传统PBX(专用交换机)简而言之就是集团电话，它被广泛地运用在企业办公机构中，极大地提高了企业的办事效率。但传统的PBX存在不少问题，首先是它对新兴的CTI(计算机与电话集成)和VOIP支持不够，而且传统的PBX都采用的是专用技术，缺乏开放性和标准性，并且价格昂贵。近年，随着Internet的流行和IP的成功，基于IP协议的IPPBX应运而生，有望解决传统PBX的不足。
IP-PBX电话交换机系统实现计算机网与电话交换机的功能合一，将会在二十一世纪的通信业中起着重要的作用。IPPBX网络系统内各电话终端采用IP方式进行数据通信，不仅能进行通话，还能实现文本、数据、图像的传输，将电话网和计算机网统一成一个整体，实现局域网内的电子办公。特别是在远距离协作商务、电子办公中将会充分发挥其强大的资源优势，为企业合作、工作重组带来便捷。IPPBX局域网内的控制中心可根据局内外的具体情况，对计算机网络、电话网络进行有效的管理，达到资源共享。不同地区的IPPBX网间借助Internet网，可实现远距离通信、电子办公和电子商务。传统的PBX利用电路交换的原理来实现集团电话的功能，而IPPBX则应用环境拓扑图，其中IPPBX套件包含了一个集中控制台软件、一个支持H.323协议的PSTN网关和多个以太网电话，以及可选的反向网关(Reverse Gateway)。控制台软件是IPPBX的核心部分，它可以配置电话的分机号码(Extension Number)、功能按钮以及通话管理和路由策略：PSTN网关用来实现IP网络和传统电路交换电话网的通信，完成异种网络的电话呼入和呼出：反向网关用来为传统的模拟段话和传真机服务。
当用户拿起电话呼叫另一方时，系统自动将拨号字串和命令传向控制软件，由它来定位被叫方的地址并受理呼叫申请。一旦呼叫建立起来，后续的语音流量就可以直接在主叫和被叫间传输，不必再经过控制台，有效地减少了时延。
在网络中的H.323客户端(如Netmeeting用户)同样可以和其他电话进行通话，在建立连接前，它需要拨打对方的分机号码，到达控制台后再建立连接。若对方占线，可以回传一个忙音信号或者直接把呼叫转移到被叫的语音信箱，具体得看对方的设置情况。
IPPBX还可仿真电路交换，从IP网络中拨打段话到传统的电话网络之中。
由于IPPBX建立在一个开放的IP标准上，所有的产品都遵循相同标准，互通性强，而传统的PBX含有各个厂家的专用技术，产品之间互通性、兼容性较差。故采用IPPBX可以大大节省以前使用传统产品时维护专有设备的费用。
IPPBX的扩展性能好，当需要在已有的PBX上扩充多个分支电话时，老的PBX设备大多不支持这种扩充，必须换掉内部模块，这是一笔不小的开销，而若采用IPPBX，只要一半左右的钱就够了。而且IPPBX能直接使用便宜的普通模拟电话，不像传统PBX需要配合昂贵的专用数字电话。IPPBX还有一个非常吸引人的优点是，它可利用其VOIP功能用市话价格拨打长途电话，极大地节省了长途通信费用。
