美国人见面时，不一定会握手，只要笑一笑，打个招呼就行了，即使是第一次见面，而中国人则视握手为一个基本礼节。但在中国握手并没有太多的限定，而美国人握手是有一定礼节的。例如男女之间，女方先伸出手，若女方无握手之意，男子就只能点头鞠躬致意；长幼之间由长辈先伸出手；上下级之间，由上级先伸出手；宾主之间由主人先伸出手。而且握手时应注视对方，并摘下手套，否则会被视为不礼貌。在美国，人们见面时喜欢直呼其名，这是亲切友好的表示，纵使交谈之初可能互相用姓称呼，但过一会儿就改称名字。而在中国，人们很喜欢被称为某某经理，某某总裁，因为这是身份与地位的象征。但在美国，人们很少用正式的头衔称呼别人，正式的头衔只用于法官、高级政府官员，军官，医生，教授和高级宗教人士。值得注意的是，美国从来不用行政职务如局长、经理、校长等头衔来称呼别人。另外，在与人交谈时，切不可谈及个人的私事，诸如年龄、婚姻、收入、信仰等等。看到别人买的东西不可问其价格；如果看到别人回来，也不能问他去哪儿了或者从哪里来，否则就会遭人厌恶，美国人常用“鼻子伸到人家私生活里来了”这句话来表示对提问人的轻蔑。而在中国，人们对个人隐私的界限远没有这么深刻，人们并不会在意别人对自己的生活作一般了解。但在中国人与美国人打交道时，在中国人看来很普通地问对方一些家庭情况，美国人就很可能认为你侵犯了他的隐私，别有用心，一桩生意很可能就这样泡汤了。
1.礼貌地提出请求
Brown和Levinson在他们的礼貌原则的理论中指出，请求言语行为在本质上是威胁面子的行为(即face threatening acts，简称 FTA)。请求/要求与礼貌在本质上是相斥的，因为如对方要对请求/要求作出接受回应或有所行动，就必然要蒙受一定的“损失”。为了使这一本质上让对方受损的行为更易于被接受，并保护对方的消极面子，通常需要选用比较客气、比较婉转的表达方式，实际上也就是比较礼貌的方式。例如：
(1)We should be grateful for your trial order.
(2)It will be highly appreciated if you will let us have your best firm offer.
(3)If you agree to have the goods in two equal lots, please let us know so that we can make arrangements accordingly.
(4)Should, by chance, your corporation not deal with the import of Electric Goods, we would be most grateful if this letter could be forwarded to the correct corporation.
以上例句都是写信人向收信人提出请求，并希望实现有益于自己的目的。例（1）和（2）是外贸函电中常用的表达期待对方法答复的结束语，例（1）期望对方下试订单，例（2）期望对方报最优惠的实盘；例（3）中写信人请求对方允许将货物分成等量两批装运；例（4）中写信人请求对方将信件转交有关经营电器用品的进口公司。这些表达都是写信人在请对方做额外的、对自己有利的事情，超越了收信人的义务范围，收信人无需承担所请求内容的责任，所以写信人就采用了委婉的口气，其目的是避免使用直接请求来行使直接强加力(direct imposition)，即没有把自己的意志强加于听话人，维护了听话人的“面子”，比使用直接语言行为显得更有礼貌。
2.礼貌地表达拒绝
外贸信函中的“拒绝类信函”无论如何措辞，传递的都是令人不快的信息，其本质是不礼貌的。如拒绝对方还盘、拒绝续订单、拒绝修改信用证、拒绝理赔等。拒绝类函电的目的是拒绝写信人的要求，写信人为受损的一方，所以函电中的“利益——损失”关系是不平衡。因此，在拒绝对方的要求时，为了不使对方难堪，或者最大限度地减少有损于对方的表达，回复函电要尽可能地间接地表达拒绝，使收信人在遭受拒绝的同时感到尊重，降低对收信人“面子”的威胁程度，甚至在一定程度上对收信人的“面子”有“益”。例如:
(5)Instead of 15% reduction on underwear, we suggest a reduction of 8% on all lines on order for US$3,000 or more.
例（5）的字面意思是告知对方可对3000美元或者超过3000美元的订单中的所有产品降价8%，而不是就内衣一种产品降价15%，而实际“含义”是一种“拒绝”和“威胁”：不完全接受对方的降价要求，同时告知对方订单的总金额不能低于3000美元，否则对于订单中所有产品8%的优惠无效。这句话充分体现了“利益——损失” 的平衡关系，拒绝了对方的降价要求并提出补救措施，一方面有“益”于对方的“面子”，另一方面写信人也避免了过分顾及对方的面子，使自己蒙受不必要的的“损失”。
3.礼貌地表示不满
批评、警告、指责、责骂等言外行为的言外功能与社会功能互相冲突，本质上是不礼貌的。要使本质上不礼貌的信息被接受并实现预期的交际目的，对礼貌的要求就相当高，必须采取恰当的礼貌策略。Leech（1983）在解释“讽刺原则”说：“如果你不得不得罪别人，至少你要用一种不公开违背礼貌原则的方式，而让听话者通过会话含义间接地得出你的话语的真正意思。”在国际贸易实务中，未按约定开立信用证、装运、付款等会招致对方的不满情绪。但在函电中表达不满时，写信人常常借助于间接语言行为礼貌地表达隐藏着对面子威胁的话语，避免直接的冲突，同样实现了预期的交际效果。
在Urging Immediate Shipment(《外贸英文书信》诸葛霖，2000)的函电中，函电开头部部分通过使用“We wish to invite your attention to…”提醒对方信用证就要过期了，写信者的实际意图是表达对没有任何装船消息表达不满；然后陈述销售旺季将至，买方急需货物，礼貌地说明催装的原因；接着用“We shall be very much obliged if you will effect shipment as soon as possible.”要求尽快装运，从而能够“enabling them to catch the brisk demand at the start of the season.”；最后用“We would like to emphasize that any delay in shipping our order will undoubtedly involve us in no small difficulty.”来警告对方延迟装运会造成的严重后果。因为“警告”有损于对方的“面子”，函电陈述了写信人客观上可能面临的困难处境，使对方理解发出“警告” 的原因，在一定程度上照顾了对方的积极面子。
催促立即装船函电的“含义”是买方对卖方有可能延迟装运的批评或指责，目的是敦促对方立即装运。但在实际函电写作中，买方并不是一味的直接表达自己的不满情绪，而是采用间接言语行为淡化指责的强硬性和直接性，使得指责的意思表达间接化，把不满的信息包含在叙述的过程中，让收信人自己理解问题的严重性，从而使发信人避免赤裸裸地指责和批评，从而降低对积极面子的威胁程度。
