第一步：确定购货订单说明书
在采购流程的初始阶段，需要确定采购需求，公司也面临着“制造或者购买”的选择问题。必须决定哪些产品或活动将由公司自己制造或者执行，哪些产品或活动将被对外转包。随后要讨论的就只是外包的问题。这个过程从草拟所要购买的项目的说明书开始，而这些说明书可能在细节上有所不同。
一般而言，区别下列术语是可能的：功能规格说明—即产品必须满足用户需求的功能（在本章里，术语“用户”被用于更加广泛的意义上。它可以是购买并实际使用产品的个人，也可以指做出关于采购的财务决策的人—预算是由他分配的）。这里有一个例子：在外购绿化服务时，买方可能会在其与园丁签订的合同中规定，使用特定教育背景的园丁和Qualcast牌低噪音高效割草机，每个星期修剪一次草坪。然而，他也可以在合同中规定园丁必须使草坪保持不超过一英寸的高度，同时把工作时的噪音保持在若干分贝以下。差异是明显的：在第一种情况下，园丁会每周都修剪草坪（冬天也是如此），因为这是与客户协定的。在第二种情况下，园丁只有在需要时才会修剪草坪。（这个例子对读者来说可能价值不大，然而，它是以真实情况为基础的！）
使用功能规格说明的优点很明显：
．潜在的供应商被给予了提供其专长的最佳机会；
．新技术及购买者所不熟悉的技术会被使用；
．它创建了一个标准，所有的概念都将以它为对照进行评价；
．详尽的技术规范—这指的是产品的技术性能和特征，也包括由供应商完成的活动。通常这些技术规范被详细地绘制在技术图纸上和用来监控供应商的活动的行动计划中。立约人以这种方式工作很容易导致规范说明过多，用户对产品和供应商两方面都加以要求则容易导致成本居高不下而功效不佳。功能规格说明和技术规范都是一个更加广泛的概念—购货订单说明书的一部分。
这份文件（通常是一系列文件）包括下列内容：
．质且标准，描述产品如何交付（是否有质量证书）和产品要满足什么技术规范和标准；
．物流标准，说明所需要的数量和要求的交货时间；
．维修要求，描述产品如何由供应商进行维修和服务（和将来是否需要供应备件）；
．法律和环境要求，决定了产品和生产流程两方面都必须服从健康、安全和环境法规；
．目标预算，说明了在何等的财务限制内，可能发现的由未来的供应商提出的解决方案。
在建筑工程和民用项目的采购中，购货订单说明书通常以工作范围的形式记录下来。用户或预算持有人对指定购货订单需求负责，而购买者的任务则是确保说明书能够制定客观、不偏向任何供应商的条款。一些制造业公司（包括施乐）规定了这种被称为结束程序的责任。在说明书发给供应商之前，它必须得到关于购买产品和（或）向（潜在的）供应商购买的正式许可。这一程序的目的在于防止在采购流程的执行阶段中产生误解。通过这种方法，被称为解决问题变更的开支就被削减了。经验表明这种准备会使得项目的总工期大大缩短。
项目进行过程中发生的技术改变的处理必须与改变订单程序一致。购买者的工作在于确保供应商的工作是按照发给他的最新规范进行的。最理想的是供应商确定每一个经核准的改变，最好是以书面形式—充分的结构管理可以防止许多间题！总的来说，在编制说明书阶段，购买者实现的增值在于：
．确定明确的功能、技术、物流和维修说明书；
．防止使用供应商或某一品牌产品的规格说明—保持在供应商选择的可能性上的开放性；
．将被核准的规格的改变用明确的程序记录在案；
．确保一个明确的样品检查程序；
．确定一个明确的方法使得买卖双方能够检测产品质量；
．（如果可能）确定一个总成本分析和（或）计算方法，用以在稍后阶段评估报价单。
