员工领取备用金时，是填写借款单，作“其他应收款”入账。来报销时结清借支款，分两种情况：
1、报销金额小于借支金额时，员工交回借支余款，财务上应开出收款收据，用途栏注明“收回XX人X月X日借支余款”，金额为收回的现金。报销发票等凭证与收款收据一起作为原始凭证。
借：管理费用（实际报销数）
库存现金（差额）
贷：其他应收款——XX员工(原借支数）
2、报销金额大于借支金额时，凭实际报销单据入账。补付现金，无需另开收据。
借：管理费用（实际报销数）
贷：其他应收款——XX员工（原借支数）
库存现金（差额）
