outlook如何建立邮件内容模版

2020-04-30 科技 91阅读

通常情况下,我们通过“复制”、“粘贴”操作来处理这类模板文件,更为完善的处理方式是将Word设置成为您的邮件编辑器,并在邮件中为标准文本使用自动文本。但是,或许最有效的方法是设计一个模板,您可以使用它来创建标准的邮件内容,甚至可以创建一个包含模板的菜单,从而当新建邮件的时候,可以随时使用它。下面让我们来看一下这些是如何实现的。

准备工作:激活Outlook 邮件编辑器

如果您已经在Outlook将Word配置为您的邮件编辑器,在创建模板之前,需要切换到Outlook邮件编辑器。当模板创建之后,将邮件编辑器再切换成Word,模板能照常工作。

按照下面的步骤配置Outlook邮件编辑器:

1、选择工具>选项>邮件格式。

2 、取消“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”复选框前面的选中标志,点击确定。

要将word再设置成为邮件编辑器时,可以在这个页面下再选中刚才的复选框即可。

如图A:

图A

创建模板

准备创建模板之前,先打开一个新的邮件编辑窗口,并输入模板文件内容。邮件主题行也可能包含相同的内容,所以也可以输入内容。如果您总是给同样的人发送邮件,就可以在模板中将他们的邮箱地址填写在To,
Cc,和Bcc中(Cc和Bcc中的内容在很多情况下都是相同的)。

然后,选择文件>另存为,将刚才的输入的内容保存为outlook模板(.oft)类型,如图B:

图B

给模板取个文件名并注意模板保存在哪个文件夹之下。Outlook会将模板文件保存在一个默认文件夹下,您也可以保存在其它的文件夹下,只要下次要使用它们的时候知道它们存放的位置。

模板创建之后,可以直接关闭邮件编辑窗口,当提示“是否保存修改”时,直接点击“否”。

此时,我们可以重新勾选“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”复选框,点击确定。

使用模板的常规方法并不比使用“复制”、“粘贴”操作快捷。您要选择工具>窗体>选择窗体,在“查找”下拉列表中选择模板文件。为了简化操作,我们需要一个菜单,在菜单项中直接调用模板。

创建菜单

在Outlook工具栏上点击右键,选择“自定义”,打开如图C所示的对话框。点击“命令”标签,在类别列表框中选择“新菜单”。此时命令列表框中会显示“新菜单”,如图D所示:

图C

图D

将“新菜单”拖放到工具栏中(图E)。例如,我们可以将它拖放到帮助(H)之后。可点击“更改所选内容”对“新菜单”进行一些选项配置。如图F所示:

图E

图F

有时候我们需要按照当前的要求将新建的工具栏重命名。此时可以定位到图E的位置,然后选中我们欲重命名的工具栏,再点击“更改所选内容”进行操作。

添加模板

将新菜单拖放到合适的位置后,所需要做的就是添加一个链接到您的模板的按钮。在“自定义”对话框下,从“类别”列表中选择“工具”,在命令列表框下选择“选择窗体”,并将之拖到菜单项“新菜单”下,如图F所示:

图F

紧接着点击“更改所选内容(M)”(位置参见图F)。将“选择窗体”重命名为“邮件模板”。然后,点击菜单项底部的“分配超链接”选项,选择“打开”命令,如图E所示:

图E

在“分配超链接”对话框中,定位并选择您的模板文件,点击“确定”。接着关闭自定义对话框。

现在,当需要编辑特定模板内容的邮件时,只需要在“新菜单”菜单项下选择合适的模板即可。比如:选择刚刚新建的“选择窗体”模板。

,点击“邮件模板”之后,就出现了之前定义的邮件模板,如下图:

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