首先需要开具一张红字发票申请单，然后再拿着这张申请单去税局领取一张红字发票通知单。然后在开票系统中，点击发票添开，然后点上面的负数按钮，然后输入通知单编号就能开了。
开红字发票就是要开一张一模一样的负数发票冲销之前的那张错开的发票，如果申请的红字申请单金额与原来蓝字发票金额不一致，或没有出现原来那张蓝字发票。可以按照红字申请单上的内容手工开具，只是单价，金额是负数，件数，重量还是正数。
使用电脑开票系统开票时，千万要注意，增值税普通发票可根据实际情况，据实开具，增值税专用发票要开负数发票，必须事先报主管税务机关审批，然后才能开具，否则不但无效，而且还违规。
扩展资料：
负数发票开票条件
要做好负数增值税专用发票的数据采集工作，首先必须对如何开具负数增值税专用发票有一个正确认识。如果不对负数增值税专用发票开具作出规定，任由企业随意开具负数增值税专用发票，不仅不利于数据采集工作，而且影响交叉稽核质量。
根据《中华人民共和国增值税暂行条例》、《中华人民共和国发票管理办法》的规定，企业只能在下列情况下才可开具负数增值税专用发票：
（一）企业跨月作废开具红冲增值税专用发票，必须先收回已发出给购货方的发票联和抵扣联。收回的发票联和抵扣联是企业开具红冲增值税专用发票的合法凭据，在未收回发票联和抵扣联前，企业不得擅自开具红冲增值税专用发票。
企业在记账时，要将被冲销的发票联和抵扣联以及对应冲销的红冲发票联和抵扣联附在红冲增值税专用发票记账联后面，以便备查，开具的红冲发票联和抵扣联不得交付购货方。
（二）企业发生退货或折让开具负数增值税专用发票，必须收到由购货方税务机关开具的《增值税进货退出与折让证明单》后，方能开具相应的红冲增值税发票。
《进货退出与折让证明单》是企业在发生退货或折让时开具红冲增值税专用发票的合法凭据，在未取得《进货退出与折让证明单》前，企业不得擅自开具红冲增值税专用发票。
企业在记账时，要将《进货退出与折让证明单》附在红冲增值税专用发票记账联后面，以便备查。开具的红冲发票联和抵扣联交付购货方。
参考资料：
