一般文员需要使用的办公室软件，都是最基本的办公软件：word、PowerPoint 演示文稿、Publisher 文档、 Excel 工作表等常用文字或数据编辑办公软件。
一、WORD作为 Office 套件的核心程序， Word 提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。哪怕只使用 Word 应用一点文本格式化操作或图片处理，也可以使简单的文档变得比只使用纯文本更具吸引力。
二、Excel中大量的公式函数可以应用选择，使用Microsoft Excel可以执行计算，分析信息并管理电子表格或网页中的数据信息列表与数据资料图表制作，可以实现许多方便的功能，带给使用者方便。
三、Microsoft Office PowerPoint，是微软公司的演示文稿软件。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示，也可以将演示文稿打印出来，制作成胶片，以便应用到更广泛的领域中。利用Microsoft Office PowerPoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在网上给观众展示演示文稿。Microsoft Office PowerPoint做出来的东西叫演示文稿，其格式后缀名为：ppt、pptx；或者也可以保存为：pdf、图片格式等。2010及以上版本中可保存为视频格式。演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。
四、Publisher比起其它桌面出版软件来，在历史上一直不受高端商务打印商店欢迎。它只能用于Windows，而业界占相当份额的系统运行的是苹果公司的Mac OS X。Publisher定位于入门级的应用软件造成了很多的问题，比如在服务提供商的电脑上没有相应字体和嵌入对象等等（虽然Publisher提供了可以把相关联的文件压缩成一个自释放应用程序的工具）。许多高端特性，比如透明化、对象阴影、slugs、路径文本、内嵌的PDF输出等等，或者没有完全实现，或者干脆没有。但最近的一些版本有了很大的提高，开始关注色彩分离以及正确地处理彩色输出。Publisher 2007还包含了期待已久的特性，可以输出商业出版品质带内嵌字体的PDF格式，作为选件可以从微软网站下载。
五、其他：根据具体工作内容，可以适当学习PS、CorelDRAW、视频处理软件、flash、CAD等等，需要说明的是，PS等软件不属于办公软件，是专业的图像及视频处理软件，一般文员如果有工作需要和为了方便，可以适应的学会它们的简单操作就行了。
