第一步：创建一个联系人文件夹并使其按照电子邮件地址显示
1.在Outlook选项中选择“联系人”。
2.定位联系人文件夹的目录。(如果需要创建一各专门的子文件夹，在主要联系人文件夹上点右键并选择新建文件夹命令。)
3.在相应的文件夹上点右键并选择属性。
4.接下来，在文件夹的属性页中选择“Outlook通讯录”选项卡。
5.选择'以电子邮件地址的方式显示文件夹'复选框。
6.点击OK.
第二步：进行实际的邮件合并
1.打开Microsoft Word并选择工具- >信件和邮件- >邮件合并。
2. Word的工作窗格将出现并问接下来要处理什么类型的文件。在这种情况下，因为要处理印刷品，选择信件选项并按下一步。
3.下面会提示选择启动文档。有许多项可以选择，可以在使用当前文件，一个已经存在的文件或者一个模板。为了演示目的，选择当前文件选项并按下一步。
4.此时该选择信件要发送到的那些所创建收件人了。选择'从Outlook联系人中选出'选项。
5.在这里不要按下一步。而是应该选择联系人文件夹选项。
6.将在Outlook视图中看到一列联系人文件夹，(如果你使用多重的视图，有可能要选择视图)。作出你的选择并点击OK.
7.在选择的文件夹内，将看到所有联系人的一览表。接下来选择期望联系人并单击OK.此时，可以撰写邮件了。Word允许你插入联系人列表中的各种内容到信件，只需通过在工作窗格中点击相应的对象。默认地，你可以插入地址块、问候语、电子邮费或者邮费条形码。
可是使用更多内容选项会更简便。这个选项允许你选择个别区域，比如名、姓、城市、状况、邮递区号等等。比起仅仅插入一个地址字块或者问候语，它给你带来更多的对信件的控制。
8.当做完以上所有步骤，点击下一步预览信件。
9.如果一切无误，再次点击下一步完成合并。
10.最后，单击"打印"来打印已经创建好的信件。
