给领导发邮件应该注意些什么

2020-10-27 教育 155阅读

如何给领导和同事正确地发简历?

一、工作邮件的用途:简单而且重要的事项沟通

日常工作中的沟通有三种形式:面谈(会议),电话,邮件,并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。

复杂的事情不要通过邮件讨论,这要效率很低;有争议的事情不要在邮件中讨论,容易引起不必要的误会。

★ 简单而重要的事情马上发邮件,提高你在领导面前的曝光率;

★ 重要事情的安排、结论,一定要发邮件,备忘、备查、提醒参与者;

★ 复杂的事情,先开会,再邮件发会议记录;

★ 不重要的事情,不要发邮件,不要让领导觉得你总是抓不住重点。

二、工作邮件分类:1、确认邮件;2、需求邮件;3、反馈邮件;4、通知邮件。

1、确认邮件——存证据

口头、电话、会议交流的事情,邮件进行确认这是一个好习惯,很多人不是很注意。

2、需求邮件——有细节

部门内部、跨部门、跨公司,我们经常会给别人提出工作的需求。

需要强调的是:要把细节写清楚、量化出来,这样需求才精确,接需求的人知道怎么做,结果也不会太让你难受。

3、反馈邮件——有反应

这个是跟第2种,“需求邮件”对应的,收到别人的需求邮件后,应该尽快反馈。注意,反馈邮件最好是发两封:

第一封:确认收到需求,并告知对方自己的计划安排;

第二封:反馈结果输出物,并对输出物做适当的说明。

4、通知邮件——广播站

通知类型的邮件:

比如:《元旦放假通知》

比如:《关于刘杨晋升为公司副总的通知》

这种邮件不需要回复,也最好不要回复。

因为通知邮件往往都是群发N多人的,你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊,非常影响别人的工作。

三、工作邮件的结构:1、发送地址;2、标题;3、抬头;4、正文;5、附件;6、恭祝语;7、签名档。

1、发送地址:收件人、抄送人、密送人三个部分。

a)收件人

收件人需要处理该邮件的人,或者是通知发布的对象。

在这里注意不要一事二报,也就是一件事情不要同时申请两个领导批示;一件事情不要安排给两个人去做。

b)抄送人

放在抄送人里,只是让对方知会一下,他可以不回复。

比如请假的例子,就应该主送自己的部门经理,抄送总经理。

这样部门经理好处理,总经理还会感觉你是很规矩的人,动向都让他知道。

如果是跨部门,需要两个领导都确认的邮件,最好只请示自己的领导,跨部门的沟通让领导去协调。

尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情,因为你的命运主要把握在直接领导手里,别让他觉得你很难搞。

c)密送人

密送人其实很有用!

★不方便让别人看到在收件人列表里出现的人,可以放在密送里;

★重要的、容易忘的邮件,密送给自己一份,可以方便管理查看;

★在发送通知类邮件时,不想让大家在邮件里群体回复,可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己,全部回复也不会打扰到其他人。

2、标题

标题是整个邮件的金字塔顶端,避免使用口语化的文字,会显得很不职业。

电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。

如果需要每天发一次的邮件,比如日报、例行数据发送等,建议标题这么写: 12 月 28 日 关于 xxx 的 xxx

用当日的日期开头,方便以后检索。

3、抬头

抬头也就是称呼,这里最好是按照公司文化写,有的公司文化领导就喜欢直呼名字,有的公司文化必须称呼 x 总,xx 总。

尤其是在创业团队里,大家没什么级别概念,内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候,一定要把级别表明出来,这样对合作有好处。

4、正文

正文,首先要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。

一行内容不要超过 15 个字,字体不要太小,不要太大,不要颜色怪异。

一行字太多,有的人邮件查看是竖着的三栏,他看到的就是有很多行的文字,很可能就不仔细看了。

建议用字号用小四(20号),字体用宋体,颜色用黑色,强调的关键词用红色,但红色不要用太多。(p.s. 别人的名字不要用红色,别人的名字不要用红色,别人的名字不要用红色,重要的事说三遍!)

多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。

总之,要把邮件当成是网页去设计,根据读者的体验去考虑文案和排版。

一封邮件说的事情不要太多,还是刚才说的道理,事情多了,就需要开会了。

5、附件

附件少的时候最好不要打包,这个跟产品设计非常类似,能在一级页面看的东西,用户一般不愿意到二级页面去看。

附件不要太大,这个很好理解,有的公司网速很慢。

附件多,必须打包的时候,一定要在邮件正文里做一下附件说明:附件中是 xx,请查收

因附件较多,必须要打成压缩包发送的话,一定要在邮件正文里做一下附件说明,比如这样:

压缩包中包括:

1、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

2、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

3、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

讲一下每个附件是干什么的,方便收到邮件的人查看。

6、恭祝语

7、签名及其他信息:恭祝语、签名及其他信息,这些都好理解,按公司的要求来就好。

四、撰写顺序

标题——>正文——>附件——>收件人

先写标题,这是整个邮件金字塔的塔尖,先写出来,不跑题 。同时也防止标题遗漏,没有标题的邮件显得非常不职业。

先不要写收件人地址,即使按错了钮,或者按错了快捷键,也不会发出去。

从流程上规避犯错的机会。

五、一些注意事项

1、2分钟法则

★邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟;

★简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上,不要遗忘;

★邮件写好后,不要急着发,花2分钟检查一下各个细节。

2、2步法处理

第1步,定时查收邮件。

★重要紧急的,2分钟处理;

★重要不紧急的,马上给予回应,约定处理时间;

★其他事项标记待处理标签。

第2步,在空闲时间,集中处理待处理邮件。

3、禁忌

★喝酒、吵架之后,情绪不稳定的时候,千万不要发邮件;

★不要在邮件里争吵和嘲讽,谁做了谁是傻逼;

★邮件中有公司机密时,一定要仔细查看收件人,不要有不能收该信息的人。

4、标点符号:“!”“?”这两个标点符号在邮件里要慎用。

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