写日记的这种较为私人的形式不同，书信是写给别人看的，用来联系感情、交流思想、研究问题、通知事情等，所以，书信的写作要讲究格式和用途。书信的格式一般分为五大部分；称谓、正文、结尾、署名、日期。
称谓一般要顶格写，这是为了表示对别人的尊重。在称呼上还有长辈与晚辈，年龄大小，地位高低，关系亲疏等等分别。称谓小面一般是一句问候语，前面应空两格后再写正文。
正文指信的只要内容，从第二行空两格开始写。最好是一件事情或一个意思写一段，也可以把几件事情写在一段里，但一定要有条理，层次分明，说话要简洁明白，语言讲究文采。
结尾要写敬语，如“此致”、“敬礼”、“祝……”等，随写信人与收信人之间的关系，双方的地位、所处的季节等不同。署名在正文的下方。一般靠纸的右边。
日期应写在署名的右下方。和署名大致对齐。
