一般书信格式可以分为：称呼、正文、 结尾（祝颂语）、署名、日期五个部分：
1、称呼。根据自己和收信人的关系，平时怎么称呼，在信中就怎么写。如给爸爸写信，称呼就写“爸爸”；写信给老师、同学的信，称呼就写“X老师”、“XX同学”。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要加冒号（：），表示下面有话要说。
2、正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格，通常先写问候的话。如果是回信，先要写明来信收到，并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多，可以分段写，一件事情写一段。每段起行空两格，转折顶格。
3、结尾（祝颂语）。结尾可根据写信人跟随收信人的关系和具体情况，写上表示祝愿，勉励或敬意的祝颂语。如“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写。以“此致敬礼”为例，“此致”可以紧接正文之后写，也可以另起一行空两格写，“敬礼”则一定要另起一行顶格写。
4、署名。在结尾的再下一行的后半行写上写信人的名字，署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼，如“儿”、“弟”、“学生”等等。
5、日期。可以写在署名的后面，也可以写在署名下一行的后半行。最好写清年月日，以便查考。
