如何选择会议酒店

理想的会议效果，是所有会议组织者追求的目标。会议组织机构都要为会议的举办提供必要的条件，如资金、人员等；并设立一定的目标，如参会的目标群体人数、盈利数额、某种宣传效果等。会议组织者追求的目标，就是在一定的条件下或一定的预算范围内，设法使会议的效果最佳化。我们说，组织一个会议，在选择酒店时不是简单的花钱花到位这么回事。要选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑，有差异地选择最优方案。会议室的面积和数量会议分不同的类型，单就这一点就要按需求来差异化地选择酒店。在组织一个会议时，先确定会议类型、人数，然后考虑会议室的类型和面积。比如，有的对话峰会在不同的分场地同时进行，既要考虑峰会适合什么样的会议室，又要考虑会议室的数量。会议室的面积也十分重要，须注意的是会议酒店往往看客下菜，不按实际容纳人数报，大会议他们往往超报，导致会议期间会议室拥挤不堪。会议室的配置根据会议的类型、与会人员的使用语言以及具体要求，在选酒店时要考虑其设备情况以减轻会议组织者自身的工作量。要选择备有相应设备的会场，含音响、投影仪、同声翻译系统、视频会议系统等，部分特殊的设备可以根据会议要求提前租赁。拿投影仪来说，现代的会议室在使用过程中大都免费提供一般投影仪，而一般的国际或商务会议中，会议室内提供的设备远远不能满足会议在数量与质量上的要求，这时就需要单独租赁，很多时候还要配合等离子、液晶或LED显示屏等混合使用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。酒店住宿对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一，于是也就有了对客房的要求，简单点说就是满足与会嘉宾的用房量及其对住房舒适程度的需求。找专业的会议服务商通常能获得较好的折扣。正常的住房费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议组织者应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围，再决定如何差异化地选择。餐饮餐饮也是需考虑的一个重要部分。会议的餐饮主要有早餐、午餐、酒水及服务费、会场茶歇、联谊酒会等形式，要根据不同形式的组合来实施预算，经比较筛选后选择酒店。一般会议的正餐是午餐，可以采取人数预算(自助餐形式)，或按桌预算(围桌式形式)。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。酒店与交通中心的距离会议的与会者来自全国各地，选择酒店也要将一些重大交通中心(机场、火车站)与酒店之间的距离、两地之间的畅通程度等纳入参考范围。此外，须了解酒店所在地的相关功能设施是否完备，如商场等。如果与会者大都可以驱车前往会议场所，位于市郊的酒店往往是大受欢迎的。酒店的服务酒店本身的服务范围和服务质量也是会议组织者参考的重点，一个成熟的会议酒店往往也能很快获知客户的需求并迅速做出安排。安排车辆接送机，为参会嘉宾安排停车位等都是会务中涉及的常务工作。进行会议酒店的选择，前提是确定会议细节，然后制作有一张可供比较的酒店清单。确定好具体酒店以后，如条件允许，最好亲临现场进行考察，做出最终的选择和认定。