第一章 总 则
第一节 基本规定
一、建筑工程文件编制归档规程
是编制建筑工程归档文件的**标准。
二、建筑工程归档文件
按《建筑工程文件编制归档规程》要求，在建筑工程建设过程中形成的各种形式的信息记录中，应向城建档案馆移交的部分文件。包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。
三、工程资料应实行分级管理
由建设单位负责归档文件的最后形成和向城建档案馆移交。建设、勘察、设计、施工、监理、检测等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员有职责范围。由建设、监理、施工单位主管（技术）负责人组织本单位工程相关资料的全过程管理工作。建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应有专人负责、并按规定取得相应的岗位资格。建筑工程项目实行总承包的，总包单位负责收集，汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
四、归档文件的特性
1、归档文件的及时性
工程资料应随工程进度同步进行收集、整理、并按规定移交。并应严格按照合同约定和城建档案管理规定的要求进行移交。一般在工程竣工验收前，请城建档案馆对建筑工程归档文件进行预验收，取得档案初验合格证，在工程竣工验收后三个月内向档案馆正式移交取得档案合格证并办理城市建设档案移交书。
2、归档文件的完整性
工程资料应涵盖建筑工程建设全过程形成的各种形式的信息记录。其中，向城建档案馆移交的部分文件应包括：基建文件、（A类：包括工程准备阶段文件）、监理文件（B类）、施工文件（C类：包括各个分部工程的施工文件）、竣工图（D类）、基建文件（E类：竣工验收文件）。并且按《建筑工程文件编制归档规程》（DB21/1342-2004）要求不得缺少。
3、归档文件的真实有效性
工程文件的形成应符合国家的法律、法规、施工质量验收标准及规范、工程合同与设计文件等规定。对建筑工程文件档案进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的，应按有关规定处理。
4、归档文件的可追溯性
建设、勘察、设计、施工、监理、检测等单位所形成的相关档案记录均应有来源与出处，便于查找和追查，并应将本单位形成的工程文件除向有关单位移交外，还应在本单位至少保存一份完整资料备份。各单位技术负责人负责全过程管理工作，在建筑工程文件的形成、收集、整理和审核等工作的全过程中，所有有关责任人、经手人都应签字盖章。
第二节 相关单位职责
一、建设单位职责
1、是编制归档文件的第一责任人，负责收集和汇总勘察、设计、监理等单位立卷归档的工程文件，应收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件进行立卷归档。并形成向城建档案馆（室）移交的建筑工程竣工档案；也可委托施工总承包单位或监理组织实施该项工作。
2、是工程建设的组织者，应向参与工程建设的有关单位提供与建筑工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全。应在与有关单位签订协议、合同中对工程文件夹的编制责任、编制套数，质量及移交时间等做出明确约定。负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
二、监理单位职责
1、监理单位在编制施工阶段监理档案时，应以合同管理为主线，以对建筑工程施工全过程质量控制、投资控制、进度控制为主要内容，侧重于反映建筑工程实体的形成过程。
2、凡是纳入归档范围的监理文件，监理单位应进行系统整理，填写卷内目录，并加盖整理人印章。
3、监理单位负责工程中间验收、隐蔽工程验收、工程各项检测试验见证和结果验收、竣工验收，验收后应及时签字盖章。
4、在工程建设过程中，工程监理文件由项目监理机构专人负责收集、编制、管理、保存，总监理工程师负责制工程监理文件档案编制的审核，经监理单位技术负责人审查后移交建设单位。
5、监理单位按合同约定，在勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查；在施工阶段，应对施工文件的形成积累、组卷和归档进行监督使施工文件的完整性和准确性符合有关要求。
三、施工单位职责
1、“建筑工程施工文件是在施工全过程中形成的材料，应由施工档案员负责制定计划、收集、审查、汇总、管理、保存，直至按规定移交。施工单位应逐级建立健全施工文件管理岗位责任制。”这里所说的移交是向建设单位移交。
2、“施工单位应负责汇总各分包单位编制的施工文件，分包单位应负责其分包范围内施工文件的形成、收集整理工作。”这句话包含的意思之一就是施工质量总承包负责制——明确的说：施工档案的真实、完整、有效、及时性由施工总承包单位负责。
3、“工程竣工验收前，施工单位应按承包合同中约定的份数和规定时间向建设提联交完整、准确的经施工单位技术负责人审批并经监理单位审查的建筑工程施工文件，并对施工文件的真实性、完整性和有效性负责，施工论据的内容和格式应符合本规程要求。”这句话包含的意思之一就是实行技术负责人负责制。
4、施工企业的档案室（馆）负责保管施工企业内部归档的施工文件。
5、若建设单位委托施工单位进行编制有关竣工档案的部分工作，则施工单位有责任完成相应的受委托部分档案编制工作。
四、城建档案馆（室）职责
1、应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对建筑工程竣工档案进行预验收，验收合格后，须出具建筑工程竣工档案预验收认可文件。
2、负责接收和保管列入城建档案馆（室）接收范围的工程档案及有关资料。
五、勘察设计单位职责
1、应按合同和规范要求提供勘察、设计文件。
2、对须勘察、设计单位签认的工程资料应签署意见。
3、对工程竣工验收，应出具工程质量检查报告。
六、检测单位职责
1、应按合同和规范要求提供检测、试验报告。
2、检测、试验报告等应有明确的检测、试验结果。
第三节 归档文件的编目及卷的划分
一、总目录
归档文件应建立总目录。在总目录中应标明各分册编号、分册名称、各分册包含的主要内容，标明各分册所包含的分卷名称及各分卷所包含的主要文件名称。总目录页数很多的情况下，可以自成一册“目录册”。
二、分册目录
各分册归档文件就应建立分册目录。在分册目录中应标明本册所包含的各卷名称、各卷所包含的主要内容及所在页数。各分册应建立统一的页码，在分册封面上标明分册名称及编号。
三、卷目录
每一分卷归档文件应建立卷目录。在卷目录中应按文件的不同类别适当归类，并参考不同类别文件形成的时间先后顺序进行编目。按档案整理规程要求的一册的厚度，将一卷或数卷文件装订成一册。
四、卷内目录及文件汇总表：
卷内同一类的文件应填写文件汇总表，档案整理规范中没有给出文件汇总表的，应填写卷内目录。
五、卷的划分：
非施工文件，应分别以“工程准备阶段文件”、“监理文件”、“竣工验收文件”各自成为一卷。施工文件，应按每一分部工程各自成为一卷，也可以将“地基基础”、“主体结构”、“屋面工程”、“装饰与装修”四个分部工程的施工文件合成为“建筑与结构”一卷。竣工图，应按专业各自成为一卷。
第二章 归档范围及编制说明
第一节 归档范围
按归档规程规定，归档范围应包括：A类—工程准备阶段文件、B类—监理文件、C类—施工文件、D类—竣工图、E类—竣工验收文件、如下表所示：
案卷题名 案卷类别 编 号 文 件 名 称
工程准备阶段文件卷A类 立项文件（A1） A1-1 项目建议书
A1-2 项目建议书审批意见
A1-3 可行性研究报告及附件
A1-4 可行性研究报告审批意见
A1-5 与立项有关的会议记要、领导讲话
A1-6 专家建议文件
A1-8 计划部门批准的立项文件和计划任务书
建设用地、征地、拆迁文件（A2） A2-1 选址申请及选址规划意见通知书
A2-2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书
A2-3 拆迁安置意见、协议、方案等
A2-4 建设用地规划许可证及其附件
A2-5 国有土地使用证
勘察、测绘和设计文件（A3） A3-1 工程地质勘察报告
A3-2 建设用地钉桩通知单
A3-3 地形测量和拔地测量成果报告
A3-4 申请的规划设计条件和规划设计条件通知书
A3-7 有关行征主管部门（人防、环保、消防、交通、文物、通讯、保密、河湖、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议
A3-10 施工图设计文件审批意见
招投标文件及承包合同（A4） A4-2 勘察设计承包合同
A4-4 施工承包合同
A4-6 监理委托合同
开工审批文件（A5） A5-2 建设项目列入年计划的批复文件或年度计划项目表
A5-4 建设工程规划许可证及其附件
A5-6 建设工程施工许可证
A5-7 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
