1. 收集文件资料：先收集所有相关文件材料，如书信、合同、报表、照片等。
2. 分类鉴别：将收集的文件进行大致分类，如按照日期、主题或类型等。在此过程中也要对文件进行鉴别，分别留下重要和无用的文件。
3. 建立档案：建立适当的文件系统或目录结构，根据分类确定文件存放位置。
4. 文件存档：将文件保持整齐有序，避免混淆和丢失。文件应使用标签或标签以清楚地标识其种类并使其易于找到。
5. 制定命名规则：对于文件的命名规则应制定明确，简明。
6. 归档维护：定期进行维护，包括文件排列、整理、删除等操作，以确保文档整洁、完整和可靠。同时，存档要注意安全性。
7. 档案管理：进行快速查找和检索文件的工作，并要遵守信息安全规定和隐私条款。
