你这样做就首先是极大的错误，没有钱你如何给老板报销的呢？现金是不可以出现负余额的。
没有钱给他就是你欠他的垫付款，对吧？那么你就应先做一张他借入款的凭证增加的你的现金，报销时在减少现金，借入凭证的金额要与他报销时欠他的现金要相等，因为你手中没有现金付出。老板垫付的款在其他应付款设专栏记录，等有现金时在让他把欠的款领出去，此时你在减少其他应付款，直到还完为止。这样你现金就不会出现赤字了。
切记，一定要帐实相符合才可以，即：帐存现金余额与你库存的实际现金余额要相等，否则将来你会有麻烦说不清楚。每笔帐都要让老板同意签字，不能私自做主动用一分钱。这是做财务的规矩，同时也是对自己负责。
