该机构违法了你们最初订立的口头协议，有以下几种方法可以解决：
1，与该机构协商退款，双方做出各自的让步减少诉讼带来的时间还金钱成本上的消耗
2，达不成协议的，你可以向法院提起诉讼，表明该机构违约给你带了的损失，请求法院判决该机构退还你的定金，并且可以要求其赔偿一些违约金。
3，机构退款但是扣钱的行为并不合理，即便是你没有了单据，但是该机构肯定也有你交款的证明，并不能因为你丢失单据而扣钱。
扩展资料
消费者可向消费者所在地的消费者协会投诉，也可向责任者所在地的消费者协会投诉。
消费者协会在接到投诉后，将消费者投诉的问题转交到被投诉单位，并要求在规定的时间内作出问题的处理与答复；或转请有关行政部门根据《中华人民共和国消费者权益保护法》及有关法规进行处理解决。对一些重要的投诉，消费者协会还将会派人进行调查、解决，了解有关政策和法规，向消费者作一定的解释工作。
消费者的投诉都要以文字材料为准，包括所购商品的名称、规格、牌号、数量、价格、购买时间、购买地点或经销单位、生产单位的地址和名称，或注明是无生产单位和地址的商品及各有关票据的复印件；同时，把投诉人的姓名、详细地址和邮政编码以及同经销单位或生产单位交涉的经过等内容写清楚。在没有经过消费者协会同意时，不要邮寄票证、原始单据及实物，以防遗失。
参考资料：
