文员工作中,经常会处理很多办公细节事务,要求也有很多:主要有:会议纪要记录、文书编写,保存修改,录入、信函收发、档案管理存档、客户来宾接待、宣传材料制作、文件和报纸的收发管理,业务电话接打,并且还需要负责传达引见等方面的具体工作,无论是办公室,还是行政,前台,甚至商务,销售文员都可能有以下这些具体的要求:
一: 拨打接听、转接客户电话,热情的接待来访宾客. 要求:必须做到言辞清晰准确,措辞得体,态度热情积极,动作灵活,充满活力. 前台和商务,销售文员会更多的接触.
二: 处理第一手信息资料,机秘文件要求严格保密，并做好文档的收集,整理,保存工作 要求:收集信息要及时,准确,整理文件文档要细心,耐心,杜绝因疏忽造成的错误, 另外机要文档需要做到保密,并另外保存! 属于行政和办公室文员的工作范围.主要属于办公室,行政文员和 统计文员工作范围.
三: 为办公室营造清洁,舒适,整齐,空气清新的工作环境: 要求: 勤打扫,办公用品,设备合理整齐的摆放,经常更换室内外空气,保持清爽.
四: 一般的企业公司领导都会经常要求文员参加会议,并做好记录,纪要,还可能会附带做一些比如,换茶倒水之类的工作. 要求:参加会议要专心,把握会议的主要内容并认真做好记录, 然后整理,保持条理清晰,主题明确.
五: 不同岗位的文员都会遇到 信函,邮件的收发,包括传真. 具体要求: 视邮件的重要程度进行排序,及时送交领导,并保持信件,邮件的完整性,不得私自拆阅,或因处理不当而发生破损....对于电子邮件需要进行查毒并判断是否为垃圾邮件,视具体情况做出适当处理,不得随意外传,转发! 尤其是商务文员!
六:很多企业都会有自己的企业文化,一般都会开辟 宣传栏 而这一任务往往是有文员负责的:具体要求是: 态度要认真,字迹清晰,排版美观,信息及时准确,并要求体现主题. 经常保持更新也是必须的,否则就失去了宣传的作用.这一条 办公室,销售,前台以及行政文员[企业内招,或者行政人事变动,员工事迹等].需要注意.
七: 员工的人事档案材料,制作,建立,更新,归档,工资单的发放以及社保项目申领,缴纳等也是文员重要的工作. 要求:细致严谨,不得发生错误,尤其是工资薪水的核算,有必要做到多次检查,确保无一遗漏,无一错误后才能发放,对于已经离职或新员工需要按照公司规定核算发放! 主要属于行政,办公室文员工作范围. 这一点尤其需要行政和财务文员注意.
八: 管理好各种办公各用品,设备,以及公司财物,爱惜这些设施,并保持清洁,合理摆放.
其实文员是一个比较全面的工作,工作要求远不只这些,可能还需要处理一些 临时性的事务,这就需要大家按照领
