《办公管理制度》
第一章 总 则
第二章、办公秩序管理
第三章、部门协作管理
第四章、保密管理
第五章、文档管理
第六章、形象管理
第七章、工作牌管理
第八章、印章管理
第九章、文件（打）复印管理
第十章、办公设备管理
第十一章、日常办公用品管理
第十二章、低值易耗品管理制度
第十三章、资料刊物管理
第十四章 、电话使用管理
第十五章、公司员工确保通信畅通的规定
第十六章 、日常卫生管理
第十七章、公司水电安全管理
第十八章、会议管理
第十九章、车辆管理第二十章、车辆管理制度
第一章 总 则
为加强公司的管理建设、提高效率，形成 “高度自律、积极务实、团结协作、锐意进取”的行为规范，促进员工与公司的共同发展，特制定行政办公管理制度。本制度对济南智胜时代科技有限公司全体员工具有约束力，自公布之日起执行。
本制度执行部门为综合办公室，各部门负责人有义务协助综合办公室贯彻执行。
第二章 办公秩序管理
（一）、公司员工必须严格遵守公司其它各项管理制度和工作流程。
（二）、上班时间内，公司员工不得擅自离开工作岗位，不得串门闲聊；因工作原因需要进入其他办公室，必须先轻敲门，征得同意后方可进入。
（三）、上班时间内，公司员工不得作与公司无关的事务。
（四）、上班时间内，如有宾客来访，必须在前厅等候，前台人员问明事由后，再做出正确处理。
（五）、上班时间内，公司员工不得带领与工作无关的人员进入办公区，员工与公司业务无关人员的会面不得超过15分钟。需要延长时间的，在获得上级领导的许可后，做事假处理。
（六）、上班时间内，公司员工需把手机设成震动。
（七）、公司员工必须以良好的工作态度、恰当的工作方法及时完成各项工作。
（八）、违反上述第二、三、四、五条的相关人员予以负激励10-20元；违反第六、七、八条的相关人员予以负激励20-100元违反第九、十条的有关人员，给予负激励100-300元，情节的严重者，报公司加重处理。
第三章 部门协作管理
（一）、凡涉及到各部门人力资源的互补、信息的流通均受本条例的制约。
（二）、各部门之间需要协作的小型事件（24小时可处理）由各部门采取非正式的沟通方式处理。
（三）、各部门之间需要协作的大型事件（48小时以上可处理）由各部门采取正式的沟通方式（联席会议）处理，且必须作会议记录，明确责任到个人。
（四）、各部门之间需要协作的各种事件通过正式与非正式两种方式均无法解决的，申请协作的部门可填写"部门协作工作单"交公司综合办公室协调监督完成。
（五）、填写"部门协作工作单"的主动权在申请部门，并一式三份。
（六）、公司综合办公室作为"部门协作工作单"的仲裁机构，负责处理"工作单"执行过程中的歧异。
（七）、提供协作的部门接到"工作单"，由各中心负责人统筹并按时、保质完成。在部门职责范围内，任何协作部门不得以人力、时间作为推脱执行"工作单"的理由。
（八）、若协助部门不接受"工作单"中的申请，必须在"处理意见"栏填写具体原因。
（九）、违反上述第七、八条的协作部门，对相关部门主管负激励100-200元/次；申请部门若没有对"工作单"执行情况反馈信息，则对申请部门主管也给予负激励50-100元/次。
第三章 保密管理
（一）、公司全体员工都有保守公司机密的义务。
（二）、公司机密包括下列事项：
1、公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、开发项目及经营决策；
2、公司内部的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；
3、公司财务预算报告，及各类财务报表、统计报表；
4、公司技术开发资料及计算机内的所有资料；
（三）、公司的文件、资料的保密等级分为一至四等。
一级文件：仅限公司内部人员传阅（部门工作计划、总结，基础分析数据等）；
二级文件：仅限公司主管以上级别人员传阅（合同、协议等）；
三级文件：仅限部门负责人以上级别人员传阅（公司方向、规划、各种策略等）；
四级文件：仅限副总经理以上级别人员传阅（财务报告、统计分析报告等）；
（四）、严禁将公司任何文件进行抄录、复制传递出公司办公区（包括利用网络传输）。
（五）、因工作需要查看超出自身权限的文件或资料，必须得到相关人员的批准。
（六）、属于公司机密产品研制过程中的原始载体，其保存和销毁必须由公司指定的部门委派不同工种的两人共同执行。
（七）、对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。
（八）、严禁私人交往中泄露公司机密，严禁在公共场所谈论公司机密。
（九）、公司员工发现公司机密已泄露，应立即报告公司上层领导，并及时做出处理。
（十）、计算机操作人员应按照各部门的保密条例做相应的保密处理。
（十一）、各部门保密制度由部门负责制定，综合办公室负责监督执行。
（十二）、违反上述第三、四、五、六、七、八、九、十条的相关人员予以负激励200-1000元/次，并追究部门主管以上人员的经济责任,造成严重经济损失的,公司保留诉诸法律的权力。
第四章 文档管理
（一）、公司文档包括：公司内务、企业管理、人事、业务往来、客户信息、市场调查、产品开发、素材资源、财务票据等。
（二）、综合办公室必须及时对内务、管理、人事、电子信息等档案分类汇总。
（三）、业务往来、客户信息、市场调查等档案各部门必须每月进行分类整理。综合办公室根据具体情况的需要抽样汇总并分析。
（四）、技术中心必须对产品开发、素材资源等档案每月进行分类汇总并管理。
(五）、财务档案由财务部负责按月进行分类整理。
（六）、各部门对外行文必须在第一时间内将原件交档案管理员入档（财务部门档案除外），各部门自留复印件存档备查。每月30日配合档案管理员将当月原始档案核查。
（七）、部门自备档案遗失或损坏必须由部门主管向存档部门提出复印申请。
（八）、公司高、中层管理者或个体事件的决策者借阅公司档案时，不得将原始档案带出综合办公室，因公司会议讨论需要或其他需要，须经公司总经理批准。
（九）、档案管理人员，必须遵守公司的文件档案管理制度，保管好文件的同时对文件的情况作详尽记录以备查验
（十）、非本部门的档案文件柜员工不得开启。
（十一）、违反上述条款的相关人员予以负激励20-100元/次。
第五章 形象管理
（一）、上班时间内严禁穿超短、超薄、露胸、露腰（背）的衣（裙）。
（二）、上班时间内严禁穿背心、短裤和拖鞋。
（三）、上班时间内严禁在公司办公区大声喧哗和使用不文明语言及动作。
（四）、上班时间内严禁跨部门指责和训骂公司员工。
（五）、员工在上班时间内严禁与上级顶撞。
（六）、严禁在公司办公区域内吸烟。
（七）、严禁在公共区域乱丢果皮纸屑。
（八）、严禁损坏形象标牌（徽）、贴画、宣传单、通知及文件。
（九）、严禁与同事发生冲突、打架斗殴、伤害他人。
（十）、违反上述第一、二、三、六条的相关人员予以负激励20元/次，三个月内违反累计五次的予以开除；违反第四、五、七、八、九条的相关人员予以负激励50元/次，情节严重，造成损失的追究行为人的赔偿责任并予以开除。
第六章 工作牌管理
（一）、员工经过考察合格后，在综合办公室办理领用工作牌手续。
（二）、员工在上班时间内，必须配戴工作牌。
（三）、公司员工不得将工作牌进行私自转（借）让、押抵、买卖等不正当交易。
（四）、员工如将工作牌遗失，必须立即通知综合办公室并补办，其补办费为50元。
（五）、员工在离职时，必须将工作牌退回公司。
（六）、违反上述第二条的相关人员予以负激励5元/次；违反第三条的相关人员予以负激励100元/次；违反第五条的相关人员予以150元的负激励。
第七章 印章管理
（一）、公司印章包括：行政、财务、合同和部门专用章。
（二）、公司行政章、合同专用章由综合办公室专人负责管理。
（三）、公司财务章和部门专用章由各部门负责人管理。
（四）、公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖行政章或合同专用章时，必须获得总经理的审批方可办理。
（五）、公司财务专用章仅作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途；
（六）、公司生产、经营、管理部门专用章对外不具有法律效力，只用于本部门对外的一般业务宣传或代表本部门向公司书面汇报情况或提议。
（七）、公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并及时归还。
（八）、违反上述规定，公司根据违章程度直接追究印章主管人和侵权行为人的责任。
第八章 办公设备管理
（一）、公司员工不得侵占、损坏办公设备，必须爱护公司办公财产。
（二）、公司办公设备包括：电脑设备、通讯设施、文件柜（夹、架）及其它卫生设施和公共装修设施等。
（三）、综合办公室每月负责对公司办公设备进行一次清查。
（四）、各部门必须对本部门的办公设备和使用情况每月如实进行统计，不得隐瞒。
（五）、公司所有办公设备由公司财务部协助综合办公室进行估价并详细做好统计（财产清单）及时归档。
（六）、需要添加办公设备的部门，必须由部门负责人统一做好需求计划，经综合办公室初审后再报总经理审批。
（七）、办公设备由综合办公室购买，财务部协助。
（八）、综合办公室必须及时对办公桌椅及公共办公区的设备进行检测维修。
（九）、员工离职时，必须提前向本部门做好办公设备移交工作。部门负责人在移交书上签署物品检测意见。
（十）、违反上述条款而造成的损失，由相关人员照价赔偿。
第九章办公用品管理
（一）、公司办公用品包括宣传资料、名片、信笺、信封、文具、卫生用品等。
（二）、综合办公室每月限量向各部门发放办公用品，并登记明细。
（三）、各部门需要购买的日常办公用品，必须由部门负责人每月底及时制定出下月的需求计划填写《办公用品申购单》并报综合办公室初审后交总经理审批。
（四）、由综合办公室安排专人根据申购单统一采购办公用品，并办理入库手续。
（五）、公司员工领用办公用品时，须到办公室填写领料单，经办公室负责人签字批准后方可领用；
（六）、财务部须定期对办公用品库的发放与库存进行核对与盘点工作。
（七）、部门所专用物品的购买必须由各部门负责人递交申请报告，经综合办公室初 审后交总经理审批，获得批准后自行购买。
（八）、专用物品购买后必须交综合办公室登记明细，签署意见后，财务部方可办理报销手续。
（九）、各部门不得在当月内重复申购或领取办公用品。（特殊情况可以提出申请）
（十）、各部门没有按申购程序报批，擅自购买日常用品的，财务部一律不予以报销费用，由该部门或个人自行承担。
第十一章、低值易耗品管理制度
标准
1、价值标准:低于固定资产标准,单位价值低于500元;
2、用途:本公司自己使用的生产用具或小型办公用品,如:电话,风扇,照明设备等.
申购
低值易耗品的购入由使用人根据实际需要提出申购,填写申购单,使用部门负责人签字以示同意,报综合办公室初审后交总经理审批。公用办公设备可由综合办公室提出申购，并交总经理审批。
验收入库
生产用低值易耗品购入后,由验收人检验签字,仓库办理入库手续;办公用低值易耗品由办公室填写入库单,登记购入日期、金额等内容.购买人将申购单、发票、入库单等单据交财务作帐务处理.
使用
生产用低值易耗品由生产部门负责人批准,领用人签字,在仓库办理出库手续;领用其他低值易耗品在办公室办理领用手续,填写出库单 ,领用人签字,办公室作记录,明确使用责任.对低值易耗品的使用保管、维护由使用人负责,应注意爱惜使用,延长寿命.
盘点
财务部门根据帐面记录,会同办公室和各部门定期盘点,清点数目,查看使用状况.
报废
低值易耗品失去正常使用效能时,应及时办理报废手续.由使用人提出申请,部门负责人批准,财务部门作减少处理.办公室核销原记录.对人为原因造成的毁损,要追究当事人的责任,赔偿损失.
九、其他
低值易耗品在各部门或个人之间转移时,交接双方应在交接时检查物品的外观和性能,到办公室办理登记,明确责任.因登记不及时使责任人不明确的,由领用人负责.
第十二章 资料刊物管理
（一）、综合办公室每日必须对公司所征订的刊物和购置的资料（书籍）进行清查。
（二）、员工须长时间借阅（48小时以上）公司的资料或刊物，必须首先获得管理人员同意，并进行登记。
（三）、公司报刊借阅时间不得超过两天，公司书籍借阅时间必须在一个月内归还。
（四）、员工辞职（退）必须及时将所借报刊和书籍归还，不能及时归还、损毁或遗失的，按照当前市场价赔偿并处以20元罚款。
（五）、违反第一、二、三条的相关人员予以负激励10-50元。
第十三章 电话使用管理
（一）、公司电话原则上不允许处理个人（私人）事务，如有紧急情况急需使用公司电话时（只限拔打市内），必须获得主管同意方可拔打。
（二）、公司没有设置限额的长途直拔电话和已设置限额可进行长途直拔的电话分机，不得用于处理私人长话，如果因特殊原因需要使用直拔长途电话时，必须经部门负责人的同意，并详细登记，话费在当月工资中扣除。
（三）、公司员工在使用电话时必须在本部门所指定的电话机上拔打，严禁盗打其他部门的电话。
（四）、综合办公室必须随时监控电话的使用情况，及时对电话管理服务器进行维护。
（五）、电话铃响三声之内接听为佳，拿起电话，请先说：您好，智胜时代！超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
前台接到电话问明事由后，再作出做出正确处理。
（六）电话要爱惜使用，定期擦拭清洁；使用时轻拿轻放，不得砸摔以泄私愤，损坏者公司追究其责任，并要照价赔偿。
（七）需要按装或移机的部门及个人，请提出使用申请，经部门负责人审批同意后，由综合办公室负责安排具体工作。
（八）、违反上述第一、二条的相关人员予以负激励10-20元/次；违反第三、五条的相关人员予以负激励20-50元/次；违反第四条造成话费严重超支的相关人员予以负激励50-100元/次。
第十四章 公司员工确保通信畅通的规定
一、 公司的发展基于所有员工的团结协作、共克难关，同时也需要与所有关注并支持公司发展的客户朋友们的密切合作与良好沟通，因此，公司特推出此规定。
二、公司要求各部门负责人、主管在工作期间必须保证个人通信工具与公司的联络畅通。
三、外出办公人员，必须保证个人通信工具在每日的7:00~23:00期间呈开机状态，特殊情况下，甚至是24小时开机待命。
四、如遇信号盲区或特殊场合不宜通话，本人应及时采取相应措施告知公司，但间断时间不得超过2个小时（乘坐飞机、轮船者除外）。
五、公司总办及部门主要领导应保证个人通信工具24小时联络畅通（节假日包括在内）。
六、如公司员工的通信方式发生变动，请及时通知综合办公室相关人员进行更改，确保公司“通信联络一览表”的准确性与实用性。
七、如因个人通信工具与公司联络不畅通，或更改号码后未及时通知致使联络中断而给公司造成损失者，公司视情节严重程度与具体情况对之予以处罚。
八、综合办公室将不定期对此执行情况进行检查，一经发现有违规现象，将对违规者严惩不贷。
第十五章 日常卫生管理
整洁是高效率、高素质的基础，所有的同仁都应持有良好的卫生习惯，以充分盈造公司清洁高雅的办公环境，全面打造智胜时代的品牌形象，以“细节成就伟业”来体现智胜时代高效严谨的管理水平和丰富独特的企业文化理念。
特制定本条例，如下：
一、地面
1、各办公室地面须每日清扫一次，并要用拖把擦净。地面上不能有散落的纸屑与堆积的杂物，角落与地角线不能有明显的灰尘，不能出现无人清理的卫生死角。
2、对于废弃物与琐碎物品，要有统一的地方集中归置，不得随地乱扔，不得随手摆放。
3、全体员工应保良好的卫生习惯，不随地吐痰，不乱扔烟蒂；
4、所有地毯，须小心维护，喝茶、饮用饮料、或吃食物时请勿沾染地毯。
5、违反上述第三条的，给予当事人罚款10元/次，相关卫生负责人也要被罚款10元/次。
二、墙面
1、所有员工都应时刻保持公司墙面洁白，未经同意，一律不得在墙上随意张贴与涂抹。
2、办公桌、椅与其他物品在摆放时，须适当离开墙面一定距离，避免与之刮蹭；搬运物品时更要当心，不要碰坏墙面。
3、严禁污手扶按墙面，留下印迹者，一经发现，罚款20元/次；找不到当事人时，对该卫生责任区负责人处于罚款20元/次。
三、办公设施
1、对于办公设施，例如桌椅、文具、器具等办公用品，要求专人专用，专人管理；公共的办公设备，例如电脑、打印机、复印机、传真机或饮水机，由当天的值日人员进行清理。
2、每日下班离开公司前，将各种办公器具物归原位，摆放整齐；使用完毕的资料进行整理，分类存放；椅子推至办公桌下。
3、出差人员在出差之前，应将个人办公桌椅与办公用品收拾妥当；在其离开公司的这段时期内，其桌面卫生由该卫生区域负责人或安排的值日人员进行清理。
四、私人物品
1、个人水杯、餐具应置于个人办公桌或橱柜内，及时清洁，妥善保管，不得随手掷放、或遗忘在公共区域。
2、合理放置毛巾、坐垫等私人物品，一经发现乱放之物，将视为无主物品进行清理。
五、卫生间
1、卫生间是最重要的公共卫生场所，需大家互相监督，共同保持，创造良好的卫生环境。
2、公司为大家提供了十分舒适便利的卫生条件，敬请大家享受的同时，不忘时刻提醒自已：节约用水、用电，节约餐洗净、卫生纸品的使用。
3、禁止将杂物倒入水池或下水道中，以防管道堵塞；如发现违规者，将罚其清理卫生间。
4、便后要及时冲厕，注意环境卫生，不随手乱扔纸屑与物品。
5、洗涮时要注意节约用水，动作幅度不宜过大，以免四处溅水，污染台面与地面。
6、便后未冲厕者，一经发现，罚款20元/次。
六、个人卫生
1、每个人须养成良好的习惯，不随地吐痰，不乱扔纸屑，不在办公区域内吸烟。
2、对于个人卫生，要做到勤洗澡，勤换衣服，身体无异味，手部指甲内无污泥，头发与衣着干净利落。
3、举止文明，积极维护环境卫生，以良好的精神面貌和公德意识带动和感染身边的人共同遵守并执行公司的卫生制度。
七、检查制度
1、检查形式为随机性、不定时抽查。
2、检查人员为以综合办公室为主的，会同其他卫生区域负责人共同监督与评比。
3、每周六将检查结果在公司公告栏中张贴公布。对于成绩排名总是
居后者或卫生状况十分恶劣者，公司将给予相应的处罚。
附：各卫生划分区域和相关负责人
1、划分的标准是以部门为单位。
时间 卫生负责人 卫生区
星期一 IT事业部 地面
桌面
公共设备
卫生间
星期二
星期三 空气系统事业部
星期四
星期五 工业自动化事业部
星期六
备注：具体卫生区负责人由各部门自行安排
第十六章 公司水电安全管理
（一）、公司接待来客来访时的饮用水：属于公司总经理或副总经理接见的客户，由综合办公室前台人员负责接待，属于公司各部门或其他个人接见的客户，由各部门或个人自行接待。
（二）、公司员工在水房或卫生间冲刷或洗手时，用完水后必须及时关闭龙头开关，不得放任自流，浪费水资源。
（三）、上班时间内遇到临时性停水、停电各部门人员必须及时切断电源和水源。
（四）、下班后，最后离开办公室的员工必须及时关闭办公室的电灯、电脑、饮水机、总电源，并上好门锁，确保办公室财产安全。
（五）、违反上述第一条的相关人员予以负激励5元/次，违反上述第二条的相关人员予以负激励10元/次，违反上述第三、四条的相关人员予以负激励50元/次。
第十七章、会议管理
（一）、会议管理泛指公司各项例会、总经理常务会议、总经理扩大会议、部门会议和员工大会。
（二）、召开会议的组织者，必须在第一时间内，将会议主题明确，组织人员在会议前做好会议日程，日程包括会议召开起止时间、会议地点、会议主题、会议内容、会议主持、会议记录人、会议结论、参会人员名单等，交主持者审核后，并提前两个小时发放会议主题告之参会人员，做好会议前准备。
（三）、会议纪律：
A：参会人员必须准时出席会议，因各种原因，不得参加者，须提前向组织人员请假，不得无故缺席或迟到。
B：参会人员必须携带会议记录本和笔，做好会议记录。
C：会议期间，一切通讯工具处于关闭或震动状态，不得随便走动，不得交头接耳，不得做与会议无关的其他事宜，不得抽烟。
（四）、会议结束后，会议记录由指定的专门人员进行整理，在一个工作日内，除部门会议外，均交档案管理员录入并存档。
（五）、公司两个部门以上联席会议中形成的各项决议，由综合办公室监督执行。
（六）、部门之间的联席会议，必须经过各部门负责人商定后，在保证不影响其他工作人员正常的工作下，方可进行。
（七）、如有会议变更，须做好相关解释工作，方可延期或取消。
（八）、如违反以上任一条款的相关人员予以负激励20-100元/次。
第十八章 车辆管理暂行规定
第一条 为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本规定。
第二条 公司车辆为生产及经营专用车辆，公司设专职司机，对公务用车实行专人管理，负责车辆的清洁、使用、保管、维护等。
第三条 严禁无证、酒后驾驶车辆。
第四条 各部门因工作需要使用车辆时，应事先填写“派车单”，经部门主管核准，总经理审批，并经车管人员同意后，方可用车。无“派车单”者，禁止出车。
第五条 公务车在完成工作后，应及时驶回公司停放。未经批准，不允许将车辆在外停放。确因工作需要在外停放者，需经经理批准。在外停放期间的一切责任，由保管人负责。
第八条 驾驶人由于违章引起的罚款及车辆损伤由本人负责。
第九条 司机应佩带通信工具，保证畅通并及时回复
第十条 公务用车的燃油费实行定额管理，超支部分由专管人员自负。车辆管理人员有权拒绝不合理的用车要求，不得自行用车、出借。
第十一条 非本公司人员用车，一律不借。
第十二条 本规定经总经理核准后公布起实施，修改时亦同。
第十九章司机管理制度
一、司机的着装一定程度上代表公司的形象，故司机上岗必须穿着整齐、干净端庄；逢有重大外出活动，须着较正式服装。
二、司机在完成日常出车任务回公司后，需对车辆做到勤检查、勤擦洗、勤保养，且对所配发的清洁用、装饰用等随车物品进行妥善保管。
三、公司定期会对车辆进行检查，检查的项目有月行驶里程、全车卫生、机油、水及防冻液、刹车油、变速油及轮胎气压等，如果不合格则予限期完成或停驶，在停驶期限内将对司机的福利待遇做相对扣发。
四、对于汽车正常的维修或保养如换机油、防冻液等需由司机本人完成。
五、对于确需送修理厂进行修理的汽车需向公司提出申请，经公司同意批准后方可修理。
六、对于修回来的车辆，本车司机或接车人需对车辆认真检查，是否合乎标准，修理厂所收费用是否合理，公司具有审查的权力。
七、对车辆的月检更换某种部件、年检进厂修理，需详细的记入本车技术档案。
八、对于按汽车尾号要进行年检的车辆，需领取车辆年检表。对车辆进行年检合格后，要迅速去交管部门领取年检合格证，贴于汽车前风档的右前方。
九、司机每日下班时，须将车泊在公司的固定停车处；不经领导批准，出车无论多晚一律不准将车开回家。
十、用车部门或用车人将车开出时，应事先给公司领导打招呼，或填写“派车单”，经车管人同意后，方可用车；不经批准，不得将车辆私自借出以作他用。
