作者：金惠策划
公司会议预算应该分为几个大类：1交通费用 2 会议室/展厅的费用 3 住宿费用 4 餐饮费用 您可以通过这几个方面来进行预算。
交通费用
(1) 出发地到会议地 — 其中包含了航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头到住宿地的交通。
(2) 会议期间的交通费用 — 包括会务地交通费用，即住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通与其他参加会议人员可能使用的预定交通费用。
(3) 送别交通与返程交通 — 主要有航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2 会议室/展厅的费用
(1) 会议场地的租金问题 — 一般情况下会议场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔，如果有限非常规设施并不涵盖在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，必须加装非主席台发言线路时也可以另外的预算需要。
(2) 会议设施租赁费用的问题 — 有些部分费用通常是租赁一些特殊设备，例如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。通常在租赁时都要支付相应的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持和维护费用。值得关注的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求，一般可向专业的会议服务公司咨询，方便获得最适宜的性价比，不然途中有可能影响会议的进展。另外，有些会议设施出于品牌、产地及新旧不一，租赁的价格有可能很大差距。
(3) 会场布置费用问题 — 不是特别要求的，一般而言这些部分费用应包含在会场租赁费用中。有特别要求的，可以和专门的会议服务商沟通。
(4) 其他支持费用问题 — 这些支持费用一般包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。出于有些支持均为临时性质，假如会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用大概会比市场行价要高很多，假如你让专业会议服务商代理，反而会获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
基于这些个单项服务支持，主办方应尽可能明确各项要求条例，并且要单独签订服务协议。
3 住宿费用问题
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4 餐饮费用问题
会议的餐饮费用既可以简单又会很复杂，当然这主要取决于会议议程的需要和会议的目的。
(1) 早餐
通常情况下，早餐是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用自然按人数计算即可，但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则酒店或餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算 — 而改为按预定人数收取费用。
(2) 中餐和午餐
中餐与午餐基本上是属于正餐了，可采取人数预算方式 — 自助餐形式，按桌预算 — 围桌式形式。假如主办方希望酒水消费自行采购而非由酒店提供，此时酒店有可能会收取一定数量的服务费用。
(3) 酒水与服务费
假如你在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常会加收服务费。那么在高星级酒店举办会议宴会时，一般在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费用。
(4) 会场茶歇问题
这项费用可以说是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合等。承办人告知的茶歇价格通常包含服务人员费用。假如主办方需要非程序服务，也可能需要而外的预算。一般茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5) 联谊酒会或舞会
联谊酒会/舞会的预算可能会比单独的宴会复杂些，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但是酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，预算可能会需要比较长的时间去确定。
(6)视听设备
假如在室内进行，视听设备可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，那么视听设备的预算就比较复杂了，包含：
设备本身的租赁费用，一般按天计算;
设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可以让会展服务商代理;
音乐源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，这个主办者可自带，或委托代理也可。
有一些活动还要考虑演员与节目问题
