人与人打交道时，相互之间免不了要使用一定的称呼。不使用称呼，或者使用称呼不当，都是一种失礼的行为。所谓称呼，通常是指在日常交往应酬中，人们彼此之间所使用的称谓语。职员需要注意的是，选择正确、适当的称呼，不仅反映着自身的教养和对被称呼者尊重的程度，而且在一定程度上还体现着彼此双方之间关系的亲疏。从某种意义上讲，当一个人称呼另外一个人时，实际上意味着自己主动地对彼此之间的关系进行定位。
在公务交往中，一名职员要想对他人采用正确、适当的称呼，通常必须兼顾下述四项规则：一是必须符合常规；二是必须区分场合；三是必须考虑双方关系；四是必须坚持入乡随俗。与此同时，对于工作中的称呼、生活中的称呼、涉外交往中的称呼以及正式场合的忌称，均应有所区别。
一、工作中的称呼
在职场上，职员所采用的称呼理应正式、庄重而规范。它们大体上可分为下述四类。
1．职务性称呼
在工作中，以交往对象的行政职务相称，以示身份有别并表达敬意，是公务交往中最为常见的。在实践中，它具体又可分为如下三种情况：
一是仅称行政职务，例如，董事长、总经理、主任，等等。它多用于熟人之间。
二是在行政职务前加上姓氏，例如，谭董事、汪经理、李秘书，等等。它适用于一般场合。
三是在行政职务前加上姓名，例如，王惟一董事长、滕树经理、林荫主任，等等。它多见于极为正式的场合。
2．职称性称呼
对于拥有中、高级技术职称者，可在工作中直接以此相称。如果在有必要强调对方的技术水准的场合，尤其需要这么做。通常，它亦可分为以下三种情况：
一是仅称技术职称，例如，总工程师、会计师，等等。它适用于熟人之间。
二是在技术职称前加上姓氏，例如，谢教授、严律师，等等。它多用于一般场合。
三是在技术职称前加上姓名，例如，柳民伟研究员、何娟工程师，等等。它常见于十分正式的场合。
3．学衔性称呼
在一些有必要强调科技或知识含量的场合，可以学衔作为称呼，以示对对方学术水平的认可和对知识的强调。它大体上有下面四种情况：
一是仅称学衔，例如，博士。它多见于熟人之间。
二是在学衔前加上姓氏，例如，侯博士。它常用于一般性交往。
三是在学衔前加上姓名，例如，侯钊博士。它仅用于较为正式的场合。
四是在具体化的学衔之后加上姓名，即明确其学衔所属学科，例如，经济学博士邹飞、工商管理硕士马月红、法学学士衣霞，等等。此种称呼显得最为郑重其事。
4．行业性称呼
在工作中，若不了解交往对象的具体职务、职称、学衔，有时不妨直接以其所在行业的职业性称呼或约定俗成的称呼相称。它多分为下述两种情况：
一是以其职业性称呼相称。在一般情况下，常以交往对象的职业称呼对方。例如，可以称教员为老师，称医生为大夫，称驾驶员为司机，称警察为警官，等等。此类称呼前，一般均可加上姓氏或姓名。
二是以其约定俗成的称呼相称。例如，对公司、服务行业的从业人员，人们一般习惯于按其性别不同，分别称之为小姐或先生。在这类称呼前，亦可冠以姓氏或姓名。
二、生活中的称呼
在日常生活中所使用的称呼应当亲切、自然、合理，一方面不可肆意而为，另一方面又不能煞有介事，不然都会弄巧成拙。职员在生活中所常用的称呼，大致上有以下三类。
1．对亲属的称呼
对亲属的称呼，早已约定俗成。其关键是要使用准确，切忌乱用。不过，有时为表示亲切，也不一定非得符合标准。例如：儿子对岳父、岳母，儿媳对公公、婆婆，均可称为爸爸、妈妈，以示自己与对方不见外。
2．对朋友、熟人的称呼
称呼朋友、熟人时，既要亲切、友善，又要不失敬意。大体上应区分下列三种情况：
一是敬称。对于有地位、有身份的朋友、熟人或长辈，通常应当采用必要的敬称。
对长辈或有地位、有身份者，大都可以称之为先生。其前，有时亦可加上姓氏。例如，吴先生。
对科技界、教育界、文艺界人士，以及其他在某一领域有一定成就者，往往可称之为老师。同样，在其前面也可以加上姓氏。例如，郗老师。
对同行中的前辈或社会上的德高望重者，通常可称之为公或老。具体做法是在其称呼前加上对方的姓氏。例如，杨公、夏老。
二是近亲性称呼。对邻里、至交，有时亦可采用大爷、大妈、大叔、阿姨等类似的称呼。它往往会给人以亲切、信任之感。此类称呼前，还可以加上姓氏。例如，许叔叔、马大姐、于阿姨等。
三是姓名性称呼。在平辈人之间或长辈称呼晚辈时，朋友、熟人可以直接称呼对方姓名。例如，卫理、唐芳、刘微，但晚辈却不宜如此称呼长辈。
有时，朋友、熟人还可只呼其姓而不称其名，仅在前冠以老、大、小。具体做法是：对年长于己者或平辈称老、称大，对年幼于己者或晚辈称小。例如，老高、小陈。
对关系较为密切的同性或晚辈，朋友、熟人之间还可以直呼其名而不称其姓，例如，之怡、志强、一萍，等等。但对异性却一般不宜如此称呼。
3．普通性称呼
在日常交往中，对仅有一面之交、关系普通的交往对象，可酌情使用下述几种称呼：
一是以其职务、职称或学衔相称。
二是以其行业性称呼相称。
三是以约定俗成的泛尊称相称。例如，同志、小姐、夫人、女士、先生，等等。
四是以当时所在地流行的称呼相称。
三、涉外交往中的称呼
由于国情、文化、习俗与宗教等方面的差异，在对外交往中所宜采用的称呼，往往与国内交往中常用的称呼有所不同。对此，每一位有可能参与对外交往的职员均应引起重视。在一般性的涉外交往中，根据交往对象的职业或其他属性的不同，对对方的称呼应有所区别。
1．商界人士
需要称呼商界人士时，通常均应称呼对方为小姐、女士或先生。有时，可以同时加上对方的姓氏或姓名。例如，玛丽小姐、比尔·盖茨先生，等等。在许多国家，人们并不习惯于称呼交往对象的行政职务。
2．政界人士
与政界人士打交道时，一般亦可以小姐、女士或先生相称。此外，还有两种方式可行：
一是称呼行政职务。有时，还可同时加上小姐、女士或先生等称呼。例如，市长先生。
二是称呼职务较高者为阁下。在多数情况下，阁下这一称呼，可与职务及小姐、女士、先生等称呼同时使用。例如，总理先生阁下、大使阁下等。但在美国、德国、墨西哥等国，却并无阁下之称。
3．军界人士
在国外，人们称呼军界人士时，大都习惯于只称呼其军衔，而不称呼其职务。其基本方式有四种：
一是只称呼军衔。例如，将军、中校、少尉，等等。
二是在军衔之后加上先生。例如，少校先生、上尉先生，等等。
三是在军衔之前加上姓氏。例如，朱可夫元帅、史密斯将军，等等。
四是军衔与姓氏、先生一起相称。例如，布莱德雷上将先生，此种全称最为正规。
4．宗教界人士
对宗教界人士，一般只宜称呼其神职。具体方式大致上有三种：
一是仅称其神职。例如，牧师、阿訇、大主教，等等。
二是神职加上姓氏。例如，谢尔盖神父。
三是神职加上先生。例如，传教士先生。
5．教育界、科技界、卫生界、司法界人士
在称呼此类人士时，一般应以其职称、学衔为主要内容。其惯用方式主要有四种：
一是直接称呼其职称或学衔。例如，教授、工程师、研究员、医生、法官、律师，等等。
二是在其职称或学衔前加上姓氏。例如，蒙代尔教授、米罗大律师，等等。
三是在其职称或学衔后加上先生、小姐之类的称呼。例如，法官先生、博士小姐，等等。
四是在其职称或学衔前后同时加上姓氏及先生或小姐。例如，里奈博士先生。
6．服务业人士
称呼服务行业的从业人员时，一般有下述两种常用方式：
一是称呼对方为小姐或先生。倘若了解对方的姓氏，有时亦可一并相称。
二是称呼对方为服务生。此种称呼，在饭店、餐馆、歌厅、商店大都可以使用。
7．社交界人士
在一切社交场合，小姐、女士、先生等称呼均最为适用。在一些国家里，称呼妇女时必须谨慎：已婚者应称之为夫人，未婚者应称之为小姐，而女士则多在不知其婚否时使用。在大多数情况下，小姐、夫人、女士、先生均可与姓氏或姓名一并称呼。与姓氏合称，适用于一般场所。与姓名合称，则显得非常正式。
8．王公贵族
称呼来自君主制国家的王公贵族时，必须采用其规范性称呼。
对国王、王后，一般应称为陛下。
对王子、公主及国王的兄妹，通常应称为殿下。
对拥有爵位、封号者，则必须直接以其爵位、封号相称。例如，大公、勋爵、爵士，等等。
对国君之母，应称之为王太后或太后。
有时，可在王公贵族的头衔之前加上其姓氏或姓名相称。在某些国家，拥有爵位的贵族亦可被称为阁下或先生。
9．社会主义国家或兄弟党人士
对这类人士，一般可以称之为同志。同志这一称呼，大都可与姓氏或姓名构成合称。例如，卡斯特罗同志、金正日同志等。需要注意的是，同志这一称呼不宜滥用。
四、正式场合的忌称
在公务交往中，有一些称呼是职员所忌讳使用的。它们的共同之处是：失敬于被称呼者。这类忌称主要有下述五种。
1．错误性的称呼
它们均是称呼者粗心大意、用心不专所致。常见的有两种情况：
一是误读。其原因在于不认识被称呼者的姓名，或者念错了对方的姓名。我国人名中的一些姓氏，例如，翟、冮、郇、眭等，就很容易被人误读。
二是误会。在此，它是指对被称呼者的职务、职称、学衔、辈分、婚否做出了错误的判断。例如，把一名未婚妇女称做夫人，显然就属于重大的失误。
2．不适当的称呼
有一些称呼如果在正式场合使用，均为不适当的称呼。此类称呼主要有以下几种：
一是替代性的称呼。在正式场合，若以下一个、12号等替代性称呼去称呼他人，亦为不适当的做法。
二是跨行业的称呼。学生喜欢互称同学，军人往往互称战友，工人可以互称师傅，专业造诣高者可称之为大师。但此种行业性极强的称呼一旦被用来称呼界外之人，通常则会给人以不伦不类之感。
三是不恰当的简称。某些同事之间使用的非正式的简称，例如，把范局长简称为范局，把沙司长简称为沙司，把周校长简称为周校，均不可使用于正式场合。
另外，与他人打交道时，不使用任何称呼，也是极不礼貌的表现。
3．不通行的称呼
有一些称呼，仅仅适用于某一地区，或者仅仅适用于国内。一旦它超出一定范围，就有可能产生歧义。此类非通行称呼主要有两种：
一是仅适用于某一地区。北京人称别人为师傅，山东人则习惯于称呼别人为伙计，这类地区称呼在其他地区往往难以畅行无阻。
二是仅仅适用于国内。一些中国人常用的称呼，例如，同志、爱人等，绝对不宜用于称呼一般的外国人。
4．庸俗性的称呼
在公务交往中，一些庸俗而档次不高的称呼，绝对不宜使用。动辄对他人以朋友、兄弟、死党、哥们儿、姐们儿相称，往往只会贬低自己的身份。
应当指出的是，在正式场合，不论对外人还是自己人，最好都不要称兄道弟。要是张口闭口张哥、李姐、王叔，不仅不会使人感到亲切，反而会让别人觉得称呼者的格调不高。
5．绰号性的称呼
在一般情况下，一名有教养的职员绝对不可擅自以绰号性称呼去称呼别人。不论自己为别人起绰号，还是道听途说而来的绰号，都不宜使用。一些对他人具有侮辱性质的绰号，则更是应被禁止使用的。
