通常情况下，我们通过“复制”、“粘贴”操作来处理这类模板文件，更为完善的处理方式是将Word设置成为您的邮件编辑器，并在邮件中为标准文本使用自动文本。但是，或许最有效的方法是设计一个模板，您可以使用它来创建标准的邮件内容，甚至可以创建一个包含模板的菜单，从而当新建邮件的时候，可以随时使用它。下面让我们来看一下这些是如何实现的。
准备工作：激活Outlook 邮件编辑器
如果您已经在Outlook将Word配置为您的邮件编辑器，在创建模板之前，需要切换到Outlook邮件编辑器。当模板创建之后，将邮件编辑器再切换成Word，模板能照常工作。
按照下面的步骤配置Outlook邮件编辑器：
1、选择工具>选项>邮件格式。
2 、取消“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”复选框前面的选中标志，点击确定。
要将word再设置成为邮件编辑器时，可以在这个页面下再选中刚才的复选框即可。
如图A：
图A
创建模板
准备创建模板之前，先打开一个新的邮件编辑窗口，并输入模板文件内容。邮件主题行也可能包含相同的内容，所以也可以输入内容。如果您总是给同样的人发送邮件，就可以在模板中将他们的邮箱地址填写在To,
Cc,和Bcc中（Cc和Bcc中的内容在很多情况下都是相同的）。
然后，选择文件>另存为，将刚才的输入的内容保存为outlook模板（.oft）类型，如图B：
图B
给模板取个文件名并注意模板保存在哪个文件夹之下。Outlook会将模板文件保存在一个默认文件夹下，您也可以保存在其它的文件夹下，只要下次要使用它们的时候知道它们存放的位置。
模板创建之后，可以直接关闭邮件编辑窗口，当提示“是否保存修改”时，直接点击“否”。
此时，我们可以重新勾选“使用Microsoft Word 编辑电子邮件”复选框，点击确定。
使用模板的常规方法并不比使用“复制”、“粘贴”操作快捷。您要选择工具>窗体>选择窗体，在“查找”下拉列表中选择模板文件。为了简化操作，我们需要一个菜单，在菜单项中直接调用模板。
创建菜单
在Outlook工具栏上点击右键，选择“自定义”，打开如图C所示的对话框。点击“命令”标签，在类别列表框中选择“新菜单”。此时命令列表框中会显示“新菜单”，如图D所示：
图C
图D
将“新菜单”拖放到工具栏中（图E）。例如，我们可以将它拖放到帮助(H)之后。可点击“更改所选内容”对“新菜单”进行一些选项配置。如图F所示：
图E
图F
有时候我们需要按照当前的要求将新建的工具栏重命名。此时可以定位到图E的位置，然后选中我们欲重命名的工具栏，再点击“更改所选内容”进行操作。
添加模板
将新菜单拖放到合适的位置后，所需要做的就是添加一个链接到您的模板的按钮。在“自定义”对话框下，从“类别”列表中选择“工具”,在命令列表框下选择“选择窗体”，并将之拖到菜单项“新菜单”下，如图F所示：
图F
紧接着点击“更改所选内容(M)”(位置参见图F)。将“选择窗体”重命名为“邮件模板”。然后，点击菜单项底部的“分配超链接”选项，选择“打开”命令，如图E所示：
图E
在“分配超链接”对话框中，定位并选择您的模板文件，点击“确定”。接着关闭自定义对话框。
现在，当需要编辑特定模板内容的邮件时，只需要在“新菜单”菜单项下选择合适的模板即可。比如：选择刚刚新建的“选择窗体”模板。
，点击“邮件模板”之后，就出现了之前定义的邮件模板，如下图：
