不同企业要求不一样，有些中专、高中都可以。大部分公司都是需要大专以上学历的。
文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分职员的级别，有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。
其实所谓的文员也就是文职人员，即主管经理之助理之类的。在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同，通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务之类的工作，总之都比较繁琐的事。
另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记账工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：即是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的。），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。
