本法律文书，重点在要求付款，而不是说明情况。关于说明，可以安排在正文的法律依据部分。
一、关于法律文书
1、一般格式：标题+首部+正文+尾部
2、正文：要求+法律依据+付款细节（付款方式、帐户信息和付款时间）
其中，标题可以用“付款通知书”，也可以用更为具体的措辞（比如，同时包括“付款通知”和“情况说明”两个要素）。总之，标题，应当根据合同约定和本法律文书的制作目的拟定，没有一定之规。
首部，要点是写清楚甲方全称，其他措辞没有硬性要求。
尾部，要点是写清楚贵单位的全称和时间。
二、关于证据固定
贵单位的上述法律文书，可以选择特快专递的方式送达对方。在特快专递内容栏内写清楚法律文书的标题和正文部分的关键要素，及时取得并妥善保存快递公司的回执。
固定证据，是防止以后发生纠纷时“口说无凭”，是为了应对可能的纠纷，做到“有备无患”。
当然，也有公证、录音等方法固定证据，但是前者需要较高的成本，后者有较高的风险。这里不做推荐。
