人. 在这里需要说明的是,各类组织会议记录所采 用的纸式有所不同,有的组织是预先印制会议记录 本,供专门使用,方便统一归档,但这样做也有一些 问题不好解决,如:会议时间有长有短,讨论的内容 有多有少,所以记录本上的预留空白不好掌握,使用 不甚方便;有的组织为了保证会议记录清晰准确,经 常在会后对手记会议记录进行整理,打印,由出席会 议人员履行认可手续后再存档,其所用的会议记录 纸往往是活页纸.用记录本还是用活页并不是原则 性的问题,关键是规定的项目,手续要齐全,并且所 用的纸张或其它载体材料要符合档案保管的技术要 求,慎用那些不符合要求的再生纸等.
3.采取适当的记录方法 会议内容记录有多种方法,需要针对会议的重 要性及会议具体内容采取相应的记录方法:
(1)会议全录:就会议的全过程进行完整记录. 要对会议过程中每一个人的讲话进行如实记录,甚 至包括停顿,鼓掌,笑声等描绘性的词语.
(2)会议详录:较为详细地记录会议内容,记录 会议所有的重要信息.要将所有发言人的讲话都记 录下来,但不是记录原话.
(3)总结式记录:只是记录每个人与会议主题有 关的讲话.
(4)简要记录:只简要地记录某些事情.
(5)决定记录:只记录会议所做出的决定,不记 录为做出决定所进行的讨论.
(6)行动记录:只记录与会人员会后所应采取的 具体行动.
(7)决定,行动记录:对会议所做出的决定及会 后应采取的行动进行记录.
4.确保会议内容记录完整准确
不论采取哪种记录方法,都要确保会议内容记 录完整准确.在这方面国外一些公司的做法还是比 较值得借鉴的: (1)通常由秘书做会议的专职记录人,但现在一 些公司开会时,由会议出席人如董事轮流担当会议 记录人,这样做可以更好地避免由于理解和认识上 的偏差造成的误记.
(2)为了确保记录人能够完整记录,将会议记录 人的座位位置固定在会议主持人身边,这样,会议主 持人可以随时了解记录情况,必要时停顿或要求有 关发言人就未被记下的发言进行重复.
(3)每一项议题讨论中,主持人都要及时进行重 复和总结,并将所做记录读给与会人员,得到大家的 认可后,再进入下一个议题.这样做可以确保会议记 录的准确性.
(4)下一次会议时的第一项议题就是讨论前一 次会议的会议记录,经全体人员认可后签字存档.
5.履行必要的签字手续 会议记录是会议情况的真实记载,在某些情况 下还具有法律效力,所以它不能只是会议记录人一 个人的工作,必须得到有关与会人员的认可后,才可 以算做是正式有效的会议记录.这种认可的手续一 般是会议出席人阅读并同意会议记录内容后在会议 记录上签字.例如,《中国上市公司治理准则》中规 定,董事会,监事会的出席人和记录人都应在会议记 录上签名,有关人员还可以要求在记录上对其在会 议上的发言做出某种说明性记载.有些公司还规定, 董事,监事不在会议记录,纪要,决议上签字,视同不 履行董事,监事职责. 总之,会议记录是反映一个组织重要职能活动 的可靠记录,是档案的重要组成部分,确实有必要通 过严格的制度和措施对其形成过程进行有效控制, 从而保证其归档质量。
