策划是一项系统工程
该负责人指出，展览会策划的内容很广，包括前期市场调研、市场分析、目标客户选择、展会立项报批、宣传广告、展会推广以及相关活动策划等，是一项综合的系统工程。展会策划是衡量展会成功与否的重要标准，策划的好坏直接关系到展会的规模和影响。
他认为，一个成功展会应看三量：数量、质量、成交量。数量是指参展商以及参观商的数量。目前，在展览会的运作中存在一个很大的不足，那就是对参观商组织工作的偏轻。展览的目的是搭建一个交易平台，让买家卖家得以面对面的交流、洽谈，故吸引参展商参展和吸引买家前来洽谈都很重要，两者缺一不可，否则展览无法成功。质量是指参展商及参观商的质量。参展商应能包括行业内大多数重点企业。而参观观众的专业性要强。有些很专业性的展会对入场观众没有限制，小孩也能随便入场，这势必影响展览的专业性。成交量是指参展商和观众的实际成交金额。一个成功的展会应能给参展商带来最大的收益，成交量大的展会明显也就说明参展商通过几天的展览得到了实际上的收益。因此参观、参展商的组织工作是影响展会展览效果成交额 的重要因素，做好这个组织工作一靠积累，二靠宣传策划。简言之，好的策划应该是准确的市场定位和有效广告宣传的结合。
他强调，展览业是一项操作性极强的系统工程。从筹办到招展、展出，涉及的部门很多，在时间、空间、人员、物流等方面都需要全盘运筹帷幄，除了配备高素质的操作人员外，还要科学统筹安排整个操作流程以提高人力、物力的效用，避免浪费，以求达到提升会展水平的目的。那种只要选好题目，有一群业务员，组织了参展商，展会就成功了一大半，根本用不着什么策划的说法是完全错误的。
他说，做好展会的策划并不是一件容易的事。但展览的策划最少应有以下几方面内容：题材的确定，场地的选择，展会营销策略的制定。
立项要抓住市场脉搏
该负责人指出，市场经济的特点就是一切经济活动都需围绕着市场需求来进行，有市场才有出路。目前，中国的会展经济还不成熟，存在着重复、盲目办展的现象，这与展会没有好的立项有很大关系。所以，展会立项的正确与否直接决定了展会最终的成败。
他介绍，奥华展览今年10月将办的“2002中国国际医疗保健产业博览会”，就是在充分进行了市场调研的基础上决定的。首先，医疗保健业是全球的朝阳产业。进入21世纪以来，随着世界经济的发展，全球医疗保健产业繁荣兴旺。保健品也是我国发展最快的行业之一，保健市场需求潜力非常大。据有关数据表明，未来五年，中国的医药保健市场将进入高速发展的阶段。而广东地区作为中国最富有的地区，这个巨大的保健品消费市场是每一个商家不容错过的。参加在目标市场所在地举办的展会是产品及企业最好的推广方式。其次，从全国范围来看，象“2002中国国际医疗保健产业博览会”这样3万平方的以医疗保健为主题的展会还并不多见。市场竞争压力相对较小。第三，在广东现代国际展览中心举办“保健产业展”优势很大。
他指出，中国的会展业大致成一个三足鼎立的局面。北京，上海，珠三角地区。其中珠三角地区，从广州、东莞、顺德、中山、深圳到香港，一个珠三角会展带已初步形式。而广东现代国际展览中心正是这个会展带上一颗璀璨的明珠。首先，它处于穗港经济走廊的中段，位于珠三角的腹地，毗邻香港、澳门，独享优越的地理条件和深厚的市场资源。其次，借助中央电视台“同一首歌”的宣传、国际名家具展的影响以及第一届广东省汽车交易会的成功，广东现代国际展览中心已有了很好的知名度。再次，广东现代国际展览中心所在地厚街，有着相当好的会展配套设施。三星级以上酒店十多家配有1000多间客房，一个小时的车程可到达穗深等珠三角任一地区，酒店数可扩至千家，足以举办超大型展会。
营销策略重资源利用
展会的重要一环是推广营销，这也是展会策划的重要组成部分，因此制定正确的展会营销策略是展会成功的关键。
该负责人指出，“2002保健产业展”在营销方面有新的突破。首先，展会组办者争取到了政府组织和行业协会的支持。政府是一个很好的信息来源。如通过政府有关部门获取专业买家信息，甚至通过政府部门将重要买家组织到展览会上来。行业协会在行业内有很大的影响力和号召力，它们掌握着行业内最权威的信息及资料。展会能得到行业协会的支持，就能获得准确的客户资料，并通过它们组织各种各样的行业活动及时将展会的信息发布到目标客户群。其次，加大宣传力度。成功的展会应有足够力度的推广，以大量的宣传来为招展铺路，相对靠业务员去拉的方式来说，也更有实际成效。因此，在策划展会时，正确切实可行的宣传方案是相当重要的。如建立展会网站或网页。“保健产业展”就同时在“中国健康网”、“中国健康产品网”、“惠聪医药网”、“中国医药市场网”等网站上发布广告或展会消息，还在一系列相关展会上对“保健展”做了大量宣传，并在媒体上有广泛的宣传，如在《粤港信息日报》、《广州日报》、《医疗保健器具》等。此外，邮寄也是很有效的营销手段之一，可将制作精美的邀请函寄送客户手中。第三，抓住市场热点，组织了一系列活动。社区医疗保健和保健企业的信用问题是目前市场的热点。因此，我们推出了“社区保健新文化主导媒体在联盟计划”和“保健企业诚信宣言”活动，还将组织“中国国际医疗保健产业发展论坛”和一系列的座谈会及专业研讨会。
他还强调，展会的包装策划也很重要。“2002保健产业展”定位为国际展，届时会有日本、香港、新加坡、泰国、美国等地区的代表团前来参展参观。在展会期间会设有专门的外国客商服务区，有中外客商座谈会和外国客商招待会等一系列活动，立求体现展会的国际性。还有与国际有名的展品运输公司、展品出租公司、展位搭建公司合作，为参展商提供一流的服务，为参观者营造良好的商务氛围。
