个人认为在双方都认可的情况下,通过可靠的数字签名技术签署电子合同更好。其优势主要体现在效率与风险控制能力上,同时在时间成本和人力成本上也有一定优势。
签一份纸质合同,通常有三个步骤,但是随着异地签署和互联网技术在商务洽谈中的参与,纸质合同盖章成为商务活动在线化链条中的一个缺失环节(只有盖章不能在线化):
1、盖章前要审批,流转审批过程慢;
2、盖章时对时间、地点有局限性、一致性比对耗时;容易产生印章违规违纪使用的隐患;
3、盖章后归档调阅不便,浪费储存空间,易丢失易损毁。
相比较纸质合同的使用弊端,电子合同签署的过程能够满足信息化办公场景之下,企业对合同审批、签署、归档等关键节点的管理:
1、合同审核,缩短周期:通过电子化流转的手段替代原有线下审批流程,使业务合同双方均可在线审批,加快签约进度。
2、印章使用,操作快捷:不论是直接使用第三方电子印章云平台应用还是将电子印章的管理功能集成到组织内部的管理系统中,移动化的印章使用模式,更适应当下移动化、在线化办公的需要。
用印审批、身份认证、在线盖章,改变了原来物理印章使用必须在组织内部监管之下才可使用的局限性。通过线上审批之后,印章管理员可在任何时间任何地点通过手机等移动设备盖章完成签署需求,及时性、规范性、便捷性明显提高。同时也能防范偷用盗用印章等行为
3、合同归档,节约成本:调阅十年前的一份合同需要多久?纸质合同管理模式下时间无法明确估计,但是电子合同则可以通过关键字检索的方式快速获取。无论是存储还是调阅、归档,都能确保快速、简便。
综上,公司签署合同过程中,条件允许的情况下还是应该通过电子合同签署的方式为佳。