固定资产系统初始化的步骤与注意事项
固定资产核算和管理系统与其他系统一样，初始化都是一个重要的功能，它既将通用系统专用化，也是日后正常应用的基础。
初始化主要是录入初始卡片
在正式启用固定资产系统进行核算前，必须将企业现有固定资产的卡片资料录入系统，以保持历史资料的连续性。这是一项十分重要而又艰巨的任务。说它重要是因为如果不将现有卡片全部录入系统，软件将无法正确计提折旧和提供完整的统汁资料。说它艰巨则因为：
第一，一般企业的固定资产数量繁多，录入工作量很大；第二，原始卡片的资料往往不完整，例如，手工会计条件下一般按类折旧，没有单独记录每件资产的累计折旧，录入之前必须逐一确定每件资产的已提折旧额。
在录入初始卡片的过程中应该注意：
(1)与计提折旧有关的项目录入后，不少软件系统会自动按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，会计人员可据此检查是否有录入错误。
(2)原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。
(3)已计提月份必须严格按照该资产已经计提的月份数，不包括使用期间停用等不计提折旧的月份，否则不能正确计算折旧。
(4)在输入过程中操作员可以对错误卡片进行必要的修改，这种修改是无痕迹修改，即修改前的内容在任何查看状态都将不能看到。
最后必须强调，录入初始卡片是系统初始化的一项内容，系统一旦正式启用，该项功能将被屏蔽，不能再用。
初始化主要包括以下几个方面。
一、 建立账套
固定资产数据以账套为单位进行管理，所以初始化的第一步是建立账套，并设置账套参数。账套参数主要包括启用月份、折旧规则、编码方案、财务接口以及其他一些约定或规则。其中，折旧规则用于确定折旧汇总分配周期、是否月初折旧等；编码方案包括确定资产、部门等代码的设置规则，例如，确定资产类别使用国家规定的4级6位编码，即2—1—1—2分类编码；财务接口用于确定与总账的对账科目、折旧科目等等。当然，这些参数在建账完成后一般是不能修改的，所以必须经过周密考虑之后正确确定。
二、 初始设置
固定资产系统的初始设置主要包括资产类别、使用或保管部门、资产使用状况、资产增减方式等等，其中还涉及许多代码信息，必须一一定义并输入完整的数据资料。
1．资产类别设置
为了准确核算和统计固定资产，必须对固定资产进行科学分类。企业可根据自身的特点和管理要求，确定一个较为合理的资产分类方法，并将设置内容输入系统。资产类别设置可能包括许多内容，例如，包括类别编码、名称、使用年限、净残值率、计量单位、计提属性、折旧方法、卡片样式等等。资产类别编码必须唯一，同一上级的类别名称也不能相同，而且类别编码、名称、计提属性、卡片样式不能为空。
2．部门设置
固定资产的使用、保管和维护都必须确定到具体部门，部门设置即将所有可能涉及的部门预先输入系统，以便引用。部门档案一般包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。必须按照建账时定义的部门编码规则给部门编码，许多系统都采用分级编码，编码不能省略而且必须唯一，部门名称也必须录入。部门属性可包括电话、地址、备注、负责人等辅
助信息。
3．折旧科目设置
资产计提折旧后必须把折旧归人成本或费用，所以在初始化时必须设定折旧科目，以便每月计提折旧之后系统能按此科目自动编制转账凭证。在实际工作中有些企业是按部门归集折旧费用的，即一个部门内的资产的折旧费用将归集到一个固定的科目，这时可以指定部门与折旧科目的对应关系。例如，管理部门的设备如果指定折旧科目为“管理费用——折旧 费”，则每月计提折旧时作如下分录：
借：管理费用——折旧费
贷：累计折旧
同样，如果生产部门的设备折旧科目指定为“制造费用——折旧费”，则每月计提折旧时作如下分录：
借：制造费用——折旧费
贷：累计折旧
当然，也有些企业是按资产类别分摊计提折旧费用的，甚至完全没有规律，即同一个部门、同一类资产的折旧费用可能分摊到不同的科目，这时就必须逐一指定资产的折旧科目。
4.固定资产增减方式的设置
固定资产增加和减少都有若干种不同的情况，设置增减方式正是为了区分资产增加的来源和减少的原因，用以确定资产计价和处理的原则，并可分别对增减进行汇总管理。企业资产增加的方式主要有直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租人等等；
减少的方式主要有出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出等。
5.固定资产使用善状况设置
固定资产使用状况与资产核算和管理密切相关，不仅影响到正确计算和计提折旧，而且企业也需要按固定资产的使用情况进行统计，以了解和提高资产的利用效率。资产的使用状况主要有：在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、来使用等。
6.固定资产折旧方法的设置
设置固定资产折旧方法是系统自动计算折旧的基础。如前所述，固定资产的折旧方法主要有平均年限法即直线法、工作量法、双倍余额递减法和年数总和法即合计年限法，此外，有些系统还提供自定义折旧法和不折旧的选择。
三、 装入固定资产初始卡片
1．固定资产卡片结构
通用固定资产卡片包括资产编号、资产名称、类别编号、规格型号、所属部门、增加方式、存放地点、使用状况、使用年限、折旧方法、启用日期、已折旧月份、币种、原值、净残值率、净残值、累计折旧、月折旧率、月折旧额、对应折旧科目。
此外，企业还可以根据实际情况自行增加一些项目。例如，车牌照号、出厂日期、电话、号码、公司名称、技术参数、技术资料编号、建筑承包商、生产厂商等等。增加项目之后还可以进行卡片设计，根据企业需要设计出具有特色的卡片。
固定资产卡片字段不少都可顾名思义，所以下面只对其中几个主要项目作简单介绍。
(1)资产编号：资产编号是具有唯一性的确定每项资产的编号，一般采用分组码。
(2)增加方式：用于区分固定资产的来源。如上所述，固定资产按来源可分为直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等。
(3)所屑部门：即对固定资产保管使用的部门。对于要进行车间核算的企业它是明确折旧费用分配的一个重要依据，因为折旧费可以先转入车间制造费用，再分配到具体产品。
(4)使用状况：用于区分固定资产的使用状态，既是统计的关键字，也是一项固定资产是否计提折旧的依据。
(5)折旧方法：确定对于某一项固定资产到底采用什么方法计算折旧。
(6)启用日期：即固定资产开始使用的日期，系统将从这个日期开始自动计算已计提折旧的月份。
(7)原值和累计折旧：原值即记录入账的价值；累计折旧用于登记已经提取折旧的累计额。据此可以计算固定资产的净值。
(8)对应折旧科目：指该项固定资产在每月计提折旧时的借方科目，系统将根据该项设置，每月自动编制固定资产折旧转账凭证。
