一、沟通的准备包括：
1、材料的准备
2、 流程的准备
考评者针对考评结果选择合适的沟通流程并预先告知被考评者，考评者与被考评者需要事先在脑海里反复预演将要进行的沟通的流程方案。
除了想要做几件事外，还要想我该说什么？我该如何说？该先说什么再说什么？什么是需要重点说的？如果我被这样提问了我该如何回答？有时间的话甚至要想想我这样的安排是否妥当？是否能完全表达我要表达的意思？
3、 时间的准备
考评者与被考评者需预先安排一个同时有空的时间，半个小时至一个小时即可，前提是该时段无任何安排与打扰。我们需要选择一个合适的时间来保证我们的沟通有效，一个合适的时间不会让我们的准备很仓促，不会让我们的沟通双方很焦急地想结束，不会让我们沟通双方感觉不方便。
沟通时间的选取主要是由考评者选择安排，为了这样一个时间的有效性我们必须做一些适当的安排来保证其合理性。
4、 地点的准备
考评者应选择一个不被打扰、便于沟通的地点，如果双方有放映文件的需要的话必须保证沟通地点有可用的投影仪等设备。在沟通时能挂上一个提示“沟通进行中，请勿打扰”的提示牌就更完美了。
5、 心情的准备
沟通前双方必须都是心平气和的，不带有任何的恶劣情绪，愿意开诚布公的进行交流并准备好接受他人的意见，并且愿意为之努力行动。沟通时候的心情是非常重要的，也是我们的安排者经常会忽略的，我们的绩效沟通是为了更好地达成目标，是为了改进我们的绩效，只有真心地去接受这样一种沟通，我们的沟通才会真正有效而不是一种形式。
没有准备好请不要开始沟通，我们要拒绝无准备的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
二、有效的沟通是有约束的沟通
1、时间的约束
事先约定时间限制，沟通过程中遵守时间限制，一般建议沟通时间不要超过一个小时。
2、内容的约束
绩效沟通围绕的是绩效指标和指标考核结果，所有的交流都是围绕绩效指标展开的。在绩效沟通反馈的过程中不聊与指标无关的内容，哪怕是再紧急重要的事情也不在此次的沟通范畴中。
3、行为的约束
在沟通过程中，沟通双方必须要管好自己的通讯工具，不要让有限的一个小时被电话打断，被一些“看似紧急”的请示打断，我们的沟通要“免打扰”。没有约束的沟通请立即停止，我们要拒绝无约束的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
三、有效的沟通是有记录的沟通
1、有关指标的平时记录
有关指标的平时记录是沟通前的准备记录，是我们沟通的事实基础。
2、沟通过程中的记录
3、落实情况的记录
沟通结束以后，我们实施绩效沟通的双方除了递交《绩效沟通反馈记录》外，还要持续性地做好记录，为下一次的沟通做好准备。 没有记录的沟通请重新进行，我们要拒绝无记录的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
四、有效的沟通是不达目的不罢休的沟通
1、原因分析透彻
①只有深层次的剖析才能找到改进的机会；
②必须对指标达成本身进行原因分析。
2、措施切实可行
①制定的措施必须有针对性；
②制定的措施必须能看到预期效果；
③制定的行动措施必须切合实际；
④制定的措施必须可实行。
3、计划清晰明了
①计划包括采用的方法、花费的时间、需要的资源等；
②计划无需完美，但必须有行动的方向；
③沟通所得的计划还要继续分解。
没有结果的不完整沟通请反思，我们要创造有结果的沟通，因为我们拒绝低效率与浪费！
沟通的成本很高，所以不要轻易开展无效的沟通。但是有效的沟通可以大大提高未来一定期限内的效率，从而大大节省成本，所以我们需要有效的沟通。
