什么是管理报表？谢谢大家、急~

管理报表及填写方式

2.3.1业务管理报表依功能可以分为:

1).目标分配,给业务人员,配送人员,导购人员一个明确的目标,有了明确目标业务人员可以有遵循的方向【月销售目标分配表】.

2).行程计划及行程安排,【月行程计划表】,【周行程计划表】等来计划每天的工作行程,填写人主要是业务主管,业务人员以计划性工作的业务人员,配送人员,配送司机以订单来安排【每日配送行程】,配送行程前一天才能知道,导购人员必须填写【导购出勤计划表】让业务人员可以掌控导购人员的工作排程.

3).拜访纪录,纪录业务人员每天工作进度,业务人员【客户拜访纪录卡】,【业务人员拜访日报表】,【主管拜访纪录表】,【建议订货单】,配送人员有【配送日报表】,导购人员有【进销存纪录表】,业务主管有【协同拜访表】等.

4).业绩追踪,检讨,业务人员及业务主管有【业绩追踪表】 ,配送人员有【配送业绩汇总表】,导购人员有【导购人员每月销售汇总表】.

5).确定业绩来源业务人员有【促销排程】,【促销申请表】.

6).收集竞争对手的信息有【市场信息收集表】.

7).一页管理【销售日报表】, 业务主管可以在一张表上看到整个经销商的营运成绩.

2.3.2常用管理报表

2.3.3填写方式及管理要点

【月目标分配表】

如何填写【月目标分配表】?

1).经销商业绩来至于业务人员的取单及害户的传真订单,管理的第一阶段销售目标越清就越容易达成.未能达成目标主要来至目标不清晰,业务主管给业务人员清昕的月,周,日目标来有效追踪业务目标的达成进度,清昕分配销售目标给每一个业务人员及配放人员标,业务人员能每一天依进度进行,就可以完成周销售目标,月销售目标,销售目标也是奖金计算的依据.

2).业务主主管在月初依年度目标分配业绩,再依前几个月实际销售实际达成状状配送本月的销售目标,以前未完成目标应该合理的分配到后来几个月,如此才能达成年度目标.

3).月度销售目标都可以达成时就不必调整月销售目标,奖金制度是以季度设计目标就应该以季度分配,以月度计算奖金以可能达成的范围来分配,设立特别奖励来鼓励业务人员,完成月度目标及追加目标.

4).清昕,合理的目标是达成销售目标最重要的因素【没有目标就没有方向,没有方向就无法达成目标】,清昕的目标可以提高达成机会30%,可见清昕目标的重要性.

5).业务人员有了目标以后可以分配目标如终端客户,安排促销活动及客户开发,促而达成销售目标,如果没有办法进成目标应实时提出,与主管人员共同商讨达成方案,要求主管协助.

6).一个合理的目标是达成销售目标的最大保证,如何有效合理的分配目标我们在本章目标分配章节会祥尽介绍.

【月行程计划表】

如何填写【月行程计划表】?

1).业务是计划性的工作,没有计划如何完成业务工作,以业务主管最为重要,主管带领整个业务团体,业务主管每天要作什么,完成什么事,就更应该在计划中,而是以月度计划,经销商经营者也可以用月行程计划表来规划自己的行程,安排自己的工作,行程安排也是时间管理有效的方法.

2).月行程安排主要是以个人职责及重要工作为安排事项,业务主管的重要工作有

(1).开会,内外部开会与业务人员,经销商主管,厂家人员,配送单位的等,每天要开的会议及日常工作就不必安排在内,

(2).拜访及开发主要客户,主要客户是经销商重要业绩的来源,有时一般业务人员是无力开发所以需要业务主管来做,开发完成后由业务人员服务维护,业务主管还是要安排拜访行程拜访主要客户.

(3).计划工作,计划工作是需要比较长的时间来作,不论是月度计划,季度计划,年度计划,促销计划的都需要时间有做,因此必需安排时间.

(4).协同拜访,协同拜访是主管主要工作之一其中有一般协同拜访及拜同终端客户合同谈判等,业务主管应事先排后通知业务人员可以安排业务人员的周行程.

(5).业务工作检查,业务主要必须安排行程检查业务人员及配送人员的工作状况,了解工作问题,查核相关问题,有效督促业务工作.

(6),其它,如出国,培训,进修,安排业务人员培训等,不在日常工作的相关业务工作就应以月行程计划表来安排工作,做有效工作安及时间管理.

(7).【月行程计划表】由业务主管填写, 应前月最后一日交给经营者或营运主管存查.

【周行程计划表】

如何填写【周行程计划表】

1).业务人员的工作是常态性的,有时为了配合经销商内部工作及业务主管指派工作,必须调整【周行程计划表】.

2)业务人员安排【周行程计划表】主要是以拜访客户,最少每周可以拜访一次以上,在将业务主管交办事项,正常工作,主管协同拜访,周会议,培训,休假的事件安排在周计划表上,如果是管理职人员应填写【月行程计划表】,执行层人员填写【周行程计划表】.

3).以客户能被完整的照顾及服务为安排行程,所以拜访客户数就很重要了,如果业务人员在安排工作时已经超过工作能力,即使每日超时加班及例假日加班都无法完成工作,应该向主管提出协助要求,可以将非必要工作去除或请他人协助,业务人员主要是完成业务工作及达成销售目标为最重要工作.

4).【周行程计划表】除了可以安排工作以外还可以检验工作的负担, 可以协助业务主管的工作安排.

5).【周行程计划表】由业务人员填写, 将所有客户以周行程规划, 且依行程拜访, 将主管指派工作及会议行程, 把主管协同拜访安排在周计划行程内.

6).每周工作的最后一天下班前,将【周行程计划表】交到业务内勤及业务主管存查.

7),如果行程改变时应该在前一天通知内勤助理,以便主管掌握业务人员行程,主管必要时改变自己的行程.

【每日配送人员行程】

如何填写【每日配送人员行程】?

1).配送要作得好就应该作好【每日配送人员行程】安排, 【每日配送人员行程】主要是以配送顺序作为安排原则.

2).【每日配送人员行程】除了安排配送顺序以外, 还有一个重要的工能就是出货上车顺序, 最早送货的客户应该最后上车, 以便有效配送节省配送时间.

3).填上配送箱数计算出配送总箱数,可以确定是否重量超载及完全装载上车,如果不能完全上车应该安排二次出车配送,如果因时间来不及可以请主管安排配送.

4).在出车之前填写出车时间,可以了解是否花太多时间在上货,出车时间太慢影响配送时效,长期如此业者主管应该检讨货品上车流程及方法,改善工作效率.

5).出车时填写预估总配送时间可以让主管人员了解回车时间可以顺利安排工作,如果下午2点就可以回来应该安排二次出车,如果每台车辆只3至4小时时间,是以可以考虑并车配送,回来时填上回车时间,检查是否超过预期时间太多,检验配送过程改善配送方法.

6)填上总配送金额,可以让主管人员提早了解销售业绩进度,督促业务人员工作进度,管理就是作的比别人早,比别人好才有成巧的机会.

7).填写配送人员及配送司机是为了方便配送销售业绩统计及奖金计算,有效督导配送人员工作.

8).车牌号码是为了配送效率计算,对车辆贡献度作出正确的评估,实际了解车辆的使用率,是否还有发展的空间.

【导购出勤计划表】

如何填写【导购出勤计划表】

1).【导购出勤计划表】主管的功能就是了解导购人员的出勤时间, 掌握导购人员的工作状况, 评估时间安排是否合乎工作需要, 协助导购人员的工作安排, 提高工作效率及终端销售.

1).由于导购人员的工作不是每一天出勤,是以工作及相关工作需求安排,导购人员每天必需工作12小时以上,因此是做一休一,或做二休二, 只要每个月工作作满15天即可.没有【导购出勤计划表】业务人员如何了解导购人员出勤状况呢?

3).终端机都有的销售旺时,什么时间可以卖得多卖得好,有一定的时段,终端每天下午5至6点是当日的高峰期上班族下班,星期五下午5点至星期日下午8点是每周的高峰期大家休假,促销档期,黄金周,周年庆,长假期等.所以业务人员要懂得如何安排导购人员的工作时间.

4).【导购出勤计划表】由导购员填写出勤日期及时段, 在前月最后一日填写完毕, 交给业务人员存查, 因为导购人员的工作是固定,

5).业务人员用【导购出勤计划表】来了解导购出勤时段,方便于管理及补强销售,有特别需要时可以要求加班,以劳动基准法规定给予加班费.

6).【导购出勤计划表】应该提供一份给主管人员, 主管人员市场检查时, 有一份可凭据考察的资料.

7)终端本身有建立导购人员出勤时间表,一样可以以终端的表格使用,避免导购人员重复填写.

8).导购人员是一个重要的工作,业务人员应该安排时间给予开会及培训.以提高导购人员的相关导购能力,如果有培训及会议时应该在行程表上展示.

【客户拜访纪录卡】

如何填写【客户资料卡(A)】

1).【客户拜访纪录卡】分为4张,A卡为客户基本数据,包含了基本数据,采购人员,营业人员,收货人员,收货流程,订单方式,财务人员,付款条件,付款方式等重要数据.

2).业务人员应该在确定开始交易前就应该完成客户数据卡(A),一份自己用,一份给配送人员,以方便配送,协助收款,陈列上架,建议订单取得.

3).内容必须填写完善,将【客户拜访纪录卡】依路线安排归榴,拜访时应将【客户拜访纪录卡】,单路线档案带出拜访客户,完毕后必归回档案柜内.

4).【客户拜访纪录卡】必须列入移交, 【客户拜访纪录卡】是经销商的重要资产, 上面纪载了客户的全部数据及交易过程.

5).完整的客户资料卡内容可协助业务人员,作为工作分别析及说服终端客户的利器,你可以从中得到客户的销售状况,协助客户是否应该进货的判断,有效管理客户掌握客户销售进度.

6).如果有新进人员也可以从完整的资料中,快速的进入状况,对客户做出较好的服务,减少新进人员的适应期,推早为经销商带来销售业绩.

7).主管人员只要检查【客户拜访纪录卡】就可以了解业务人员的工作进度及工作内部,可以及早发现问题,解决问题.

如何填写【客户资料卡(B)】

1).B卡纪录客户的全部上架品项,内容有产品名义,产品编号,产品的国际条号,产品规格,产品包装,正常售价,正常进价.

2).主要功能有:

(1).检查上架品项是否足够,终端上架是需要花钱上架,每一个产品都是终端收了上架费才能上架,如果在B卡上纪录上架品项是15支,在架上及仓库就必有15支产品,如果没有15支产品可以要求终端进货,品项是达成销售目标最重要的关键,如果没有上架如何达成销售目标呢?.

(2).检查正常售价是否为正常销售价,太高太低都不对,太高影响正常销售,太低会影响终端毛利,有可能终端在毛利不足时僧要求经销商以费用或货品蛹毛利,最后钱还是经销商要出,检查是否因促销后未恢复正常价还是计算机建价错误.

(3).配送人员可以依B卡检查进货产品的供价,规格,条形码.包装是否正确,如果有特殊包装,应该在B卡上注明.

(4).业务人员在开立订单时可以依B卡来开立,可以减少开单的错误,包括了上述任何一项的错误,只要有一项就会造成终端拒收及收款困难.

3).因为业务人员在填写时应该填写正确,将所有数据检验依合同协议价格及相关规格清楚,必要时请财务人员协助核对.

4).增加产品品项时应该及时填写,以确保数据最新,最正确.

如何填写【客户资料卡(C)】

1).C卡主要是纪录业务人员拜访客户的进/销/退/存,就是客户的进货,存货包含架上存货及仓库存货,退货,销货.

2).销货的计算方式是本日存货＋本日进货－本日退货－前期存货=销货,也称为实销,实际销货.

3),了解了客户的实际销售,可以计算出出平均销售量,协助终端做好库存量的规划,提出建议订货单,可以使终端保有安全库存,减少缺货的产生,减少缺货就可以确保销售目标的达成.

4).从C卡可以了解销售目标是否可以达成,例如每周实销为2,000元,没有其它问题时正常每个月就可以销售8,000元以上,比较目标是否可以达成,当月目标设定为10,000元,可以确定是无法达成时应该增加促销活动来增加销售量.

5).在检查过程中,发现是安全库存时常不足,常常缺货影响销售业务,也可以发现配送人员是否有及时配送,发现问题应该及时反应,提出解决方案,如果是终端不愿增加库存量来减少缺货产生,可以以实销数字来说服终端人员,因为数字会说话.

6).主管人员在检查客户拜访纪录卡时可以了解,终端的销售状况,了解经销商其它部门的配合状况,依客户状况提出建议,例如甲客户每月应销售10,000元为何只销售6,000元,可以从中找出问题,提出实际可行的建议祉要求业务人员提出改善方案.

7).前面提出达成销售重要关键是上架销售品项,另一个关键就是客户,没有客户那来的销售,所有的销售是由一个一个客户累积的,所有的客户都不能达成自己的目标,经销商如何达成整体销售目标呢?

如何填写【客户资料卡(D)】?

1).D卡主要内容有客户的地理位置,与客户交易的重要纪录,业务人员应将客户位置相关位置以明确方式标出,纪录在交易过程中的每一笔重要事件,将来有据可循.

2).主要功能有

(1).明确的客户位置图,自己或主管及新进人员很容易就找到客户的位置拜访客户,业务人员的工作就是每天拜访客户,不应该不知道客户的位置,客户地理位置主要是给其它人员使用,一天业务人员请长假时,替代人员很快就可接手,在区域调动时不用花太多时间去带人,可以节省大量交接时间提高工作效率.

现代的大型终端大卖场营业面积很大有时有几层楼,可以的可以将陈明位也标示上,助人助已业务本来就是一个互助的工作,有困难的时大家可以共同帮助解决.

(2).纪录客户的重要事件如促销,丞诺,问题,解决方案,回馈,竞争品牌的重要信息,一可以真实纪录业务人员的工作内容,二来可从市场上得到信息.

业务人员给终端客户的丞诺必须实现,纪录问题及解决方法可以提供其它人一个借镜不要发生同样的事,也可以相同问题的解决方向,快速解决问题.

3).客户资料卡-业务人员填写,应完整填入窗体内容,以每日行程归纳成册,列入移交,如果有填写完整的【客户拜访纪录卡】时,业务人员的销售日报表就可以不填写,因为【客户拜访纪录卡】是比较完整性的拜访纪录,也是比较完整的销售纪录,被控制点比例正确,可以帮助组销商在建立管理机制的第一个重要的工具.

【业务人员拜访日报表】

如何填写【业务人员拜访日报表】?

1)经销商如果没有使用【客户拜访纪录卡】时,必须使用【业务人员拜访日报表】

来了解检查,业务人员的工作进度及工作内容,这是一张业务人员一天拜访的总结,事实上只是要了解业务人员是否有依照行程每天去拜访客户,服务客户.

2).日报表的规划方式,品项部份可以依业务人员负责客户不同,事先将产品数据填上,再依不同行程安非排填写客户名称,6天有6张不同行程的日报表打印存盘,周一就带周一的日报表周二就带周二的日报表,这样可以节省大量的时间,只要填写几个数字即,让报表使用更简单好用,也可有效控制行程.

3).业务人员在拜访客户时应该带日报表,每拜访一个客户就要填写一次,不可回经销商后一次填写,如果业务人员是这样填写,有可能没有拜访客户回来抄袭以前报表,在外资企业作假报表是会被开除而且只要一次被查到就开除,原因很简单,业务人员是出外作业报表是主要的管理工具,如果作假报表就失去管理的意义,会假假报表就代表没有拜访客户,没有拜访客户那来的销售业绩呢.

4).主管人员应该不定案检查报表的真实性,进而了解业务人员的工作内容,督促业务人员做好每天的天作,以前笔者在管理人时最喜欢用『三张纸管理』,第一张是写出你的工作职责,自己都不知自己要作什么怎么可能把工作做好,第二张是写出你今天如果不开会你应该作什么,业务人员应知道自每天应做什么,如果不知道如何把业务目标达成呢?第三张是写出昨天你拜访了那些客户,如果昨天有实际拜访客户,今天不用看纪录就可写出来,比较昨天业务人员写的日报表就可以知道昨天的报表是真的假的了.

5).【业务人员拜访日报表】是比较被动的方式, 只能督促业务人员工作不能全面发现问题，笔者建议可以使用【客户拜访纪录卡】来纪录业务人员的工作，可以得到更完整更及时的市场状况，有帮助经销商未来的发展．

【主管拜访纪录表】

如何填写【主管拜访纪录表】?

1).主管在行程中有安排主要客户拜访,主要客户是经销商主要销售业绩的来源,拜访的原因有:

(1).拜访二批客户及中盘户,二批客户及中盘客户是为了补助足区域覆盖率的不足,经销商是区域经营方式,区域内所有客户都应该要交易,市场细分,细作,但不是每一个客及终端经销商都可以自己作,有时候是客情关系有时是效益问题.

可口可乐,康师傅,是以直营的方式营运区域,分公司或营业所与经销商的经营方式一样,康师傅目前有1500个以上的业务人员,300多个营业所自己操作市场,但还是需要二批及中盘客户来弥补覆盖率的不足,重要客户除了有专人服务外,业务主管必须定时拜访以加强客户关系提高销售.

(2).拜访大型终端客户及连锁终端客户的采购及负责人,安排时间拜访客户了解客户问题,可以有效解决客户问题,亲自拜访客户可以更了解客户,对整体经营策略及销售计划的制定有很大的助力,查核业务人员的工作状况也是工作重点之一.

(3).开发重要客户及协助收款,这是主管一个重要工作,重要客户及问题帐款需要更高的沟通技巧及谈判技巧,因此需要业务主管出面谈判,以确保客户可成交及回款.

2)业务主管填写【主管拜访纪录表】将拜访过程做祥尽的纪录,以便追踪工作进度及商谈内部,如果有什么丞诺时可以在约定时间内落实,纪录是给自工作一个清昕的回顾,可以找到改善的空间,也可以让经销商经营者了解主管在作什么,是否可以提供协助的地方加以协助.

3).拜访时一定有拜访客户名义,拜访目的,拜访人员,访谈内容,达成协议,未能达成原因,最好纪上下次拜访时间,必须事前做好计划准备拜访数据提高达成的机率,市场问题,竞争对手信息,客户要求等应该纪录在重要纪事内,以提回顾,检讨,追踪,再计划,再执行.

【建议订货单】

如何填写【建议订货单】

1).建议订货单的用途是拜访客户时取得订单,只要拜访客户最重要也是最主要的工作就是取得订单.

2).建议订货单-主要是由业务人员填写(紧急缺货由导购员填写),功能是增加销售及减少门店缺货的机率,目前终端的经营模式有

(1).经销商直接配送,业务人员可以直接依终端客户的现场存货及库存存货判断是否需要进货,再将季节,销售时段,促销档期考虑在内,低于安全库存时就必须进货,在前面有介绍【客户拜访纪录卡】方式及管理机制,终端就可以依你的建议方式下单,客户的下订货单会以终端制服订单,业务人员必须购买或到出单中心打单,比较小的客户可以使用经销的建议订货单订货,不论以何种方式下单都必须经过下单人员同意,大订单必须终端主管同意.

(2).进入客户的配送中心再统一配送,也称为统仓,经销商只要将产品送到统仓,统仓就会以终端的进货单送货,有时会因为现场人员未下单而经常缺货,经销商会因未配送或配送不损失销售的机会,【建议订货单】主要是要补现场人员的作业疏失,由业务人员或导购人员依现场销售及库存状况提出建议订货单经现场人员同意传真到统仓要求出货.

4).填写时必须让卖场人员了解下列重点一.建议原因:□库存不足□品项缺货□促销品量不足□配合档期□销量高峰上打V,二.以上建议数量仅作进货建议,不作收款使用,减少配场人员的虞虑.三.以贵公司正式进货单或正式订货单为主.

5).有卖场人员的签名确认可以减少发生拒送,拒收.

【配送日报表】

如何填写【配送日报表】?

1).【配送日报表】日报表主要是作帐使用及库存对帐使用, 配送人员完成一天的配送行程后, 回经销商办公室时必须作帐, 缴帐, 缴款及核对出货及作帐数量的平衡.

2).配送人员将当天配送单据汇总成一张【配送日报表】以便以,作帐人员帐,将配送单及【配送日报表】送在一起,同时缴交给作帐人员,作帐人员在检对帐配送单数量与【配送日报表】上的笔数是否相同,相同时给予签收,同时配送人员必缴交今天收回的帐款,任何的现金支票及账单应当日致交,配送人员不的带回家,如果太晚回来应该缴交给业务主管或经销商经营者.

3).缴完现金,支票,账单【配送日报表】后,应该核对【出货单】,【配送日报表】及退库数量是否吻合,如果不合应该在当日查明清楚以免库存帐务错乱.

4).业务主管每天必须审查配送人员的所有配送单及【配送日报表】是否正确,与【出库单】及【每日配送人员行程】检查每天订单是否有全部配送,如果没有配送应该了解原因,请配送人员提出说明及配送时间,同时检查账单的正确性.

5).配送人员在配送过程中发现了任何市场信息,竞争对手信息及终端问题,将内容填写问题反应欗内.

【进销存纪录表】

如何填写【进销存纪录表】?

1).导购人员是提高销量重要的关键,导购人员的销售能力也是决定终端是否可以提高销售量的重点,促销人员基本薪资从450元至800元不等,加上奖金及管理费超过1200元,单一终端如果没有一定的销量可能没有能力请导购人员,如果终端每一个销售12000元的销售额导购人员的费用就是10%,如果没有厂家的支持经销商如何支付的起,厂家也会作投入产出比的分析,没有效率怎么会投入呢?

2).【进销存记录表】,由导购员填写,将每日期前库存,当日进货,期中销售 (每四小时记录一次),回家前盘查期未库存,产品促销时应该注明原价及促销价,期初库存＋本日进货－期未库存＝实际销售量,也就是导购人员当日的销售量,也是导购人员销售奖金的计算基础, 如果每一次期中销售纪录正确应该＝实际销售量.

4),【进销存记录表】重要功能之一就是提供促销信息分析, 产品促销时应该纪录促销品项的原价及促销价, 可以提经销商业务人员及主管分析促销的成效, 可以行清楚计算出有无促销的差异, 如果产品促销时销量没有大幅的提升, 立即检讨是否促销方式有问题应该立刻加强改善.

5).【进销存记录表】重要功能之二就是了解终端销售时段的差异, 导购人员上班的当天必须纪载4次期中销售 (每四小时记录一次) 可以纪录每一个时段不同销售状况, 如果在某一些时刻没人没销售是否可以调整导购人员的每日进场时间.

6).【进销存记录表】重要功能之三就是分析有无导购对销售量的影响,导购人员不是每一天上班,很清楚竟可以判别有无促销人员的差异,比较同一时段同一时期,正确的比较方式可以提供正确的信息,有促销员时每天可以多销售2,000元以上,15天就可以增加30,000元,可以考虑是否增加一个导购人员来增加销量.

【协同拜访纪录表】

如何填写【协同拜访纪录表】?

1).业务主管会安排每个月的作业行程,协同业务人员及配送人员拜访市场,主管协同拜访的的主要功能是,检查人员的工作状况,了解人员的工作能力,了解市场的现状及变化,发现市场及客户潜在问题,示范业务工作方法及培训员工,建立长远的客情关系等.

2).安排方式每个月每一个业务人员以安排一次为原则,必要时可以安排二次以上,如新进人员,工作状况不好的人,销售业绩经常无法达成的人,重要工作需要完成时,必须安排多一点时间协同拜访,来培训新人教育工作绩效不好的业务人员.

3).协同拜访不要改变业务人员路线安排及日常工作为原则,可以事前安排也可以临时通知的方式,突击检查业务人员的工作状况,业务人员有在从事其它非经销商内部工作,以连续协同拜访的方式就可查出真象,外资企业或一般企业规定如果严重违反三不原则将被开除,盗用公款,兼差,套购,套购就是拿经销商产品交换别家产品赚取差价利润.
......

3.2.4.管理报表的应用

管理报表主要是应用在管理重点上,也就是重点管理,不是每一张报表都要运用上,可以依自己的经营型态及需求找去可用的报表也可以修改内容,让管理报表更适何自己使用,报表设计必须合乎下列原则:

1).一页管理,将所有管理报表都转化成一页,使管理报表使用上更简单,清楚,祥细,必要性,实际性.

2).计划表格必须有确实执行行动方针计划,表格内容必须是数据化,达成与目标必须可以比对及评估

3).执行表单必须有人查核,所有管理报表必须有人去看,去分析,去管理,去检查,报表的使用才有意义,不要只有做没有管理,没有将报表内的有用数据找出分析,做为决策及改善工作方法用.

4).所有表单必须一致化,电脑化,如果可以报管可以用计算机报表的方式,从计算机作业再打印存查,一致化会使统计的工作更容易更快速.