《规定》第五条，“凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档”。本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。这是对《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”的具体化。
各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理。集中统一管理可以分为两个方面，一是对本单位档案实体实行集中保管，统一整理、编目，提供利用；另一方面对本单位的全部档案信息(目录、数据等)按统一的管理制度进行集中管理。《档案法实施办法》第二十七条规定，将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，同级档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。上述措施主要是确保机关文件材料归档齐全完整。
