你单位如果比较大的话建议你用档案管理软件如：OA等，但是如果公司规模并不算大型企业我可以把我公司管理档案的方法给你借鉴一下。
档案管理制度
1.总则
1.1 为加强公司档案的科学管理，逐步实现档案工作的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》有关规定特制定本制度。
1.2 公司档案采取统一管理，统一归档。档案由行政管理部负责，各部门使用的常规性文件全部是复印件，并按照本制度的具体要求进行保存。行政管理部负责对其进行监督和指导，并定期检查。
2.文件材料的收集管理
2.1档案按年度立卷。
2.2文件和资料需系统完整。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
2.3各部门均应指定专人负责本部门文件材料的收集管理，人员应相对稳定，如有变动及时通知行政管理部。
2.4凡本公司印发出的公文（含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由行政管理部统一收集管理。
2.5一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办牵头部门收集归卷。
2.6档案员职责：
2.6.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.6.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并将公司性文件向行政管理部办好交接签收手续。
2.6.3承办人员借用文件材料时，应积极提供，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
3.归档范围
3.1公司档案按年度及性质进行分类，具体为行政类、经济类、人事类、技术类、项目类。
3.2行政类
3.2.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3.2.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3.2.3公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3.2.4公司的请示与上级机关的批复。
3.2.5公司反映主要职能活动的报告、总结。
3.2.6公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报告及简报。
3.2.7公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
3.3经济类：公司签订的销售、采购、外委加工合同、协议书及合作方案等文件材料。
3.4人事类：员工基本信息档案；员工接受培训、奖励、处分的文件材料；公司干部任免的文件材料；公司职工绩效考核情况；与公司签订的工作责任状；工资、福利方面的文件材料。
3.5技术类
3.5.1公司产品设计、工艺、质量、检验标准等技术文件和图纸及确定过程文件材料。
3.5.2公司购置的仪器设备的购置申请报告及批复文件，仪器设备的验收报告、全套随机技术文件，说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料。
3.5.3已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。
3.6项目类：前期管理文件、设计文件、技术文件、监理文件、声像及电子文件、竣工验收文件等项目准备、实施、竣工的全部资料。
4.平时归卷
4.1各部门应严格执行平时归卷制度，对处理完毕或批存的文件材料，由各部门档案员及时归卷。
4.2各部门可依据“归档范围”及本部门的业务范围、当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
4.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理存档，公司性文件交行政管理部档案员归卷，部门文件由本部门档案员归卷。
4.4各部门档案员应及时将已归卷的文件材料，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。
4.5除行政管理部以外的部门涉及的如下档案必须及时归于公司档案室。具体为：技术工艺文件、产品配方、检测标准、设备技术资料、公司厂房及水电和平面图等重要文件、产业化文件、采购和销售合同、合作协议、三个体系认证资料、劳动定额、材料定额、辅助材料消耗定额、年度生产计划、年度客户及市场档案、年度完成情况（库存）报告等。
5.立卷
5.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由各部门档案员配合，行政管理部负责组卷，编目。
5.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
5.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文
电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
5.5不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；其他件的立卷按照有关规定执行。
5.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，根据需要编制目录，在材料的右上方标注相对应的编号，案卷应统一在有文字的每页材料的右下角依次打印页号。并具有电子版本目录和打印书面版本目录二种，以便查找使用。。
5.7案卷内必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
6.档案的保管
6.1公司行政管理部、财务部由于归集档案较多，设有存放档案的专门库房，并具有防火、防盗、防潮、防虫等安全条件。
6.2库存档案必须与编制目录、打印书面版本目录要和实物相符。
6.3根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限（永久保存、长期保存、短期保存）每年年终据此进行整理、剔除、作废。
6.4严格遵守档案安全保密制度，保证档案的安全性，做好档案流失的防护工作。
6.5凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调离手续。
6.6所有档案应专人专柜管理，档案员应忠于职守，遵守规章制度，保守秘密。
6.7档案员应做好案卷排列和编制案卷目录工作，按年度及保管期限分别管理。
6.8档案员应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。
6.9公司行政管理部对各部门档案进行监督检查，每月各部门需将存放档案清单交行政管理部备查。对检查不符合要求部门予以通报批评或予以相应处罚。
7．档案的查阅、借阅
7.1档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经总经理批准
不得借阅。
7.2查阅、借阅公司保管的档案材料应填写《档案借阅用审批单》，严格执行公司（查）借阅权限（见附表），履行借阅手续。
7.3档案原件一般不外借，确因工作需要，在借阅时予以标注，并严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。
7.4查阅、借阅档案必须在东大公司，不得携带外出，需要借出的档案必须在履行借阅手续时标注，经领导同意方可借出。待返还后由借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。
7.5借出的档案材料时间不得超过一周，必要时可以续借，借阅人必须说明续借原因及借阅期限，经主管副总及行政管理部领导的批准同意方可续借。如有其他人员同时借阅同一档案时，应先归还行政管理部，由行政管理部变更登记借出，不得任何人擅自转借，私自授受。
7.6借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得抽、换、增、损文件，归还时保证档案材料完整性。
7.7借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并上报总经理及相关领导处理。
8.附则
8.1被公司录用的所有员工，视同接受本制度。
8.2本制度适用于公司全体员工，由公司授权行政管理部负责解释。
8.3本制度自公司批准之日起执行。
