1．使用前：请仔细阅读使用说明书，正确地安装好机器，包括检查电源线是否正常、接地是否良好。机器应避免在有灰尘、高温、日照的环境中使用。
2．芯线。有些芯线如松下V40、V60、夏普145、245等用的是4芯线而有的用的是3芯线，这两种连接如错误，则传真机无法正常通信。（1）线路通信质量的简单判断：当线路通信质量差时，进行传真可能会引起文件内容部分丢失，字体压缩或通信线路中断。（2）判断方法：摘机后听拨号音是否有异常杂音。如“滋滋”声或“咔咔”声。
3．记录纸的安装：记录纸有两种，传真纸(热敏纸)和普通纸(一般为复印纸)。
a、热敏纸原理：在基纸上涂上一层化学涂料，常温下无色，受热后变为黑色，所以热敏纸有正反面区别，安装时须依据机器的示意图进行。如新机器出现复印全白时，故障原因可能是原稿放反或热敏纸放反。
b、普通复印纸的选择：普通纸传真机容易出现卡纸故障，多数由于纸质量引起。一般推荐纸张重量为80g/平方米，并且要干燥。特别是佳能B110、B150、B200、三星SF4100机型。
4．三星系列某些机型带有语言芯片录音功能：该功能须一节安装于机内的9V叠层电池支持工作，如传真机工作电源断开后，该电池独立工作20小时后电量将被放尽，面板液晶显示“无电池”或“请更换电池”，因此建议该种机型24小时连续加电工作。
5．卡纸的处理：(1)原稿卡纸，如显示“DOCUMENTJAM”等。如强行将原稿抽出，易引起进纸机构损坏(如三洋117、217等会显示“MACHINEERROR”)。解决方法：掀开面板，将原稿抽出或将面板下自动分页器弹簧掀开(详见各机器使用说明书)将纸取出。(2)记录纸卡纸，故障原因是记录纸安装不正确、纸质量差、切纸刀故障。解决方法：a、正确安装记录纸。b、选用高质量记录纸。c、对于切纸刀引起的卡纸，打开记录纸舱盖时不能过于用力。如打不开，则可以将机器断电后再加电，一般问题可以解决，切记不可强行打开，否则极易引起切纸刀损坏，如松下V40、V60等。
6．接收传真正常，复印、发传真时有竖直黑条。一般为扫描头脏引起(如涂改液、公章印)。解决方法：用软布或棉花蘸酒精液轻轻将扫描头上赃物擦去。
