文字作为传达信息的主要载体在PPT中的作用至关重要。这一节我们来了解PPT文字排版中三个有用的工具，文字排版中的一些基本技巧，大段文字的精简提炼方法。
一、 文字排版的三个有用工具
在介绍文字排版之前我们先来了解PPT三个有用的工具：母版和幻灯片版式、项目列表和编号、网格线和参考线。
母版和幻灯片版式
幻灯片母版，是存储有关应用的设计模板信息的幻灯片，包括字形、占位符大小或位置、背景设计和配色方案。幻灯片母版的目的是使您进行全局更改字体和项目符号，背景图片和配色，占位符的位置、大小和格式等，并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。
要设计一个幻灯片母版，通过菜单“视图”→“母版”→“幻灯片母版”即可进入幻灯片母版编辑视图。
幻灯片版式与母版不同的是，版式是每一页的一种结构模型，可以每一页都按照相同的结构去填充内容，也可以各页不相同，而母版是一种带有相同格式设置及版面结构设置的"统一版式"。
项目符号和编号
项目符号和编号用来显示文字或段落的层级结构，或是一些并列观点的列表，项目符号和编号的区别是，符号是所有列表统一使用同一符号，而编号则按顺序（如数字、罗马数字、英文字母、中文数字等）显示列表。
网格线和参考线
在PPT排版设计过程中，我们很难通过肉眼观察各个元素是否对齐，但有了网格线和参考线我们就能将文字、图片和表格等元素准确对齐。在PowerPoint2003默认情况下参考线和网格线并未打开，我们可以通过菜单中的“视图”→“网格和参考线”打开网格线和参考线设置窗口：
如果你希望排版对象和网格、其他对象自动贴齐，请选择第一、二项，而第三、四项则是在屏幕上显示网格线和参考线，其中网格线的间距可以通过下拉列表更改其值。
二、文字排版技巧
突出关键词和重点
在幻灯片的内容组织上，确保每页都有一个鲜明的观点，并将重点突出出来。PowerPoint是幻灯片的英文写法，由Power和Point组成。其中Power指“有能量、重量”，Point意为“点”，概括起来就是“有重量的点”，即“重点”。PowerPoint软件的特点就是观点鲜明（Point），突出重点（Power）。也就是说，只有把Power和Point都做好，才能称之为真正的幻灯片。
如何在具体的排版中显示重点呢，请谨记以下几点：
一页PPT中不超过7个概念
不要换行
可省略全部标点符号和连接词
慎用英文缩写
只用一层缩进小标题
文字内容不要超过10~12行
不用倾斜或过于艺术化的字体
设置合适的字体和字号
每种常见的中文字体都有其自身特色，宋体严谨，适合正文，显示最清晰；黑体庄重，适合标题，或者强调区；隶书楷体，艺术性强，不适合投影，如果我们善于利用字体的特色，就能设计出美观大方的PPT。字体运用上最好控制在两种字体以内，因为同一个幻灯片中字体越多，我们越不容易掌控其风格。
字号选择上，我们尽可能在页面排版容量限制下选择更大的字体，因为幻灯片就像户外广告一样，是远距离给观众看的，字体太小距离过远就无法清晰辨识。
文字排版中的六个一致
要想将文字排版的既美观大方，又和谐统一，请尽量遵照这六个统一来进行：
一致的字体：在一个PPT中尽量选择少的字体，最多标题用一种字体，正文用一种字体；
一致的大小：设置标题和正文的字体，我们就可以通过字号来控制不同层级字体的大小，从而让观众能通过字号大小清晰地掌握PPT的层次结构；
一致的字型：字型一词源于铅字印刷，指具有同一基本设计字形图像的集合，在计算机领域特指字体文件，也就是我们常说的”字库”。该词用于铅字印刷时，包含的基本信息有字形、字体、字模尺寸等，不同字模尺寸的相同字体，在铅字印刷领域被认为是不同的字型。而当表示为电脑字库时，包含的基本信息有字库格式、字符集标准、字形、字体。在PPT制作过程中，要保持通篇字型的一致；
一致的符号：在文字排版中，要用到各种排版符号，如标点、特殊字符、列表符号等，在使用中尽量保持一致；
一致的颜色：在文字颜色选择方面既要考虑到醒目、清晰、又要与页面内的其它对象保持色调统一；
一致的关键词：在文字关键词的概括上，我们会在下边的内容中讲到。
三、 精简文字提炼观点的方法
在制作PPT时，遇到大段长文本，我们主要经过以下三个步骤完成文字的精简和提炼观点：梳理条理和逻辑，抓取关键词和短句，将文字形象化。我们以美国《实验动物管理和使用指南》（以下简称《指南》）第56页的一段话为例，向你展示如何精简文字提炼观点，原文如下：
通风措施的主要目的是提供合适的空气质量和稳定的环境。具体来说通风措施可以：提供足够的氧气；排出因动物或工作人员呼吸、照明和设备运转而产生的热负荷；稀释气态或粒态的污染物（包括过敏源和病原体）；调节室内空气温湿度，以及在需要时，在相邻空间间形成定向压差
梳理逻辑结构和条理：
这是分析通风的作用的，说明通风能够给动物的饲养环境带那些好处；
这几个观点是并列式的，即相互之间是平行的逻辑关系；
整句的语法结构统一：前面使用动词（提供、排出、稀释、调节、形成），紧跟形容词或要描述的主体（“足够”、“因动物或工作人员呼吸、照明和设备运转而产生的”、“气态或粒态的”、“室内空气”、“相邻空间”），最后是名词（下文中用橙色标注的关键词）
提供足够的氧气；
排出因动物或工作人员呼吸、照明和设备运转而产生的热负荷；
稀释气态或粒态的污染物（包括过敏源和病原体）；
调节室内空气温湿度；
在相邻空间间形成定向压差
删减不必要的文字：
原因性文字：文章中使用的“因为”、“由于”、“基于”等词语表述原因，但实际上，我们强调的却是结果，也即“所以”、“于是”后面的文字。所以，原因性的文字我们一般都是删除，只保留结果性文字。如上文中的“因动物或工作人员呼吸、照明和设备运转而产生的”
解释性文字：文章中我们常常在一些关键词后面加上冒号、括号等，用以描述备注、补充、展开介绍等解释性文字，而在PPT中，这些话往往由演示者口头表达即可，不必占用PPT的篇幅。如上文中的“（包括过敏源和病原体）”
重复性文字：为了文章的连贯性和严谨性，我们常常使用一些重复性文字。如在第一段我们会讲“十分钟学习是一个……”，第二段我们还会讲“十分钟学习是一个……”，第三段可能我们还会以“十分钟学习是一个……”开头。这类相同的文字如果全部放在PPT里就变成了累赘。
辅助性文字： 在文章中我们还经常使用“截至目前”、“已经”、“终于”、“经过”、“但是”、“所以”等词语，这些都是辅助性文字，主要是为了让文章显得完整和严谨。而PPT需要展现的是关键词、关键句，不是整段的文字，当然就不需要这些辅助性的文字了。
铺垫性文字：在文章中我们经常见到“在上级机关的正确领导下”、“经过2010年全体员工的团结努力”、“根据2009年年度规划”等语句，这些只是为了说明结论而进行的铺垫性说明，在PPT中，这些只要演示者口头介绍就行了。
抓取关键词和短句：
经过上边的删减，我们就很容易能够抓取到这段文字的关键词和短句，我们一般所说的关键词是指不超过四个字的词语，短句是不超过八个字的短语，上边的文字经过删减和抓取得到的关键词和短句如下：
氧气
热负荷
污染物
温湿度
定向压差
如果你现在把这几个观点列在PPT中不光清晰明了，也显得很专业，当然抓取关键词和短句之后，还有更直观的办法，那就是形象化。
使用形象化和素材：
将以上列出的关键词，按照逻辑结构使用图片、图表、影音文件等素材形式表现出来，使观点更形象化，听众也更容易接受。
