一、工作总结的基本结构
一般一篇完整的工作总结报告由标题、前言、主体、结尾四个部分构成。
1、标题
标题可由正标题和副标题组成，也可仅一个正标题。可将总结中的主要内容作为标题，也可把核心内容提炼成一句积极向上的语言，甚至是鼓动性口号来做标题，如果由正副两个标题组成，则主标题可“喊口号”，副标题描述“内容”。
2、前言
撰写前言的主要目的是，读者从简明扼要的描述中了解工作总结的基本框架结构或核心观点。前言的方法多种多样，有的描述变化情况及主要成绩，有的介绍基本情况，有的描述核心观点、目的、方法等。
3、主体
主体是工作总结的核心部分，也是工作总结中重点描述的内容。工作总结中一般先汇报所做的重要工作、事件、体会、经验、教训、成绩、不足等，总结出一些具有规律性的内容。
4、结尾
一般对整体总结做一个总结性概况，并提出今后努力的方向，并对存在的问题表明自己的态度和决心。一般结尾常见的形式有四种：即条目式、三段式、分项式和漫议式。
二、写好工作总结的基本要点
1、统揽全局，先写大纲
根据对工作的“整体”性思考，然后罗列出工作总结的“大纲”，最后在“大纲”下面回顾具体的事实。
2、实事求是，简单明了
写工作总结时应本着实事求是的态度，尽量用简洁的语言说明基本情况，避谈一些与工作无关的“大话”“套话”或“官话”等形式化的东西。
3、数据说话，图表分析
在工作总结中，能用数据描述的内容尽量用数据描述，如销售额为××万元，同比增长×%，其中核心产品增长率为×%等，尽量多用表格、图表等一些工具来比较分析，这样一些重点内容会一目了然的表现出来。
4、肯定成绩，反思创新
在工作总结中，对一些取得的成绩应予以肯定，但对一些不足应予以反思，并提出未来改正或创新的基本思路。
5、重视细节，突出重点
写工作总结时，要处理好一些“细节”问题，特别是那些在“艰难”条件下所取得的成绩或某些感人的“细节”，同时对“重点”内容应着重强调，以引起上级的关注。
6、回顾过去，面向未来
工作总结的重点是“回顾过去”，即对即将过去的工作得失进行回顾总结，但同时必须“面向未来”，即对未来的工作展开有中肯的建议及建设性的指导意义。
7、保持风格，切忌模仿
有许多管理者在写年度工作总结中老是“模仿”别人，甚至进行“抄袭”，而没有形成自己的“独立风格”，其实一篇完美的工作总结必须是因人而异，他有总结者自己的“影子”。
三、工作总结中应包含的具体内容
一篇完整的工作总结应包含四个方面的内容：基本概述;成绩和不足;经验与教训;改进措施和计划。
1、基本概述
一般侧重于对工作的主客观条件，一些有利的因素或不利的因素以及工作中的环境和基础等进行分析。
2、成绩和不足
主要是针对工作中取得的各种成绩，同时有哪些不足进行描述，如某项整体业绩增长30%，重点产品占比取得了50%的增长，其中某三类新兽药一枝独秀，占总体销量的30%以上等等此类描述性语言。经验与教训主要描述，通过这一年来的工作得到了哪些经验，同时有哪些教训必须铭记。
3、经验与教训
主要是指在过去一年工作中取得哪些经验，有哪些深刻的教训值得反思。一些好的经验要推广，而一些教训要避免，特别是对未来的工作具有指导性的经验，尤其值得学习和推广。
4、改进措施和计划
主要是针对工作中的一些不足之处和一些深刻的教训，做到向好的方面改进而采取的一些具体方法，并提出具体的落实规划等。改进措施和计划必须切实可行，具有时效性，切忌搞一些不切实际的口号或对计划的实施没有明确的时间要求。
四、写工作总结时的“五大忌”
1、一忌事无巨细，写成“流水账”
有些人写工作总结时把一段时间内所做的“所有”工作，事无巨细“罗列”出来，把一篇总结写成了“流水账”。
2、二忌总夸大成绩，回避问题
有些人对成绩刻意进行夸大，而对一些问题则有意进行回避，要么避而不谈，要么轻轻一带而过，文章总结变成了对自己“歌功颂德”的文章。
3、三忌过分谦虚，“缩小”成绩
也有些人在写工作总结时，总觉得应该多夸领导，少夸自己人，明明是自己所取得的工作成绩那也要说成是领导的，给领导“戴高帽”，对自己则过分“谦虚”，刻意“缩小”自己的成绩，这种行为反而给人一种不诚实、拍马屁的感觉。
4、四忌只做简单罗列，不做总结思考
把一些工作成绩只简单罗列出来，而没有进行系统总结，更没有自己的思考，把自己只做为一个简单的“机器”，而没有自己的“思想”，这样的工作总结实际上是没有“灵性”的“死文”。
5、五忌总花里胡哨，内容空洞
“题目吸引人，格式很动人，内容恶心人”，注重形式而不注重事实，形式大于内容。这类总结没有实际意义。
