定期补足备用金，实际上就是定期报销已使用的备用金。
举个例子：
某部门的备用金为1000元，那么在“第一次”给付备用金时：
借：其他应收款－备用金 1000
贷：库存现金 1000
备用金用了600元报销时，给付现金：
借：管理费用 600
贷：库存现金 600
这时备用金科目余额还是1000元，就这样“及时报销”，也就是补足了。
所说的第一次是指初次设立这个备用金，如果以后增加备用金（如增加500），同样：
借：其他应收款－备用金 500
贷：库存现金 500
归还备用金一般是撤销这个备用金，假如原备用金为1000元，归还时交回现金200元，有效单据800元，则：
借：库存现金 200
管理费用 800
贷：其他应收款－备用金 1000
